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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：. {0 c- ^: y9 f; g
做会议记录，写着写着笔没水了； ! u" J5 }- q; V1 M: Y9 l
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； / F2 t' `" w' t, u, K }
用胶水时，找不到刷子； " ?; n( o* N z; i
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； K' w D8 X& B; X- V* ~
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 4 _4 i! B1 T% n9 y2 O
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 / D8 r) c" f+ f+ C
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 7 P( Z% K8 B1 F5 K1 M
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 , Z) F( a' g" q
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ( Q8 p h \( G3 d. x5 d
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
' ]1 F* g1 P- J m7 C' B- C4 ? 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 . ]: k) }/ S4 I
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 % o+ P* [# ]! p- W
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
; @4 t w( e8 w" s 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
7 U; C8 p) i: V* C 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 , M3 \% n& c8 T j" o
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
' J- K" }8 `& m$ T+ G9 a4 M 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 2 C( T! M/ B5 ]0 X% E, x X
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
/ M' N. O( l; ] 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 7 l& e5 j: i8 s0 k& C4 Q
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 3 C6 K7 Y' U, Y, M. H. H
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 5 Q+ @& p% y4 t' y8 F
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
- W- Z4 M3 q' h& T0 r" J+ R$ v2 N! p3 W5 o 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
* L* D1 [+ b) n0 i. Q. m9 d1 o% d 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 , r1 ?( K( c9 A( m$ Y' \9 q2 ^2 |
9、与本职工作有关的表格。
0 w, W x! Y2 i: l6 f 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。5 U) }: }( a' U# v6 Q2 c( i! j
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