公文写作实务(国立屏东教育大学人事室)
国立屏东教育大学99学年度公务人力训练公文写作实务
国立屏东教育大学人事室 林忠孝
壹、 前言：
公文的定义，依「公文程式条例」第一条规定：称公文者，谓处理公务之文书；其程式，除法律别有规定外，依本条例之规定办理。
简单的说，有关公务的文书，而且处理者至有一方是机关(学校)，凡是机关与机关、人民或人民团体间往返的文书，均可称为公文。
另依据大法官会议作成之释字第97号解释文：行政官署对于人民所为之行政处分制作以处分为内容之通知。此项通知，原为公文程式条例所称处理公务文书之一种。除法律别有规定者外，自应受同条例，关于公文程式规定之适用及限制，必须其文书本身具备法定程式，始得谓为合法之通知。
因此，公文的写作，要注意到其格式与制作程序，所谓格式，指的是公文的规格与式样，例如说，公文应该要分段叙述，末尾署名应系由机关首长署名或引具机关全衔名称，并应具名发文字号与发文日期，更完善者，可加注速别、密等、附件名称及件数等等、、。
我国93年以前的公文格式多为传统直式直书，但因与西方语文的书写方式不同，因此，自94年1月1日起，在行政院研究发展考核委员会的努力推动下，政府将现在的公文书写方式，由直式改采取横式，虽然如此，仍有很多的表格，仍维持传统的方式，这是中西方文化上的差异，不得不然。
贰、 公文的类别：
依公文程式条例第二条规定，一般而言，将公文分别以下几种。
一、 令：公布法律、任免、奖惩官员，总统、军事机关、部队发布命令时用之。
二、 呈：对总统有所呈请或报告时用之。
三、 咨：总统与国民大会、立法院、监察院公文往复时用之。
四、 函：各机关公文往复，或人民与机关间之申请与答复时用之。
五、 公告：各机关对公众有所宣布时用之。
六、 其他公文：（其他因办理公务需要之文书，例如：书函、开会通知单、手令或手谕、公务电话纪录、聘书、笺函或便笺、签稿、会议文书、契约书、证明书、执照、定型化表单、、等）。
前述各款之公文，必要时得以电报、电报交换、电传文件、传真或其他电子文件（得不用盖印信或签署）行之。
参、公文之撰写与签办：
一、签稿：
(一)当处理公务时，依事件之相关案情以书面向直属长官报告或研拟处理方案，俾便上级了解并于裁示时有所依据者，称之为「签」。通常签可视为撰稿前之草稿、协商、建议。
(二)机关团体对外发文前所拟之草稿，依据分层授权、相关法令、案例等以公文程式条例撰写，之后据其核判程序发出者，则称之为「稿」。
(三)签稿之拟办方式：（无硬性规定注明，但可于稿面适当处注明）
1、先签后稿：此系较正式之拟办意见，即先上签，待上级有所增删、修订、核示后，再据以撰稿上陈。
通常以重大事件为主，如法令之制定、修正及废止、政策之重大兴革、牵涉较广需多方会商者、以及重要人事案件、、等等。
2、签稿并陈：签文意见与撰稿同时呈阅，以便长官了解案情据此判行。
通常用于文稿内容须另加说明者，或处理方式须加斟酌者。
3、以稿代签：不另行签文，直接撰稿呈核，多使用于案情简单或一般例行业务者。
二、发函：
(一)文字宜简浅明确，以免误解混淆或模棱两可。
(二)公文之结构分为主旨、说明、办法三段式，惟应依所叙明事项之繁、简、灵。
(三)灵活运用，不必拘泥。若可于主旨一气完成者，亦无须硬性分割为二或三段式。
1、主旨：
（1）全文精要，以述明行文之目的与期望，应力求具体扼要。
（2）本段不分项，文字紧接段名冒号下书写；而且每行文字均不可高于冒号。
（3）为求行文流畅，必要时可简叙原因，一段式公文尤其如此；其他繁琐原因，则应写入「说明」。
（4）所有期望（目的）语，均应写在本段，只是期望（目的）语，可以弹性运用。如已在「主旨」内叙明「请惠予派员指导」，已表达请求之意，则其下自不必再写「请查照」等期望（目的）语。
（5）如订有办理或复文期限者，应在本段叙明。
2、说明：
（1）当行文需较详细之述明而无法容纳于主旨时，可用说明。
（2）当案情必须就事实、来源或理由，作较详细之叙述时，用本段说明。所以本段是讲原因、举证据的所在；若须引据办理文号，也写在此项。
（3）如分项条列，应另列缩格，以全形书写为一、二、三、……（一）（二）（三）……１、２、３……（１）（ ２）（３）……；此中「一」，必须与「说明」之「明」字齐排，其下之顿号（、），必须与「说明」下冒号（：）对齐，各行文字并不得高过冒号及顿号。以下类推。又：凡用括弧标示之数目，如（一）（二）（１）（２），其后不需再加顿号。
（4）如要求副本收受者作为时，也须在本段内列明。
（5）本段文字，应尽量避免与「主旨」重复。
3、办法：
（1）若需述明具体要求或处理方式而向受文者提出之具体要求，无法在「主旨」内简述时，可使用「办法」列举之。
（2）本段段名，可因公文内容改用「建议」、「请求」、「拟办」、「核示事项」等名称。尤其内部行文之「签呈」，由于所有意见系提供上级首长参酌，此段必用「拟办」。
（3）本段无论项次与分项条列之方式，同「说明」段之3。
（4）分项条列之原则与内容过于繁杂之处理方式，亦同「说明」段之4。
（5）拟具办法时，应有近程、中程、远程，或积极、消极，以及由内而外、由小而大之考量，方能周延齐备。
（6）任何办法之拟具，还应考量是否属发文、收文两机关之权责，才不致有越俎代庖、推卸权责，以及要求过分之缺失
(四)如有附件，应于说明段中列明
(五)现行之电子公文程式大多分为两段(即以主旨、说明两段式撰写)。
肆、公文制作之必备工具：
公文之用语，有其独特的规格及含义，写作时，必须先了解公文统一的用字、用语（含公文用语、法律统一用语）以及标点符号、数字使用之规范等，其中法律统一用字表、法律统一用语表、标点符号用法表、数字用法举例一览表等汇整表，均系引用自行政院秘书处订颁之「文书处理手册」（99/01/22修正）。 此外，国内有许多标榜应用文的范本书，大多附有公文用语表，以下仅就这五个表所涉及的内容，大多是我们于公文写作时必须注意的基本认知，而于制作公文时，一定要尽量依其体例暨熟悉其内涵及用法，以下分别说明如次：
一、公文用语表
语别 用语 用法 备注
起首语
（指公文起首所用之发语词） 谨查对上级机关用。具有动词属性之起首语，叙述时一律置于句子前。
如：「特任○○○为总统府秘书长」、「兹聘○○○为本校校务发展委员会○○○委员」。
查、关于、有关、兹 通用。
特任、特派、任命、兹聘、兹敦聘、派、兹派、雇聘、任用人员用称谓语钧有隶属关系的下级机关对上级机关用，如「钧部」、「钧院」、「钧府」。 1、直接称谓时用。
2、书写本类别之称谓语时，凡用「钧」、
「大」、「贵」时，均应挪抬（即在此字前空一格），以示尊敬。
3、「钧」：原指天，引申为顶头上司、直属上级机关；
「大」:尊大；
「贵」:尊贵，均属对机关、对人的敬称。
大无隶属关系之下级机关对较高级机关用，例如：本校对五院行文称「大院」、对教育部以外之其他部会局处称「大部」、「大局」、「大处」 。
贵对平行机关、或上级机关对下级机关（或首长）、或机关与人民团体用，如「贵府」、「贵会」、「贵校」、「贵公司」、「贵单位」。
钧长、钧座属员对长官、或有隶属关系的下级机关首长对上级机关首长用。钧字前挪抬表示敬意。
台端机关（或首长）对属员、或机关对人民用。 1、「台」字前挪抬表示敬意。
2、「台」原指眼前之三台星，引申用为对平辈或对属员、人民之敬称。
3、「台」字已成应用文上约定俗成之用字，不必改用正体之「台」字。
先生、女士、君 机关对人民用。 1、已知为男、女性时，用「先生」、「女士」。
2、不知姓别或对象众多无法一一区别时用「君」。
3、「君」字在古代即作称谓用语，如皇上称「国君」、皇后称「小君」、自己的太太称「细君」。
本机关、学校自称，如「本部」、「本校」。
1、凡机关自称时，用「本」字即可，且不必侧写。
2、有些公司行号、甚至学校、社团，为表客气，喜欢用「敝」字自称，此时「敝」字就得侧写，如「敝校」、「敝公司」
职属员对长官、或有隶属关系的下级机关首长对上级机关首长自称时用。 1.民主时代，对机关自称「本人」时，不必侧写；但以「职」或自己「名字」自称时，仍应侧写，以示谦卑。
2.昔日对机关常用之「草民」、「仆」「窃」等，皆已陈腐，不必再用。
本人、名字 人民对机关自称时用。
全衔（简衔）、该、职称机关全衔如一再提及可称「该」，例如「该局」；对职员则称「该员」或用「职称」称呼。间接称谓时用之。
引叙语（引据其他机关或发文者来文时之用语） 奉开始引叙上级机关或首长公文时用1、尽量少用
2、准、据亦可改用「接」
3、间接转引时，不论上行、平行、下行公文，一律用「依据」或「据」字。
准 开始引叙平行机关或首长公文时用
据开始引叙下级机关或首长或属员或人民公文时用。
奉悉接获上级机关或首长公文，于开始引叙完毕时用。 「奉」字在应用文中，可当作「恭敬地送给或接受」；此处「奉悉」，意谓恭敬地接获指示，了解一切。
敬悉接获平行机关或首长公文，于开始引叙完毕时用。
已悉接获下级机关公文，于开始引叙完毕时用。
复（来文机关发文年月日字号及文别）函复文时用。目前公文用语，「答复」、「回复」时，都用「复」字，不用「覆」字。
依（依据）（来文机关发文年月日字号及文别或有关法令）办理告知办理的依据时用。
发文年月日字号及文别）谅蒙钧察对上级机关去文后续函时用。
发文年月日字号及文别谅达（计达） 对平行或下级机关去文后续函时用。 1、谅达，料想已经寄达。
2、计达，算算应已寄达。
经办语遵经、遵即对上级机关或首长用
兹经、嗣经、业经、经已、复经、并经、均经、迭经、前经通用业经，「已经」；迭经，即「履经」；旋经，即「随即经」；嗣经，即「接着经」。
准驳语应予照准、准予照办、准予备案、准予备查、如拟、可、照准、准如所请、如拟办理、准如所拟、符合规定上级机关对下级机关或首长用「备查」指「供查考」；「碍难」指至难、很难之意；「毋庸」指不用、无须之意；「缓议」指延后讨论。
未便照准、碍难照准、应从缓议、应予不准、所请不准、不合规定、与规定不合、不予照准、某项不合规定，其余均合规定机关首长对属员或其所属机关首长用敬表同意、同意照办对平行机关或人民团体表示同意时用
不能同意办理、歉难同意、无法照办、碍难同意对平行机关或人民团体表示不同意时用「歉难同意」指遗憾难以同意。
请示语是否可行、是否有当、可否之处、如何之处通用
期望或目的语（对受文者表达行文期望或目的用语） 请鉴核、请核示、请释示、请鉴察、请核转、请核备、请核准施行、请核准办理、复请鉴核下级机关（属员）对上级机关或首长用「鉴核」:报核案件；「核示」:请示案件；「鉴查」:仅供了解；「核备」:核备案件。
请查照办理、请查核办理、请查照见复、请同意见复、请惠允见复、请查照转告、请查照备案、请查明见复、请查照、请察照、复请查照请平行机关知悉办理时用1、「请察照」：请明察照办之意，带有谦求的语气；「请查照」：请查明照办，属一般请求。
2、「惠复」：惠予答复之意；「见复」：请答复之意。
3、常见用「惠请」一词，请受文者协助；但字面意思成了「惠予请求」，义理不通，宜戒用之。
希查照、希查照转告、希照办、希办理见复、希转行照办、希切实办理、请照办、请办理见复、请查明见复、请查照转知请下级机关知悉办理时用1、希照办、希办理见复等，均带有命令语气，一般少用。
2、用「希查照」时，由于仍请下级机关查明，因此「查」字前宜挪抬以示客气。 附送语（检陈或检送资料、文件之用语） 检陈、附陈对上级机关检送附件时用亦可当成起首语
检送、检附、附送、附对平行或下级机关检送附件时用
结束语（签文或便笺的总结用语） 谨呈
对总统上签时用1.「呈」仅限于对总统、副总统用；对其他行政主管则一律用「陈」，以示区别。
2.「便笺」用于平行或下级单位主管，对上级长官宜避用之。
谨陈、敬陈、右陈对上级行政主管或首长上签时用
此致、敬致、此上 用于便笺文末
二、法律统一用字表
用字举例 统一用字 曾见用字 说明
公布、分布、颁布布布「布」字已含「人」字在内，故此字不再加「人」部，以免画蛇添足。
部分、身分分份「分」读「ㄈㄣ‵」的时候，同「份」字。但公文写作时，凡不可计数的，用「分」字，如「本分」、「部分」、「身分」；可计数的，用「份」字，如1份、2份……等。
贯彻彻澈「彻」，通、透之意，只作动词用；「澈」，水清见底，可作动词及形容词用。两字作动词用时，为便于区别，具象可见底者，用「澈」，如「清澈」、「澈底」；至于抽象自始至终者，皆用「彻」字，如彻骨、透彻等。
澈底 澈 彻 同前项说明。
计画 画 划 名词用「画」
策划、规划、擘划划画动词用「划」
使馆、领馆、图书馆馆馆「馆」是「馆」的俗字，自宜统一用正字。
尽先、尽量尽尽「尽」字，当动词用时，解作「全力用出」，如「尽力」、「尽责任」即是。而「尽」字，当动词用时，解作「极尽」，较「尽」字尤绝对，因此「尽先」，就是尽力提前；「尽量」就是极尽限度，可见「尽」、「尽」两字作动词用时，仍有程度上之区别。至于「尽」字当副词用时，解作「任凭、不加限制」，如「尽管」；而「尽」字当副词用时，解作「都」、「全」，如「尽人皆知」， 「尽数收回」，可见「尽」、「尽」作副词用时，有较明显之区别。
纪录 纪 记 名词用「纪录」。
记录 记 纪 动词用「记录」。
帐、帐目、帐户帐账「账」是「帐」的俗字，自宜统一用正字。
征兵、征税、稽征征征「征」字，意谓由国家召集或收用，不宜简写成「征」字。因「征」字，原指出兵征伐，如「出征」；或指远行，如「长征」。
给与 与 予 给与实物。
给予、授予予与给予名位、荣誉等抽象事物。
矿、矿物、矿藏矿矿「矿」、「矿」两字，自古并用，指铜、铁、璞石；今既统一用「矿」字，则宜从之。
厘订、厘定厘厘「厘」是「厘」的俗字，自宜统一用正字。
关于、对于于于「于」为「于」的古字，今统一用「于」字。
牴触牴抵根据《说文》的解释，「牴」是「触」也，「牴」是「推」也，因此「牴触」用「牴」字，正是它的原义。
雇员、雇主、雇工雇雇名词用「雇」
雇、雇用、聘雇 雇 雇 动词用「雇」
妨碍、障碍、阻碍碍碍「碍」是「碍」的俗字，自宜统一用正字。
剩余剩剩「剩」是用有余之意，俗作「剩」，自宜统一用正字。但为便于书写，今日中小学课本，仍一致用「剩」字，是少数俗字被用作正字之例。
占、占有、独占占占「占」是「占」的俗字，自宜统一用正字。
韭菜韭韭「韭」是「韭」的俗字，自宜统一用正字。
赃物赃脏「赃」是贪污受贿或偷盗所得的财物，「赃」是内脏器官的统称；把「赃物」的「赃」字，写成「脏」字，显然是错字。
黏贴黏粘「黏」与「粘」，都有胶附、相着之意，一从「黍」，一从「米」；但「黏」字早见于《说文》，所以统一用「黏」字。
烟叶、烟酒烟烟烟草，产自吕宋，明代传入中国，采叶烘干，切为细丝，可制各种烟。俗将「烟」字写成「烟」或「烟」，自宜改用正字为是。
麻类、亚麻麻麻「麻」是「麻」的俗字，自宜统一用正字。
电表、水表表表「表」是「表」的俗字，自宜统一用正字。
擦刮刮括「刮」，用刀削去物体表面的东西，引申为拭擦、除去、榨取，如刮垢、刮目、搜刮。而「括」字本音读作「ㄎㄨㄛ‵」，如包括、概括；又读「ㄍㄨㄚ」，作「榨取」解，因此「搜刮」，或亦写作「搜括」，但刮垢、刮目，必用「刮」字。
拆除拆撤「拆」，裂、开，也就是把合在一起的东西打开或分散，如拆卸、拆伙、拆除，即是其例。而「撤」是免除、取回的意思，如撤职、撤销，与「拆」意思不同，不可混用。
磷、硫化磷磷燐「磷」，一种化学非金属元素，是动植物维持生命的重要成分之一。至于「燐」则是化学元素之一，多存于磷酸钙、磷灰石，以及动物骨骼中，为结晶之软性固体，性脆有毒，臭气强烈。
祗 祗 只 副词。
并 并 并 连接词。
声请 声 申 对法院用「声请」。
申请 申 声 对行政机关用「申请」。
事迹、史迹、遗迹迹迹迹，同「迹」字，今凡步行所在用「迹」字，余用「迹」字。
踪迹迹迹迹，指步行所在，原作「迹」，今统一用「迹」。
粮食粮粮「粮」是「粮」的俗字，自宜统一用正字。
覆核覆复由上级重覆核一遍用「覆」。
复查复复由原单位或当事人再查一遍用「复」。
复验复复由不同单位或机关多方验收用「复」。
三、法律统一用语表
统一用语 举例
「设」机关如：「教育部组织法」第四条：「教育部设左列各司、处、室：」。
「置」人员如：「司法院组织法」第九条：「司法院置秘书长一人，特任。……」。
「第九十八条」 不写为：「第九八条」。
「第一百条」 不写为：「第一○○条」。
「第一百十八条」 不写为：「第一百『一』十八条」。
「自公布日施行」 不写为：「自公『布』日施行」。
「处」五年以下有期徒刑自由刑之处分，用「处」，不用「科」。
「科」五千元以下罚金罚金用「科」不用「处」，且不写为：「科五千元以下『之』罚金」。
「处」五千元以下罚锾罚锾用「处」不用「科」，且不写为：「处五千元以下『之』罚锾」。
准用「第○条」之规定法律条文中，引用本法其他条文时，不写「『本法』第○条」而径书「第○条」。如：「违反第二十条规定者，科五千元以下罚金」。
「第二项」之未遂犯罚之法律条文中，引用本条其他各项规定时，不写「『本条』第○项」，而径书「第○项」。如刑法第三十七条第四项「依第一项宣告褫夺公权者，自裁判确定时发生效力。」
「制定」与「订定」 法律之「创制」，用「制定」；行政命令之制作，用「订定」。
「制定」、「制作」 书、表、证照、册据等，公文书之制成用「制定」或「制作」，即用「制」不用「制」。
「一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、百、千」 法律条文中之序数不用大写，即不写为「壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟」。
「零、万」 法律条文中之数字「零、万」不写为：「０、万」。
四、符号用法表
符号 名称 用法 举例
。句号 用在一个意义完整文句的后面。公告○○商店负责人张三营业地址变更。
， 逗号 用在文句中要读断的地方。本工程起点为仁爱路，终点为……
、 顿号用在连用的单字、词语、短句的中间。 1、建、什、田、旱等地目……
2、河川地、耕地、特种林地等……
3、不求报偿、没有保留、不计任何代价……
； 分号 用在下列文句的中间：
1、并列的短句。
2、联立的复句。 1、知照改为查照；遵办改为照办；遵照具报改为办理见复。
2、出国人员于返国后1个月内撰写报告，向○○部报备；否则限制申请出国。
： 冒号用在有下列情形的文句后面：
1、下文有列举的人、事、物、时。
2、下文是引语时。
3、标题。
4、称呼。 1、使用电话范围如次：(1)……(2)……
2、接行政院函：
3、主旨：
4、○○部长：
？问号 用在发问或怀疑文句的后面。 1、本要点何时开始正式实施为宜？
2、此项计画的可行性如何？
！惊叹号用在表示感叹、命令、请求、劝勉等文句的后面。 1、……又怎能达成这一为民造福的要求！
2、来努力创造我们共同的事业、共同的荣誉！
「」
『』 引号用在下列文句的后面，（先用单引，后用双引）：
1、引用他人的词句。
2、特别着重的词句。 1、总统说：「天下只有能负责的人，才能有担当」。
2、所谓「效率观念」已经为我们所接纳。
｜ 破折号表示下文语意有转折或下文对上文的注释。 1、各级人员一律停止休假－即使已
奉准有案的，也一律撤销。
…… 删节号用在文句有省略或表示文意未完的地方。宪法第58条规定，应将提出立法院的法律案、预算案……提出于行政院会议。
（） 夹注号在文句内要补充意思或注释时用的。 1、公文结构，采用「主旨」「说明」「办法」（签呈为「拟办」）3段式。
2、台湾光复节（10月25日）应举行庆祝仪式。
五、数字用法举例一览表
阿拉伯数字／中文数字用语类别用法举例
阿拉伯数字
代号（码）、国民身分证统一编号、编号、发文字号ISBN 988-133-005-1、M234567890、附表（件）1、院台秘字第0930086517号、台79内字第095512号
序数第4届第6会期、第1阶段、第1优先、第2次、第3名、第4季、第5会议室、第6次会议纪录、第7组
日期、时间民国99年7月8日、99年度、21世纪、公元2000年、7时50分、挑战2008：国家发展重点计画、520就职典礼、88水灾、921大地震、911恐怖事件、 228事件、38妇女节、延后3周办理
电话、传真 （02）3356-6500
邮递区号、门牌号码台北市10001中正区忠孝东路1段2号3楼304室
计量单位150公分、35公斤、30度、2万元、5角、35立方公尺、7.36公顷、土地1.5笔
统计数据（如百分比、金额、人数、比数等） 80﹪、3.59﹪、6亿3,944万2,789元、639,442,789人、1：3
中文数字
描述性用语一律、一致性、再一次、一再强调、一流大学、前一年、一分子、三大面向、四大施政主轴、一次补助、一个多元族群的社会、每一位同仁、一支部队、一套规范、不二法门、三生有幸、新十大建设、国土三法、组织四法、零岁教育、核四厂、第一线上、第二专长、第三部门、公正第三人、第一夫人、三级制政府、国小三年级
专有名词（如地名、书名、人名、店名、头衔等） 九九峰、三国演义、李四、五南书局、英国女王伊莉莎白第三世
惯用语（如星期、比例、概数、约数） 星期一、周一、正月初五、十分之一、三读、三军部队、约三、四天、二三百架次、几十万分之一、七千余人、二百多人
阿拉伯数字法规条项款目、编章节款目之统计数据事务管理规则共分15编、415条条文
法规内容之引叙或摘述依儿童福利法第44条规定：「违反第2条第2项规定者，处新台币1千元以上3万元以下罚锾。」
儿童出生后10日内，接生人如未将出生之相关资料通报户政及卫生主管机关备查，依儿童福利法第44条规定，可处1千元以上、3万元以下罚锾。
中文数字法规制订、修正及废止案之法制作业公文书（如令、函、法规草案总说明、条文对照表等） 1、 政院令：修正「事务管理规则」第一百十一条条文。
2、 行政院函：修正「事务管理手册」财产管理第五十点、第五十一点、第五十二点，并自中华民国九十三年二月十六日生效。
3、 「○○法」草案总说明：爰拟具「○○法」草案，计五十一条。
4、关税法施行细则部分条文修正草案条文对照表之「说明」栏－修正条文第十六条之说明：一、关税法第十二条第一项计算关税完税价格附加比例已减低为百分之五，本条第一项爰予配合修正。
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