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网友提问：
; J1 N; N1 Y) u3 K: O, \( n: f
, k2 _: ^! J, C2 y现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
$ }- Y- C- q" ~) n6 N0 F
. E: ?( T! n# @1 a4 g, O9 R$ \1 T老秘回答： - X; [! \2 p& }4 g
! B! q. D% l, }) f会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 % I8 P- g b+ Q" }
9 w* G5 f. p' s1 M
●使会议开得卓有成效 9 I0 s( Q* H; M! x: S6 x! x. g
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 - f5 c p% N- f) K* l
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 C8 d# x, Z! z* g' r
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
4 C) m# ^9 H6 C, W4 @6 A0 e6 W5 s$ `- B 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
$ O& X; o' [( m4 n3 s& l 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 1 D0 [8 I B$ E; A3 @; E
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
- `4 u; S E% R. \4 s1 m8 b 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
+ R+ P7 O: J& L- Z 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 * s4 k% l/ Z @1 R; k2 u
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 # H* ]# j! S4 e- N G
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
: L7 N/ e# G' d& R# {& @4 _" \ 10.信息要加以选择，避免过多。 + @" X% z, @; A* H( y
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 - j8 u ?. R; x3 L- G4 a0 f f
12.通过限制网上会议时间使会议完善。
1 U6 ]0 A/ j Z [6 `& M 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
! Q, U+ r. ?- s 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 ( j& f, F( U# y- X2 N% W$ F: F& }
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
; @! N2 u/ p% I3 @ 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 ) v: c: F+ t$ S* D: }2 {, \3 G6 O
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 7 C9 d0 m3 m, L$ m
18.会前先拉几个盟友。 ' y! M* D. u# R* u! m- }
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 : Y/ C. n# V) \
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
( e3 R6 r& {1 o9 ~ ●会议准备
+ ~5 w* s' K. |8 W! X- L 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 * ^! j6 S' j% z E
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 + Z$ `& g; B6 e$ `( F
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
0 l# t$ |' u9 B- L 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 - j% ?. f" m0 }9 Q5 H" X
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 - _' @7 Y* p2 w% _+ N4 L1 H* {
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
0 w0 Z6 `) v$ C- {! t9 {* W 26.任何议程变动都必须通知主持人。 ) O& a$ x3 R/ r8 x, }. f
27.议程要尽可能短小简单。
3 L9 y5 n/ z4 G: r5 K 28.尽量将议程限制于一页纸上。 s9 a% ?; Q* ^5 D: T
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
7 G* u' L$ p7 \7 q- m6 M 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
H/ L- e$ R2 r$ s 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
, C9 K4 J% _: I0 F B7 G+ |: Y# `3 T 32.必须将电话转移出会场。
. H6 q8 u3 K6 _3 z H% F$ ] 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 ; a8 C) U/ K) X' i1 G8 Z% v
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
3 z5 [3 @% {- j( N Z% |- ~* A 35.要找个确保没有干扰的会场。 2 Y0 S/ d, v4 z3 c e
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 9 V/ M" H, Q( s9 S1 ?1 f+ c
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 : W; O7 }; y2 I$ W) P5 A$ _9 F" {
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 ) R. G( B/ n8 e: Q* Q. I8 p0 t$ X
39.座位之间应有一臂长的间隔。 8 c9 _; u& C8 U9 D# |
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
2 k; K0 |- N+ V! Y7 ]3 p* j x' b3 p 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 " G9 n* B2 b% i9 \8 S
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
7 ^ I+ F4 D! t# x" ^/ p 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 2 {+ I6 Y+ w; m7 m& v) J H- x
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
! @- f1 E' G: L+ d 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 : I. {* e* c Z4 y& m
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
1 [& f' S" p8 e" L ●出席会议 8 v: t( b% `) T2 o$ j1 D+ F
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
9 }; l* J* A1 I# j 47.会前拟出自己的发言稿。
4 D4 \- u* x1 Y# s& j9 U 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 ) U: d5 `& g$ G' S
49.要保持积极的脸部表情和音调。 ' H8 v) |* D( a' V4 U, m) g
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 % z% L& O8 t: l
/ m! H! s' N2 \; e 51.开始发言前先作深呼吸。
. R; q" I6 w! d8 `: v- s 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 7 N ~% @( t+ h8 I
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
$ S7 w2 K( e) k& H$ o 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
% p0 w# p9 F3 m4 a, s 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 ( K& f; S9 e, E" C$ [; b
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
$ I3 c: l3 ^, {) V; t# P& h; Z 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 : W0 C- s- s# _( ?' {
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 / V7 y9 l2 N# @
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
4 ]5 f1 T. d8 B$ ?6 M. t# P- u 60.必须按照议程顺序作会议记录。 ) F$ y6 z$ ~* @$ g8 Y8 V
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
R: k. k9 O$ I3 C$ Q' l 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 9 n# V' i7 l% z! u2 ~/ V6 p+ k% V
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
( ?* B8 J9 `& B# i. |8 e1 J0 r ●主持会议 . Y0 l$ D; M+ A+ H" M x5 z- p
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 c; G6 v& ^" C7 J3 h& N$ m
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 & R0 x4 @& k; F8 I0 J
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
, E/ F% w' L: V- f/ w0 t 66.尽量于会前认识新来者。
+ r% q' ]0 q$ \ 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 ; |- k; F6 l$ c! H$ z
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 5 ?' [5 K) Y$ E
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
. ~5 [* M( a7 J9 q 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
+ T: s1 H, O3 s5 N% ]$ |, ^9 D 71.要制止支流辩论和私下交谈。 # Q$ t; a5 g8 X @# M# f" R7 m
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
7 [6 z5 e2 h8 ~4 K' \$ s2 } 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
6 J( c, A) Q) V- N 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
1 S, U1 M- e& \8 G# j! Z; E! f, f 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
1 r) |9 y" ]. _; m8 r/ J! ^ \ 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
; V. l/ f, D( C# M* u: }: x- M( w 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
+ P( c! J: D1 m$ n& m* d 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
+ S7 C. }/ V6 ` 79.必须清楚每次会议的规则。 9 ]0 q% b) ]- k( `# C/ U
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
6 [+ T; s x4 y V+ m0 ]' m 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
; B. d! d k, O0 b 6 t# T) _7 T/ g" `
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