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一.总则 + l( o" _* g! E( M' }$ O- Z
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
5 z w5 T0 N( C9 z 本办法适用于全公司各部门。 / B" N0 Q; Z1 j# Y- k2 L7 q
二.对外接待范围
5 k/ i0 D% ^$ r; f' k2 N3 I( N 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 : J* J9 n7 ~: J! u+ \
接待的对象分为内宾和外宾。 * T* W6 d n% H. A( q
三.对外接待部门
1 O5 u: u- @7 |1 t* y! Q; Y 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
1 [. |1 b' D. m# I6 ^8 N 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
W& W. k0 d, G5 L. r& p5 M 四.对外接待原则
. W( V* Q. k. k$ { 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
" `; G# X% A& |) U5 q) X 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
. ^& W% p t1 T" {# M6 Y, Y( M4 @' m 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
$ o% M0 y3 _7 N& b 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 $ x! l' |" n7 v5 R& ~
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
8 u! v& N, i, x$ z3 @# O 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 ) ~0 ?4 _! r: r0 D4 I: }
五.接待规格的确定。 - e, O3 [3 g) B: m+ d! k
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 - D- h$ \0 @" {7 n0 H
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 , J! j. z5 i9 N& R$ I! \: c* p/ p( j4 f
六.接待礼仪 3 M) g- Z0 |* a
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 * T+ u. n# t6 [3 C4 ~9 h
2.接待：主动起迎，问明来意。
" x& e) A* G& T, ^# P 3.安排交谈地点： ) \3 z% \4 k$ S1 z: [
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； & G. {, c$ y) j+ M
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； + R G% g* ]2 ^& h7 k; c5 u2 s
⑶切忌让客人久候而无人问津。
- z/ i# b1 p. u3 n ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
* k5 b) v6 M1 \- I/ G" _8 @2 o 七.引见。 " p+ R& h( w1 A. R6 e _
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 1 {$ `; V# M7 u3 e
引见顺序； 6 ]# ~* W7 ^) n% u
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
; D1 T- ^' u3 O* W' u7 T: [1 z ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
7 l" x G. Q2 a+ j/ I ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 ; y/ Q" @8 C8 \1 j4 d& Z4 _+ R9 k
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 : d# f+ _: T# K( l) G
八.行路。 0 l# V+ @6 E" H: h
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
: V2 j1 o* ]9 g; k# ]) i 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； ' F. W4 B. Z$ M1 M' f [# S
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
% a0 t! c' N- k4 W" B/ r+ b$ H 九.其他。
# L3 s2 |0 p- L# f' ~# U# \7 L 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； " t: z/ j, t# E2 C, s- ~3 ]
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； " n- d Y0 }. c2 E& u4 O3 e2 i
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
$ g0 ]5 |$ B1 A" v3 b \' }. Z" x 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
& K: ^ q% |3 i+ R9 }: }0 \ ㈠接待内宾。
; i2 w! p- C B; j$ i* @ 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 8 o, {: s1 K5 D T8 |9 E
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
+ O* M: J/ l3 i. _+ _! _7 U 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
* e" X2 V9 G- D; I( l2 S3 T 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
* |( ?% i3 s2 @0 }+ [ 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
9 e Z+ G4 a, x' \5 b& R: W 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 2 ^, C' b) T6 ~4 Y9 z9 |9 p
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
9 R, Z+ l* o' c+ }/ A 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
1 i# n! k& h# S6 I# w ㈡接待来宾。 6 B* v+ A. W+ J* Q# j8 F" m6 H) P+ [
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： : c4 C# ]- K! [& w0 T: g/ |
迎送。 : U9 R3 K* z, o9 A& [1 a' \
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
. \4 A' W' \. l% F( \ 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 5 {6 j9 |. F1 e$ t
会见会谈。
8 G5 B0 j2 p c) y9 l6 } 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 4 q* ?( K/ G" g$ `/ b
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
! v- F8 I y5 S: @$ {4 m: x% [2 g 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 0 G8 B, V" ]0 B( l3 W2 ]2 l
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 5 I6 G- K3 T9 P7 \
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 ; o2 s) i# n: y1 K
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
1 K9 j1 ^ N* F2 _# C 宴请。
3 Z8 U! ^6 B: s A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 5 I# x! [, w7 s' r8 C
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
% j$ C; a$ O+ ]! O 文艺晚会。 ' V. F& {6 D L5 q. d B$ s( G
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
9 r2 h, u) r; q5 N4 [9 | 参观游览。
Z" y @0 r# b1 o9 h7 A# V' s 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
/ J, @6 ~4 p0 m 接待标准 ) }4 Q# r1 Y5 Q6 i/ ]
⑴用餐标准。 0 ]% t+ ]1 U* l) ?
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
# F& l* P7 d( x e( v- U. ] 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 3 q1 Z: y" i3 D9 l3 ?' e
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 - o( e4 ?7 G3 X/ ]5 P2 i* E% ]
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
* m9 u& s9 g; a i" O3 r6 D% Q6 M 5、常客 员工标准
) H0 R6 ~1 X# N: U0 p (2)住宿安排。 : g3 M5 _) Y* J; y# ?, b ~
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 : f0 z% M5 g. `0 d
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
% H$ E2 C" C8 o" j3 _) Z$ ?+ f 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。" X5 \2 C" x/ w# y( [1 A( e
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