秘书工作礼仪知多少

湖北老秘 · 发表于 2012-1-8 10:02:27

　职场礼仪，是指人们在职业场所中应当遵循的一系列礼仪规范。了解、掌握并恰当地应用职场礼仪会使你在工作中左右逢源，使你的事业蒸蒸日上。

　　职场礼仪的基本点非常简单。首先，要弄清职场礼仪与社交礼仪的差别。职场礼仪没有性别之分。比如，为女士开门这样的“绅士风度”在工作场合是不必要的，这样做甚至有可能冒犯了对方。请记住：工作场所，男女平等。其次，将体谅和遵重别人当作自己的指导原则。尽管这是显而易见的，但在工作场所却常常被忽视了。

　　进行介绍的正确做法是将级别低的人介绍给级别高的人。例如，如果你的首席执行官是琼斯女士，而你要将一位叫做简·史密斯的行政助理介绍给她，正确的方法是“琼士女士，我想介绍您认识简·史密斯。”如果你在进行介绍时忘记了别人的名字，不要惊慌失措。你可以这样继续进行介绍，“对不起，我一下想不起您的名字了。”与进行弥补性的介绍相比，不进行介绍是更大的失礼。

　　握手礼仪

　　握手是人与人的身体接触，能够给人留下深刻的印象。当与某人握手感觉不舒服时，我们常常会联想到那个人消极的性格特征。强有力的握手、眼睛直视对方将会搭起积极交流的舞台。

　　女士们请注意：为了避免在介绍时发生误会，在与人打招呼时最好先伸出手。记住，在工作场所男女是平等的。

　　电子礼仪

　　电子邮件、传真和移动电话在给人们带来方便的同时，也带来了职场礼仪方面的新问题。虽然你有随时找到别人的能力，但这并不意味着你就应当这样做。

　　在今天的许多公司里，电子邮件充斥着笑话、垃圾邮件和私人便条，与工作相关的内容反而不多。请记住，电子邮件是职业信件的一种，而职业信件中是没有不严肃的内容的。

　　传真应当包括你的联系信息、日期和页数。未经别人允许不要发传真，那样会浪费别人的纸张，占用别人的线路。

　　手机可能会充当许多人的“救生员”。不幸的是，如果你使用手机，你多半不在办公室，或许在驾车、赶航班或是在干别的什么事情。要清楚这样的事实，打手机找你的人不一定对你正在干的事情感兴趣。

　　道歉礼仪

　　即使你在社交礼仪上做得完美无缺，你也不可避免地在职场中冒犯了别人。如果发生这样的事情，真诚地道歉就可以了，不必太动感情。表达出你想表达的歉意，然后继续进行工作。将你所犯的错误当成件大事只会扩大它的破坏作用，使得接受道歉的人更加不舒服。

湖北老秘 · 发表于 2012-1-8 10:04:27

秘书礼仪:绅士的风度与礼仪

一个绅士就是一个具备时代精神的男人，他同时扮演不同的角色——工作人、家庭人、社会人，等等。现代男人面临的挑战使他必须同时扮演好这些角色。

一个绅士必须为自己找一个好的理发店，几个好的服装品牌，以及一个出色得可以和自己匹配，又不能过于出色使得自己整天提心吊胆的女友。

经常把手机调到震动档。

对穷酸相的人和衣冠楚楚的人要一视同仁。

穿西装的时候要配束带皮鞋。

要气味清新。

说话要温文尔雅。

总是看着别人的眼睛说话（尤其你在说谎的时候）。

带一方白手帕。

放松的礼拜五并不代表你可以翻出那件印着古怪图案的Ｔ恤来穿。

买一个行李箱，价格要超过你在里面放的衣服。

一说到“绅士”，就让人想到嘉里格兰特，在他的影片中，他举手投足都是一个绅士。他的服饰总是随意而优雅，他总是朝女士略倾着身子，泰然自若，彬彬有礼。

今天的绅士应该是摩登而精致的。他的衣橱应该包罗万象，既有裁剪精致的西装，又有昂贵的皮装。

一个绅士在咖啡桌上放什么书显示了他高雅的品位和趣味。

关于门：如果写着“推”，你先走；如果写着“拉”，她先走。

拜访别人的时候永远不要两手空空。

一个绅士必须保持他的自我与时代的平衡。

别用铅笔记下她的电话号码。

如果葡萄酒不好，宁愿退了也不去喝。

拥有一个漂亮的烟灰缸。

学会怎么在领带上做出时髦的凹陷。

永远别让你的老板、你的房东和你的女友成为最后一个知道你要离开的人。

湖北老秘 · 发表于 2012-1-8 10:04:53

剪彩仪式上所需使用某些特殊用具，诸如红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘以及红色地毯，请仪式的主办方仔细地进行选择与准备。

红色缎带，亦即剪彩仪式之中的“彩”。

作为主角，它自然是万众瞩目之处。按照传统作法，它应当由一整匹未曾使用过的红色绸缎，在中间结成数朵花团而成。目前，有些单位为了励行节约，而代之以长度为两米左右的细窄的红色缎带，或者以红布条、红线绳、红纸条作为其变通，也是可行的。

一般来说，红色缎带上所结的花团，不仅要生动、硕大、醒目，而且其具体数目往往还同现场剪彩者的人数直接相关。循例，红色缎带上所结的花团的具体数目有两类模式可依。其一，是花团的数目较场剪彩者的人数多上一个。其二，是花团的数目较现场剪彩者的人数少上一个。前者可使每位剪彩者总是处于两朵花团之间，尤显正式。后者则不同常规，亦有新意。

新剪刀，是专供剪彩者在剪彩仪式上正式剪彩时所使用的。

它必须是每位现场剪彩人手一把，而且必须崭新、锋利而顺手。事先，一定要逐把检查一下将被用以剪彩的剪刀是否已经开刃，好不好用。务必要确保剪彩者在以之正式剪彩时，可以“手起刀落”，一举成功，而切勿一再补刀。在剪彩仪式结束后，主办方可将每位剪彩者所使用的剪刀经过包装之后，送给对方以资纪念。

白色薄纱手套，是专为剪彩者所准备的。

在正式的剪彩仪式上，剪彩者剪彩时最好每人戴上一副白色薄纱手套，以示郑重其事。在准备白色薄纱手套时，除了要确保其数量充足之外，还须使之大小适度、崭新平整、洁白无暇。有时，亦可不准备白色薄纱手套。

托盘，在剪彩仪式上是托在礼仪小姐手中，用作盛放红色缎带、剪刀、白色薄纱手套的。

在剪彩仪式上所使用的托盘，最好是崭新的、洁净的。它通常首选银色的不锈钢制品。为了显示正规，可在使用时上铺红色绒布或绸布。就其数量而论，在剪彩时，可以一只托盘依次向各位剪彩者提供剪刀与手套，并同时盛放红色缎带；也可以为每一位剪彩者配置一只专为其服务的托盘，同时使红色缎带专由一只托盘盛放。后一种方法显得更加正式一些。

红色地毯，主要用于铺设在剪彩者正式剪彩时的站立之处。

其长度可视剪彩人数的多寡而定，其宽度则不应在一米以下。在剪彩现场铺设红色地毯，主要是为了提升其档次，并营造一种喜庆的气氛。有时，亦可不予铺设。

湖北老秘 · 发表于 2012-1-8 10:06:57

职场中千万别为迟到找借口

有的员工经常迟到，老板批评、同事提醒，都不大管用，还总是找借口，比如堵车了、表慢了，或闹钟没响睡过头了，人称“常有理”。

上班迟到是生活中常见的现象。心理学家研究发现，迟到的原因，除了有的人确实有实际困难外，常常还有更深层的心理原因。举个例子，恋爱中的男青年约会常常会到得很早，可是婚后若夫妻感情不好，下了班也总是找借口晚点回家。

职场上的道理也是一样的，如果员工对工作兴趣大、热情高，即使上班再路远，也会克服困难早起保证准点上班，而如果对工作缺乏热情、缺乏兴趣，或是跟老板、同事闹意见，却又不擅长或无力直接用语言表达不满，就容易出现莫名迟到或消极怠工等无意识现象，这种心理机制在精神分析学中称之为“被动攻击”，也就是用被动消极的方式来象征性地表达对别人的不满。

至于找借口的心理，有的人只是想通过找借口来避免尴尬和惩罚而已，心里还是明白自己迟到的真正原因。而有的人，则认为迟到只是那些客观原因的结果，意识不到自己迟到背后真正的原因和心理冲突，这在心理学中称之为“合理化”。

如果员工经常迟到，是对工作的不重视，对事业的发展非常不利。若总是给迟到找借口，类似于“掩耳盗铃”，只不过是用一种心理症状(迟到)来象征性地表达和掩饰自己对工作和领导的消极态度，可是迟到并不能解决与领导之间的矛盾，甚至反而会让已经不好的人际关系雪上加霜。

一个对自己负责任的人，若是发觉自己经常迟到并且经常给自己找借口，需要认真地反思自己。面对工作和人际关系方面出现的困难和冲突，以积极有效的行动去改变现实，例如觉得专业不对口，可以尝试找机会调动工作，若是人际关系有困难，则调整自己的处世方式，增加沟通，消除误解，设法化解人际矛盾。即使有些矛盾难以化解，用语言表达也比用“迟到”表达要好。

对于部分过度使用“被动攻击”和“合理化”心理机制的人，如果有条件，看看心理医生，以便更好地调整自己的心态。心理医生会帮助您真正成为自己的主人，而不是做潜意识的奴隶。经常迟到，别找借口，不妨去反思自己，做一个尊重工作也尊重自己的人。

老秘在线 · 发表于 2012-1-11 14:21:28

进入外企要小心的九种行为礼仪

1、信封：

很多外企在收到应聘简历时，都会把一些信封上印有原公司名字的简历第一轮就淘汰掉。原因很简单，将公司业务交往用的信函私自挪为己用，是一种对原单位的极不尊重，同时也是应聘者个人行为很不负责任的一种表现。

我曾收到过这样一封简历，信封是他第一家工作单位的，信纸是第二家的，其漂亮的彩色打印效果很不错，只是在每页的右下角都打印有他所在第三家公司的标记。我十分惊佩此人居然能将跨度为四年的三家单位的历史浓缩在一封简历里，想必并非打算以此证明他的履历的真实性，而是习惯成自然的一种表现。此人一贯的工作方式以及个人素质都值得认真商榷。

2、电话：

在外企公司一般说来每个人的办公桌上都安有电话，而且因为业务需要通常都开通了国内或国际长途。但仍有一些公司在走廊或休息区专门设置了供员工拨打私人电话的投币电话，目的是让大家明白，公司电话仅是用于公司业务用途，而不是可以随意聊天或处理私人事务。

3、手机：

前些年，在社会上还未普及的时候，很多销售人员因为业务需要由公司配备了手机，外人看来颇有为风光，可当电话是由朋友打来的时候，他们仍是会简而言之后迅速挂断了电话，因为他们心里明白，每月的电话使用清单上这部分私人电话是要计入自己账单的。

4、电脑：

很多外企公司不允许员工在公司电脑上打游戏，网上聊天自然也是被公司禁止的，但仍有人利用公司的内部网络“笑傲江湖”。一位员工通过互联网到一家国外的成人老秘网下载了许多图片，却不料这笔高额费用算到了公司的头上，清查之下这位员工很快失去了这份相当不错的工作，并且在个人形象方面也大为受损。

5、纸张：

很多公司对纸张的使用都有着严格的要求，例如：在打印机和复印机旁一般都设有三个盒子，一个是盛放新纸的，一个是盛放用过一面留待反面使用的，另一个才是盛放两面都用过可以处理掉的。如果用过一面的纸张不便于再用作打印或复印，可以简单装订起来作为草稿纸，或者用于财务报销时贴**，总之一定可以另找到用途，而不可随意废弃。

6、水杯：

有的公司规定一次性纸杯只能供客人使用。在公司开会时，经常可以看到客人一侧是清一色的纸杯，而公司职员这一侧则是风格各异的瓷杯或玻璃杯，充分体现了主人的风格与爱好。

7、用电：

在中午的休息时间或办公区长时间无人时，须自觉关闭电灯及电脑显示器等。如果在中午时间你到了一家公司，发现里面灯光暗淡、电脑也似乎没有开机，不要担心，这一定是吃饭和午休时间，办公室的主人们也许正在公司的餐厅或楼下咖啡座里享受人生呢。

8、私人会谈：

对私人朋友来访很多公司都专门设有会谈室，通常说来不会允许客人进入到工作区。而且，在时间方面也有着较为严格的规定，一般只允许在休息时间接待这种来访，除非是急事，并且也要求尽可能的简短。很多人都觉得白领们大都喜欢下班后搞个聚餐或是找个酒吧、咖啡厅聊聊天，似乎特别在意搞些情调，其实很大程度上是因为他们在工作时间根本没机会闲聊或是与朋友们交流感情，一个白领自嘲说：“工作中像一个上了发条的机器零件，下班了也得像上足了弦的玩具兔子，从这个餐厅蹦到那个酒吧，而且不得不让自己不停地动起来，不然朋友们会以为他消失了。”

9、报销：

大部分外企在审核出租车票的报销时，都要求列出起止地点及时间明细等等细节，并且对因工作需要或加班后乘坐出租车也制定了非常详细的规定。白领们固然也不至于蒙受风吹雨打，但很多人也有着这样的痛苦经验：回到办公室后需要极其耐心地将几日来积攒下的出租车票分门别类地贴好，并注明相应的起止地点以及乘坐的原因，再按财务制度将它们整齐地装订成册送给上级领导审阅。如果其中有意或无意地混入些个人票据，那后果当然是不言自明的。

老秘在线 · 发表于 2012-1-11 14:22:50

穿出你的成功来

秘书的成功虽然并不完全依赖衣装，但不可否认，对大多数秘书来说，穿着的确占有相当重要的位置。所以，首届江苏秘书节500个秘书岗位的提供企业一致认为：穿着的确对求职的形象有影响。

首届江苏秘书节的活动显示，大约七成拥有大专以上学历的秘书，因为穿着不当而限制了自己升迁的机会。她们在工作的第一二年犯下了这个重大错误，因而被排除在主管或高层专业职务之外。虽然还是有些能力极强的秘书，即使所穿的服装不是很有说服力，却依然能够获得重要职位。但从她们的老板那里得知：如果能够穿得更出色，升得会更快。大多数秘书因为陷入了以下误区，而未能有出色的穿着：

1、任由家庭背景的穿着习惯。

2、掉入流行的穿着圈套。

3、误把性感当作成功的穿着。

4、错误估计自己在异性眼中的穿着形象。

5、穿着太随意。

6、自认成功而无须遵循穿着规则。

7、漠视高级主管宝座前的穿着环境。

这对于不会穿衣服的秘书显然是个坏消息，不过还好事情没那么糟。因为当一个秘书开始尝试穿出成功时，她会比其他竞争者更迅速取得优势，进而获得求职或升迁——只要她开始相信：Dress for Suc cess。

《文稿,还能这样写》作者雄文	《笔杆子碎语》作者王一端	《机关文稿写作入门》作者杨新宇	《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间	《公文写作百法例讲》作者房立洲	老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫	《公文高手的自我修养》作者胡森林

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