 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
5 g* ?! l; E' N* y$ m4 g" v4 R 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
2 Q2 J" v# o# i3 d+ O* p& s一、分步安排，按序进行
& W% r0 R5 W7 e& l 口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点
8 x* l5 S: E( ^9 V( o口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
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三、考虑周全，有备无患
' N" u! Y& x+ ?3 ] y* s0 n 口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
- `8 v6 _' k% D& c; t& S2 l4 [3 { 口头汇报提纲（可根据需要增删）
" d" B" r& B- Q+ P5 B+ g. r+ r$ { 一、情况分析 % o, c' F% R" |1 \. |9 S
㈠听众
$ }8 A6 \& D4 { ⒈人数？
9 D( N4 c# [" A. O7 _% p+ S$ q ⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？ H. a4 Z5 N R- u
㈡目的与种类
+ y; X1 @6 Q& b3 h( G( l3 z ⒈通报情况？
) x4 q% s6 B. O1 M- p ⒉形成决定？
( h' R( H6 _% Q% Y0 _ ⒊审查重要细节？
) M* ^3 ^ [2 y! h' J# e: v. T ⒋协调统一行动？
9 P* U+ F$ ?- c) H$ ~ ㈢主题 " z9 d- H! j! h* B6 |3 {
⒈具体题目是什么？
2 e, I0 {2 ]0 b6 N: l' c ⒉涉及多大范围？ 5 [2 s( v% Y" h6 \7 M
⒊拟用多长时间？ & Y$ h4 o. _" A% C1 i
㈣设备
6 L. d/ T" G- e- n3 ] D: ~: y& L ⒈汇报在何处举行？
6 f: W5 x* l( K! s: E1 T ⒉需要作什么安排？ # u- f ^; \5 b4 O3 S" w
⒊视听辅助器材有哪些？
0 Z( m$ x- l; }/ B0 {, R0 l ⒋有何不足之处？ 4 F! z. g7 E$ }8 u
⒌需要采取什么措施克服不足之处？ ! u# i) t. m2 L, h6 a) K
二、写出初稿 a& q- ^7 [' U
㈠搜集材料 7 m: k: Z: `2 E. u
⒈认真研究。 * e, S3 d- N# N
⒉熟悉主题。
z; u5 n. x* j ⒊搜集权威性意见和事实。
# q2 S/ J- _: d ㈡草拟初稿 | 
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