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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效 2 B# L. S o7 h9 ~
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 ( g* z) a. ]5 c! n4 U
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 ; U) K' F ~' |0 ~
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
" y8 Q8 Y X9 h3 n7 p% C 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 ! G5 W, V2 a' b
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
t$ E) H1 o7 J 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 & F" H- ^$ ^* T4 B4 r* W
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 # m+ Q8 S* T4 H2 x
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
7 A4 ~4 P. e; m/ W( ^: W5 I 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
3 l7 C7 B/ b9 d6 H 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 ( o( ~, o; B/ q8 [: `* C& ]
10.信息要加以选择，避免过多。
# |5 d% R; @# N/ [7 v" o$ n' Y 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
+ {; H8 r% z% n 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 & O$ ?9 b( o: a g0 Z
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 ! f: N1 V; j' K; ~; t. z6 ^
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 0 I0 |/ W/ H# [1 j+ U; n
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 & u( K# z& U1 O
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
2 C1 u, i* c6 A4 D; Z _' S# } 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
$ K4 g9 a6 A* v) `9 k3 H. l 18.会前先拉几个盟友。 - m$ y% b. M) {0 h$ O
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 9 T% }# _3 w0 q1 f" U: e
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 4 O: j+ I: N, g8 v6 }: r r2 C `
●会议准备 ' N4 O$ P4 r) A. x
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 / l7 R" h) L" g5 v6 O! o
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 ; r. e- S5 H( [
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 ! o* N5 f/ m7 [
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
- G* G3 ?* K* }1 J 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
" S- ~8 v0 E/ } 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
9 j% Y+ N7 b' }4 W0 e F 26.任何议程变动都必须通知主持人。
' j4 l5 `/ E% m, U/ ?; Z2 Q' V 27.议程要尽可能短小简单。
* t* @+ x5 ]. D/ W8 y* |; k2 z 28.尽量将议程限制于一页纸上。
% K0 O$ ^7 ?1 O- w% G9 D 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 ' n' u5 {! C; T$ W# S
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 5 [, `" }* H4 Y) Z! n5 o7 u
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
& X. C& A, S/ k7 _) `& S 32.必须将电话转移出会场。
# A( |! S& F! X& D* E4 J% Q 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 % V& i7 Y/ y$ F4 P2 J
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 + ]9 S% U, w$ y; C# o$ U) F n9 O
35.要找个确保没有干扰的会场。 ) n- n' p; ]- f8 |( n& A* r* c
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 # _0 {+ K6 ^& O
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 8 h! m* m) q: z$ I! ^
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
* I6 r0 A& r" I* Y8 I 39.座位之间应有一臂长的间隔。 , |& V/ C- Z% _3 O2 M' S
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
% q( w% ]* R) n- L, u9 g 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
W, Y8 k$ W, z3 E. E0 t$ K' p0 I6 K 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
C i0 O p2 O6 @- V 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
! w; s0 \% g3 i& V$ m3 y 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 T O. E% I$ k. }8 f
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
) N3 d, V' y9 K7 z9 W9 O: W) d 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 " {- x6 j) A7 n+ I' H
●出席会议
0 R. {) L: q4 T$ T9 W8 ]6 I3 E 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
* c! p' t$ f6 n- |1 f( [- E y 47.会前拟出自己的发言稿。
* ~, x4 I0 z2 A+ N7 e 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 $ d% `8 m! U. P9 ?. N
49.要保持积极的脸部表情和音调。
: |/ [9 o; g7 J6 v 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 , M0 ~+ O& R/ Z* \
0 M: X5 j9 l0 m" u0 p1 Q 51.开始发言前先作深呼吸。
+ D. w" {9 s. m* n" i1 e; n8 z% { 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 0 L! F& e) i5 z
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
2 p6 t2 k+ b1 u9 Y4 w 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 - e5 ?1 V& Y: G3 f; E$ E. W
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
0 c, f* S5 U& `+ \ 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
" t0 ^) S/ Y. j k5 w$ E- _8 { 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
- R4 c# X4 c( @# _; P8 f/ _" S 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
1 S; m- ]" n6 c& _5 N( L& c3 ^7 g 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 , @& @& D$ m) I: G' E5 {/ N
60.必须按照议程顺序作会议记录。 - `% t b( q; `% B& ]4 c6 {) g& o ^6 t
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
. p' k/ d2 v" i( X* O 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
9 G) |% A: J. P: W$ P* Q7 q 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 & ?3 |2 i; B* [7 a+ ]+ V4 M1 ]
●主持会议 , O; M& y! I7 F$ y9 j( _
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
7 K# n8 [3 I* W0 j% e/ g 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 4 j- z7 y0 G' D9 v1 s
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 2 s2 [. ~; e6 p% v9 R; e( C. V( I: C
66.尽量于会前认识新来者。 # P/ ~0 G4 l% X7 q$ m: a) D4 ^; b9 K
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
$ H+ u& S& h0 X4 } 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
+ q2 s# K) M7 a. @2 j3 e 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
0 K9 D$ A/ a: b& k+ A# c$ V- d( F 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
& B6 l& t7 z3 k* h2 o0 E 71.要制止支流辩论和私下交谈。 ) K! G* a8 G+ f3 j) N7 Y8 [4 B4 ^
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
* q6 {) [" ]0 q/ R0 V9 O; L 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
. z/ ?5 s# Y6 H" N" ? 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
$ v9 W% Z/ Q& K4 V 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
1 |1 o h/ b. D# Q0 a: A 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 ; {3 x& i4 _; \2 p/ o! q% Q8 t$ h& B
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 9 g3 \. C6 F! @5 n/ ]7 m, m
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
" D: Z4 x3 g6 ` 79.必须清楚每次会议的规则。
2 ]$ ^8 \ |& `/ T, D 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
% w. J' d9 X2 i, T 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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