如何写出好文章
（一）步骤一：制定正确的行动目标在撰写商务文书之前，我们应该首先回到一个问题，即我们希望该文书的对象在收到文书之后采取怎样的行动。这个问题的答案也就是我们撰写商务文书的行动目标。
1. 主动目标与被动目标
需要强调的是，这个行动的主体是收取商务文书的对方。因此，我们撰写商务文书说表达出来的意愿只能是一个“被动目标”，而对方的实际行动才是所谓的“主动目标”。
2. 将被动目标转化为主动目标
正如前文中提到的单向沟通一样，大多数人在撰写商务文书时往往陷入到一个误区当中，即将自己的被动目标当成了主动目标——只关注自己的主观想法或者需要完成的工作任务，而忽略了接收文书的对方的感受。
（二）步骤二：决定文章的正式程度
1. 正式程度的判断依据：正式指数
判断在某一个商务文书中所应该采用的正式程度，可以应用“正式指数”来操作。所谓的“正式指数”主要根据以下三个问题所涉及的内容来确定：
Æ 商务文书的撰写者本身是否很了解目标读者；
Æ 目标读者的地位比商务文书的撰写者低吗；
Æ 商务文书的内容是好消息吗。
2. 正式程度的表现
Æ 形式
Æ 称谓
“称谓”就是对目标读者的称呼。
Æ 语气
而“语气”，就指是在撰写商务文书的过程中采取相对轻松愉快的口吻还是比较凝重严肃的口气的选择。
（三）步骤三：设定文章的总体风格
在制定了正确的行动目标并选择决定了正式程度之后，撰写商务文书进入到第三个步骤——决定文章的总体风格。
1. 把握总体风格的依据：游说矩阵
Æ 简单型
Æ 说服型
Æ 艰难型
Æ 解决问题型
2. 总体风格的设定
根据以上游说矩阵的分析判定结果，可以按照以下的方式来把握商务文书的总体风格：
Æ 简单型
Æ 说服型
Æ 解决问题型
Æ 艰难型
（四）步骤四：选择文章的层次结构
在做好前三个步骤之后，撰写商务文书进入到第四个步骤——选择文章的层次结构。如同购买房屋要注重户型结构一样，商务文书的层次结构也非常重要。主要的层次结构包括以下五种类型：
1. 连贯式
所谓“连贯式”，就是指商务文书的层次结构按照事情发展的时间顺序来展开。
Æ 突出的重点
Æ 适应的情形
2. 并列式
所谓“并列式”，就是商务文书中层次与层次之间是并列的关系。
Æ 突出的重点
Æ 适应的情形3. 分析问题式
所谓“分析问题式”，实际上就是围绕问题的出现直到最终解决的逻辑关系而展开的一种层次结构。在实际的工作环境中，出于不同的需要，分析问题式的层次结构还有着以下四个类型：
Æ “只有结果”，这样的商务文书包括批复、指示以及命令等，它们通常都没有问题的原因也没有相关的分析，因为并没有这个必要。
Æ “提出问题并分析问题”，情况简报就属于这样的类型。
Æ “提出问题并解决问题”，例如公告和通知就属于这样的类型。
Æ “提出问题、分析问题，最后解决问题”，这种类型实际上就包括了处理问题从始至终的整个逻辑关系，在实际工作中指导性的通报和决议就是最好的例子。
4. 问答式
所谓“问答式”，就是指运用问答的形式来组织商务文书的全篇。
**** Hidden Message *****
只关注自己的主观想法或者需要完成的工作任务，而忽略了接收文书的对方的感受。这句提醒很好
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