如何做一个称职的秘书（下）
/ j6 J. ]0 S5 P* [8 d& K* l ]; o" n9 H4 S: \1 S: k
餐具的摆放与使用( C* f( w+ _+ ?! K d
' ~$ F2 E" S2 g
m* S9 W0 s N% O
8 N) M- g$ D# e) v
1．筷子的使用
; A. e x$ ~$ L! D. R( r0 Z4 p- L" A& _* T$ r( w7 z- s
筷子是一种非常实用的饮食工具，在中国已经沿用了几千年，但是还是有不少人不知道如何使用筷子，其中不仅仅有外国人，还包括许多中国同胞，在餐桌上常见到有人挟菜挟到一半就掉了，就是因为拿筷子的姿势不正确所致。筷子是利用杠杆原理设计的，有支力点、使力点、着力点，需要三力合一才可以挟取食物，用大拇指来固定两根筷子，中指与食指一起作用使筷子一开一合，无名指和小拇指在下面支撑筷子。
) H( r$ Q; b: N- _% o
5 j0 W% A E; g) U, t& X: W+ [ , L- @2 h9 s, ?) k/ }
: Z8 t! H0 y" y$ U7 N7 c1 U- X2．举菜的礼仪
, k+ N z3 I0 i# s% d& ?5 J4 e' S' i5 I
在举菜的时候，一定要注意礼仪：
1 T8 ~6 M$ t" I+ M Q$ h" E5 P% a E
A太远的菜用汤匙跟着，拿过去把菜承接过来，避免中途掉下来或撒下汁水；7 `3 n$ ]: y3 Y! u
+ J7 ^5 B# K5 }/ M& F' L1 Z3 VB夹菜的时候不要在碗里挑挑拣拣，夹起一块又放回去；) t) A; P b6 {$ l( k+ ~
6 P( w& M, j! oC如果有掉下的菜，应该夹起来放在自己盘子的边缘，而不是任其停留在桌面上；
) Q6 s8 N7 m2 I+ C
2 m. ~' Y8 _5 ^; r( S: U% ^D嘴里含着食物的时候，最好不要说话，以免含糊不清，而且也相当不雅观；
3 c/ [) k0 g, w @* Y7 v- ^/ `( D& }: u6 a* t! H/ L/ Q: Z. i
E喝汤的时候，汤碗应稍微提高，在碗的边缘上稍微剐一下，再送到嘴中，这样不会弄脏桌面；. H- ]) D- i" c* E7 w7 o
6 u5 @, [( R q9 p, |# c9 y7 A; XF使用过的汤匙不要倒挂在盘子边缘，而是让凹槽朝上，放在托碟上，避免汤汁倒流到桌面上；
0 \+ R- I8 W8 B# B5 a a t, g: h& _3 p9 R6 A
G使用公筷的话，用完之后要及时放回原处，方便别人下一次使用；
7 t1 k# n4 [. s! ~/ f2 _1 O3 o# H! \8 N6 u8 x' V
H每次夹菜的时候少夹一点，不要在自己面前堆积大量的食物。+ v# x) c S; O$ a
* }) D. ~$ ~" t1 n
餐桌上的形态礼仪" K4 o I" R0 o0 F, u! Z) C6 n
. Q0 I& A' s7 a# O
我国自古以来就讲究“坐有坐相，站有站相”，在餐桌上也是如此。
* Z1 y- a1 p) b* A( F/ P# }5 ?) q4 @" |/ D) N6 R
1．注意动作的雅观3 p" z' Y' i/ X% i) t" b4 ~
Q0 c) j5 P0 \5 a8 n
在餐桌上应该坐得端正，挟菜的时候身体稍微前倾，但是注意不要整个人趴在桌子上，或者把手臂从一头伸到另一头去，这样的动作既会影响旁边的人用餐，而且是不得体和不雅观的。
7 W/ _; j3 P, i( i6 ~+ O
" j. q+ t0 `- i- P在吃饭的时候，要以碗来就口，而不是用嘴巴去就碗，平常用餐中经常可以看到有的人在喝汤的时候，把头低下去够碗，显得弯腰驼背，而且压迫着肠胃。
& z1 V9 m! V/ u6 N2 J2 h6 S9 y3 s p6 Y/ f+ n& ?6 d. B7 u' B; N
2．保持桌面的整洁
! [9 s$ ^8 i, v# w+ e! y" B) ?
) ^5 I9 L# a4 S随时保持桌面的整洁，既能让人看着舒服，又能显示自己的修养，所以在用餐的时候要留意。对于吃剩的残渣，万万不可“呸”地吐在桌面上，而应该轻轻地吐在骨盘上，如果骨盘满了，可以请服务生帮忙换一个干净的盘子；如果不小心弄脏了桌面，要及时请服务员帮助清理。0 F; X' t2 y4 I
1 P/ f, Q. [6 z$ o) X: h
3．照顾同桌+ a! {$ G6 g8 Y) n
2 Y* J2 y+ `6 C4 ~+ @0 K7 j; [% M" E在餐桌上不仅仅是一个人就餐，一般来说，我国的圆桌都会安排10个人就餐，所以还要注意到同伴的存在、留意同伴的需求、照顾好同伴，尤其是男士应该视照顾同桌的女士为自己的责任。 4 g7 m6 h- h: u! t' `" j5 F
$ H* f& |( \4 q3 E1 W5 g* ^
4．餐桌上的酒文化
# Z! |$ r- O+ T! g
- o8 `7 Y7 ?* A$ ^3 j中国有一个比较特殊的传统，就是敬酒的文化。以前人们常常以喝酒的多少来衡量感情的深浅，比如我敬你一杯酒，你如果不喝，那就是看不起我，所以你必须一饮而尽，而且你喝完了，还要回敬我一杯，否则还是表示看不起我，这样一桌10个人，你至少要喝18杯酒，酒量大的还可以支撑，不胜酒力的人就难以忍受了。) ?# b. J' L' }- `
& c, N, w' I6 M7 }7 F4 |% z% x幸运的是，现代的礼仪不再勉强大家喝酒，一般来说，每个人根据自己的酒量适当的表示就可以了，有风度的男士更不应勉强女士喝酒。一位成功的秘书应该知道在各种场面如何维持整体融洽的气氛，所以当餐桌上有人不会喝酒时就不应勉强，而且如果别人非要客人干杯，秘书应该及时为客人解围，这样才算招呼得周到。 - A7 R/ K; M6 n$ `2 H) G+ Y
. L! d) q2 E) r+ A) T
西餐
) R) k5 h7 B/ ~9 b- m. |/ b) |6 c
$ e R! W, O! T" d, N( z 1．对西餐的认识/ t, `! W- v9 f& ~7 |# j9 p
) X e1 A3 u2 r Y7 N) A
西餐体现了西方的饮食文化，以前国人对西餐感到很陌生、很好奇，现在经济发展了，对很多人来说，吃西餐已经是一件极其平常的事了。但是，自己是否已经掌握了吃西餐的礼仪？尤其是在正式的、重要的场合，是否能够做到得体不失礼呢？ v- y/ R; a4 U! J) @
$ J4 \) y$ S$ ]0 K
5 y, c4 z" X S9 [* p4 [) d* L- W9 d
. h9 ?/ X5 p8 Q2 i; _+ r如果在西餐厅吃饭，你必须尊重餐厅的全部顾客，尊重帮你准备晚宴的工作人员，还要尊重餐厅的气氛，所以说话的时候要轻声细语，吃东西的时候不可以发出声音，餐具要尽量放好，不能让它们发出“吭吭嚓嚓”的嘈杂音。西餐厅里一般会有人演奏，还有烛光、鲜花，气氛比较好，所有进餐厅的人服装衣着都比较正式，如果你的服装比较随便，服务生会把你挡在门口，客气地请你换一套衣服，由此可见西餐对餐厅气氛的重视。
8 E( D! k- X5 J+ J1 {: F; |' y4 C7 I# g+ C7 ?
) W: S* T) C/ U0 ^; w' b( C. D# q. ~. l0 M0 E6 _, {
2．西餐的菜谱与上菜次序
1 e: A/ Y) m& t3 J# J8 E4 f5 `3 f9 P- w8 s4 j8 u# h( T
传统的西餐具有固定的菜谱和上菜次序，依次是：
; b% m) n& X; h) U& F; B
$ |( k" w X( H: m! j1 MA餐前食2 |: t( ] `2 P* P) T, q* k* {* x( x
8 f7 Q2 K5 @9 b+ \
餐前食也叫开胃菜，一般是提高食欲的小菜，如生蚝、腌菜、炸面包、熏鲑鱼、鱼子酱等，餐前还可以喝一点雪利酒或香槟。
& g1 l$ K, J% h3 z
\7 [3 e6 T1 f$ J7 {, [1 HB餐汤
& x" }' F( m' a) K0 o4 I& L# [/ R9 A* ]' @5 x2 Y3 F) L9 l, s
餐汤有清汤和浓汤之分，浓汤多是奶油汤。" y2 ^' @7 i7 [5 Q2 A
7 G3 i/ e+ C, z8 s, w
C鱼菜
% i* t$ S3 v, k# c1 G L) [* q$ z
6 g) I, U: T5 a7 K: _1 U蒸鱼或黄油煎鱼之类，贝类也属鱼菜之列，味道较清淡，适合以白葡萄酒佐餐。( h- C" N. L1 k/ e( V! |
3 H( M$ J0 d2 h* A+ }
D肉菜
7 f/ Q3 e4 y& F3 p( ^
% B/ s9 g; t i8 g1 t, x# n! B9 I在简式全餐中，此道常为主菜．一般是牛肉或鸡、鸭等风味浓郁的食物，宜以葡萄酒佐餐。+ s. |# W% v8 T- g* V: q
" M6 s( H/ y/ G. m5 VE果汁冰
; [3 n) j; [5 V
! v$ D3 R1 d2 @, G; I, a6 {7 l果汁冰是加了酒的冰品，一般用以调剂口味，以适应后面的菜式，大多数用果汁、香料、糖制成。
' G7 L2 n1 J K$ b* [% ]/ ^$ C% a$ R' A4 S( U2 z Q- \
F烤焗菜
3 v$ X m% _( `+ |' F. L8 d' C* ^+ A, A# i2 C
这是晚宴的主食，通常是烤鸡、烤鸭之类，味道比较清爽。
. F% o. k) ]& L \8 m& P5 S- w0 {0 p- U
G沙律（生菜冷盘）* i1 b6 N( x4 y$ ]0 a
+ H7 ]0 l3 t: `一般是配合烤焗菜而安排的。; n, [: M- {5 S6 S- L$ ]
. n0 W3 J7 x+ R6 QH甜品和水果+ [2 E$ {6 i1 S* A x( `
4 C' Z* X" ?+ D5 L7 c1 F! {) E
甜点有糕点、冰激凌、果子冻等等，种类比较丰富。水果的种类也多种多样，一般根据季节而变化。- |. K- K" j* F+ k
4 c- V& C3 c+ H+ }I咖啡* D' t2 \ u+ ]8 ]; n5 T5 d
: r% {% j9 q- @+ W! I( o% X
咖啡一般是西餐的最后一道程序，在用完餐之后用小咖啡杯喝一杯香浓的咖啡，被不少人视为一种享受，餐后所用的小咖啡杯是平时咖啡杯的一半大小。9 s: ?! x8 [& L: d( T; i
3 z- S5 `) F+ F" {6 \# h0 j' w' ~1 W 怎样准备西餐宴会9 I9 Q/ t1 Q! u) \% D* s
/ J' i' y" k% G G6 k6 B o
1．宴会的准备工作
& q" C6 d( H( o* o4 S' b) Y, O8 X' ], H8 V
在宴会前必须要做好准备工作，而秘书一般应担任起这个职责。' u+ v8 c. ~% [& h& _
) H6 z [4 O* F( ?9 v' FA确定宾客的名单* C! n- X) `! f" b
# f1 X2 U$ i; E3 J G; K+ N2 I# o7 b- M首先，要确定宾客的名单，包括宾客的姓名、性别、职务等等。在选择陪宾的时候要注意与主宾的社会地位、辈分等方面相当，比如宴请国外一家企业的总经理，应该邀请企业界的各位总经理、董事长相陪。
; a# X! H7 k1 g, }- ^" J8 b/ Q% u* j) y1 m2 ?
B确定宴会的时间和地点6 ?, N0 X |' R4 t+ \' K
- p5 L3 T) `5 s- {7 m有的西餐厅礼拜六休息，礼拜三小周末，不适合办宴会，所以秘书要根据自己的要求和西餐厅的情况来选择一个合适的时间。在地点方面，要求目标显著，停车方便。
9 u7 K7 e/ ?. B3 N) }% d4 L1 I& l: ~" }, u( e
C确定食物菜单
f8 I/ ?$ ?% h6 p) {9 l- O+ S8 T: `9 z+ T: b, a4 v& J, S9 s
主人应该在宴请宾客的前几天把菜单确定下来，并且对于大型的晚宴，一定要试吃，因为有的菜看起来很好吃，其实却不然，只有自己亲自体验，才能知道哪些菜好吃，会受到欢迎，从而确保食物的品质。' M0 B7 G ]- c* i* D" b% U" I1 Y: C. R
" o' F3 b6 X6 U7 J7 C5 k
2．邀请宾客+ D0 h. m6 ]+ C+ }0 D( m
3 M$ T3 ~. ^$ F# I6 H4 [邀请宾客的方式有四种：请柬、传真、电话、口头邀约，应根据具体情况选择不同的邀请方式。如果是三五个好友一起吃饭，口头邀约就可以了，也可以采用电话、传真的方式，如果是比较正式的宴会，尤其是商业用餐，一定要事先寄出请柬，对于大型的商业宴会，请柬最好能够在14天以前，甚至一个月以前寄出去，因为越是大型的宴会，前置时间要求越多，要包含信件来往的时间和双方准备的时间。
e' ]/ `9 y; ~9 U; ?, a+ H/ P/ i% k: G
请柬发出去之后，如果没有重大的事故不得轻易更改时间，或者临时取消宴会，这对所有的来宾来说是不尊重的，在举办宴会的前两天，应该用电话再次确认，同时显示自己的诚意。
1 y* ~* U" f6 P" b& K! p* b+ u+ B
3．准备宴会时的注意事项一次大型的西餐宴会，准备工作千头万绪，秘书需要考虑到各个方面，其中有一些比较常见的注意事项，须要引起重视：7 B5 P" ~+ a1 @! f; h
) B/ ?6 l+ K2 C! kA要求回贴* j# c X) s& I+ n' t+ R
- ?9 ^6 |# ^ i7 k
在寄出请柬的同时，要请对方回贴，并且要求对方在回贴上注明对方的联系方式以及其他相关事项，如是否有素食者等，通过回贴专业秘书可以掌握更详细的宾客资料，做到确保宴会万无一失。
2 N. _& m6 M! Z4 q0 V4 X
# T7 b# l4 ]6 i1 l+ xB准备一个座位卡, K/ I7 Z+ X( Y
; U. u: U6 Y4 W6 B可以在座位卡上写上各位宾客的名字，这样来宾依照座位卡的指示就能够方便地找到自己的位置，当然还要有一个专门的引导人员引路。如果是跨国性的宴会，座位卡上的文字要同时使用中文和主宾所在国家的文字。
_3 d" k4 y) Z5 e
) D) ?" V1 i0 }$ |C菜单的设计
+ ?7 n; u/ o5 F6 \
) [" b% `& S" x, T$ R# r在准备菜单的时候，应该考虑到不同地域、不同民族的特殊要求，尊重客人的饮食习惯和宗教信仰，否则可能会不小心触犯客人的忌讳，从而造成很大的误会和麻烦。
& I G7 _' C4 N- B+ _4 N0 A1 E
4 C2 s! {4 m$ C6 k7 m) g/ s) R- p% N 西餐桌上的礼仪2 |" |1 `& B% `+ ?, N
8 m6 m1 ~& f2 S" U- z$ O 1．座次的安排9 X7 ^7 H: T. A# r2 ~( z
5 O9 g- ?5 S9 r9 l中餐一般坐圆桌，而西方人一般坐长桌。
) m# f7 a6 ~8 j2 H' F% ^. m; {" n% a+ l
西餐的长桌有两种方式，一种是主人坐在桌子的两边，女主人的右手边是男主宾，左边是男次宾，男主人的右边是女主宾，左边是女次宾，依次排列，距离主人越远的人年龄辈分越低；另一种是男女主人坐在桌子的中间，女主人的右边是男主宾，左边是男次宾，男主人的右边是女主宾，左边是女次宾，夫妻是交叉坐的，因为他们认为在任何社交场合里，都应该开拓自己的人际关系。; x% V- R N6 O8 E* N# M
9 S: V$ V) a: f' X C0 i
如果是方桌，夫妻一般坐对角线，女主人的右边是男主宾，男主人的右边是女主宾。现在还流行厨师现场工作，表演特定的技巧，所以要把最佳的观赏位置留给男女主宾来坐，男女主宾坐在中间，男主宾的左边是女主人，女主宾的右边是男主人。 4 H$ k' K) z. [6 b# |! E
& N7 T W/ v3 Y: Q * k$ u. x9 b/ t# r3 v" y
1 @6 h& O+ j& K5 i
2．餐具的摆放与使用# b& X$ u8 E% _' g) t) v. h$ {
: q& V3 V C( r& e
西餐所用的餐具比中餐所用的筷子要复杂得多，在整个用餐的过程中至少要换好几套刀叉，西餐餐具的使用具有一些基本原则，只要掌握了这些原则，大致上就不会贻笑大方。
O2 G/ x# h( g0 \
- l" ~2 t$ P n6 a, r9 o/ _A刀叉的用法9 n8 H7 {4 O5 k! E
" Y% v8 g: I( N6 X
吃西餐时一般左手持叉，右手握刀，自食物左侧起，每次切下适当的大小进食。注意，握刀太浅得话，不容易
" g6 V9 M4 X* M8 r7 u' L- j, R% |- R8 T4 Q, n
用力，握得深一些才能动作利落，食物切下来后要用叉子送进嘴里，决不能直接用刀刺住食物往嘴里送，否则很容易伤到自己。对于配菜用的小豆或蔬菜粒，可以改用右手握叉舀来吃。 $ X9 H8 F% r: {3 \2 l" g, }& L" n; U" y
; _+ r' ~5 K7 ]% P V. U0 ] 4 K \+ ?! J" q6 _# S
: P/ T5 b' `7 T8 Y: pB洗手碗的用法
& Z# q( d6 T. `& X5 c5 J& q0 @. z, B4 o# D
在上水果的时候，一般会随着水果碟端上洗手碗，洗手碗里常有几片柠檬，我们不要误以为那是饮品。进食水果后，如果手指沾上汁液，可以把手放入碗中清洗，然后用餐巾擦拭干净。注意不要将两只手同时放入碗里洗，或者将整只手浸入碗中，以免把水溅出来。/ Y2 e S2 N, O, x8 i5 l7 T
0 ]( r8 _) {( DC酒杯的用法 s8 I% k( d* k4 w8 k
9 E }2 Q% p2 x' b2 n( |& d在西餐中，吃不同的食物要配不同的酒，相应地要使用不同的酒杯，比如吃红肉、黑胡椒牛排之类，一般配白酒，用“大肚子”的郁金香杯，如果用芹菜搭配，可能就要用香槟酒杯或鸡尾酒杯。经过冷冻的葡萄酒、香槟等，要用高脚杯盛装，喝时用手捏住杯脚端起，避免手的热度传给酒，影响其味道。
# Q5 ?2 W3 k# X; W5 t3 s5 c& Z
# k: o+ N8 j7 K& M4 |D如何喝咖啡
5 ]5 Q7 O7 H8 N0 d. m& M( O: t8 L& B! N. D) Y4 h
西餐的最后一道是咖啡，咖啡奉上来的时候一般杯耳在左匙柄在右，用匙盛方糖，轻轻放入咖啡中，注意不要让咖啡溅出来，搅融方糖后，把匙放置在杯碟的边缘，用右手端起咖啡，先闻其香味，然后再品尝其美味。
3 d8 _% G! C% O: m' R9 ~
: n3 d' e* C8 A' i7 N9 M, _8 {, z9 {E餐巾的用法
8 F0 M! \0 K3 ]: Y$ W! | q9 [" ~7 N+ f9 P; o$ y3 @
餐巾也叫口布，有两个功能：一是铺在大腿上，避免食物掉落弄脏衣服，二是擦拭嘴巴。有的人把餐巾塞在衣领，或者塞在裤腰，都是错误的做法。. }7 M! n7 S$ W7 i
# r6 e8 C) s1 R
5 ]5 M) t- k( t- l" b+ c2 f4 ]9 L, P) M
如何成为称职的主人和受欢迎的客人- ?( p6 |" [) ]3 c- i& p
. y' e3 V- Y! D Y
如何成为称职的主人6 I0 @) @# _ w }/ A( q
( s G- h$ [0 B+ ]* d9 \, b
要想成为一位称职的主人，应该做到以下几点：
h; ~2 I. Q5 |1 \6 T$ V7 c% {6 f- Z+ a( A* X* O P
A准备工作必须完备，宾客名单拟定，菜单、宴客场所的安排都应仔细推敲，才能宾主尽欢。 P; K. R5 N9 H( ], _
3 F% w& \% @$ k' @8 a5 Y$ \B在宴会的前两天，要用电话提醒宾客，在宴会的当天恭候在大门口迎宾，以表示对宾客到来的热诚欢迎和感谢。
- D+ v9 C- g: G+ Z0 E7 s4 K) Q) v' S- q0 d' V
C主人负责为每一位来宾互相介绍，打破宾客之间的生疏感，等来宾基本落座时，男女主人方可入座，并举杯感谢大家的光临。, N* \2 n9 H) S
* w8 a7 b6 o6 S) F% g
D在就餐期间，主人应控制上菜的时间，不使上菜太快或太慢。
2 l6 m: D+ S2 j# h
9 m0 p0 S9 F+ mE席间应尽量畅谈一些愉悦的话题，避开敏感的或有争议的话题，以免破坏餐宴气氛。适当的赞美会让客人感到高兴，但不要厚此薄彼，应该随时关怀每位客人，不应让有些客人感到呆坐无趣。
! j4 s; h+ @8 v. d" b% U! A& n
) |6 @7 Q- D" B( s 如何成为受欢迎的客人. V. }+ l8 Y& Q
: Y: [- w* ?5 `4 x9 e+ O! w" b
同样，要想成为一位受欢迎的客人，应该做到以下几点：- Y9 d$ M6 b! R, s; U4 e7 K" N
/ d( ?! E# r4 M, L8 R1 U6 L
A准时赴约，不要让主人久候；2 ?, l/ g: q( g" l
! ]3 J( R0 P' k5 t; zB穿着得体，与宴会的目的与性质相符；/ I2 B% o3 D5 o& B! g+ X
+ T/ R( K+ V w& }8 {0 k5 Z
C不要喧宾夺主，锋芒毕露，引起主人或主宾的不快；9 G, B8 U1 j; Z! }9 k- V
; W# t+ s* d9 F; b+ J1 fD既然接受邀请，最好全程参与，如果有事要中途离去，应该悄悄地通知主人，并道明原委；) e4 X" E. y* n8 T! \
0 G% A: P0 r% qE在宴会中要维持欢乐的气氛，不要过于严肃，或因为别人的无心之过而表情不悦，即使单独赴宴，也应主动积极地伸出友谊之手；, d( Q: f& z0 Y- I
1 [# I- J0 K \8 Z
F吃相要斯文，切勿张牙舞爪，左右开弓，狼吞虎咽，引人侧目，不要批评菜色，免得让主人难堪；
8 S& n) @# O/ ^
$ T$ f" U4 ?% w* iG主宾离席时，陪宾也应准备离席，同时向主人道谢，告辞离去，隔天还应捎一封感谢函或打电话向主人致谢。 9 D B! P' P: u: M
) p+ m( B# x, [8 A i% |( x" Q
1．明确会议的目的3 n. m, w' e B2 J. H3 u; T
) X0 T g7 U( Y b; K在准备会议之前，首先要明确会议的目的是什么？是要传达上层决策者的精神、策略，还是为了解决某个具体的问题或危机？不管具体的目标如何，召开会议的基本目的都是传达并贯彻所要执行的经营方针，使各个部门的经营策略与公司目标协调一致，群策群力，找到解决问题的最佳方案。2 k0 u$ j. J# b( f4 e3 ^
1 ]4 \- A3 P0 S& h' U2 p 2．准备会议的6Ｗ原则在每次准备会议的时候，专业秘书可以用6Ｗ来问自己，检查自己是否已经了解了6Ｗ所提出的问题，并且一一解决了这六个问题：WHY：为什么要开会。WHAT：会议的议程如何。WHERE：在哪里开会。WHEN：何时开会。WHO：参加会议的人是谁。HOW：开会的方式是什么。% z- H Y2 i0 F! u+ R
6 y. C. \8 X0 i% R }/ s% S. u
* q( w2 v3 K8 V7 b" ^' w7 `1 ^, D- E* E- Q. a" E. L, D
3．准备会议的注意事项$ N: d$ q5 Z. Y% l5 O; V
9 X2 }( L: E' n; }4 ?在准备会议的时候，要注意以下事项：
- ]* e" R0 @. @+ }4 _, U# e$ J; I4 n0 s, A p. @6 S
A考虑周全
% }' \/ o3 p9 y3 O) m* r/ e5 Q- A+ |. `) k
要成功地举办一次会议，尤其是大型会议，须要考虑很多方面的问题，比如开会的时间是否能保证大家都能参加，会不会遇到外宾来访或者公司出货；不能出席的人是否有替代人选，怎样联络；会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员的安排是否妥当；会议需要什么辅助器材，由谁负责；会议进行的时间预计有多久等等。只有事先做好准备工作，才能保证会议地顺利进行与圆满结束。* |6 Y' g0 a4 c
( E) ~: X" p( u# G7 K5 ^- [
B选择合适的会议场所# ]6 d4 N& o/ J
; J& q* ^5 b2 a4 A; j
会议场所的选择有很多种，最常用的是公司的会议室；有时公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地，一边开会，一边度假；至于大型的、重要的会议则可以专门租用饭店的会场。不管采用哪种方式，对会场的基本要求是一致的，即：会场应该舒适宽敞，隔音效果好，采光通风良好，没有其他干扰，最好有窗帘，便于在放投影资料时看得清楚，安静不嘈杂，空调良好，插座、电源、白板、麦克风等设备齐全。- ^1 X; F8 ^; m& ?! F* w5 O, r
) w0 O! h( X/ P5 E+ I+ A- J- n( A
C用文字记录会议的相关事项
8 {$ U, _, x2 X( G& Z4 F
V2 w8 ]6 l- M1 L/ U* k在准备会议的过程中，有关会议的各个事项，如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来，便于在后续工作中察看。有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员，不能只进行口头通知，俗话说“口说无凭”，有时候秘书已经通知了各个部门主管，可是有的人忙起来就忘记了，所以必须把工作做细致。3 u7 e {- B* l# g. c0 Z3 N$ p
% b2 {$ g' B8 k1 F N: Q9 s
0 O" j! A1 }$ I8 t; p4 Q3 _3 B( Q
& z6 w/ p0 t" Y% y4．会场的器材准备
. D1 {. B. S! z7 R q* m9 U- X9 Q- \ A/ J/ H
现代化的会议离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。- a) ?( i# @! r' r6 ~5 ^- W, s& z
F, a0 e6 |# x. ]5 f! z5 t6 N
A桌椅、名牌、茶水
) a0 j$ J; l4 J( ^$ N L% H' s
. }$ ^1 }; Z1 w& V5 O桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。
( M' J- b% X1 b0 v5 C# |2 p, A
; X- ~+ i6 ?3 r2 t2 ^+ E5 C会议上的茶水饮料最好用矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。
! j9 n& I$ T( c2 n4 @) T# V+ ]. j+ l8 b. F3 |) u h
B签到簿、名册、会议议程
0 B7 \4 r+ J* q+ `3 ^# k
. A0 G9 t K2 T+ A: o# f6 Z2 w* M7 @签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。 5 `" a/ Z( R3 F; F
7 ^ e& H `' i' G+ `2 K6 X. L
: u z5 `) R2 [9 E* O7 d
$ k* P" [6 ^+ u% i/ k5 h* r aC黑板、白板、笔6 N- O7 g8 ~' n
! W k$ D: O5 |5 a" i. A+ o
在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然现在视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。, ]6 R3 ^7 x8 T" E
8 A% i* d5 O8 O- P7 r; G; a
D各种视听器材4 ]0 r( H, ~1 a
) R2 O( n$ c# I( q' r0 O% _9 R
现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。
. `- L9 h7 b$ O8 X& `( u' J
# n! t S$ b7 V% E* Y2 u, mE资料、样品
7 z3 N; d3 ]7 H$ y8 i& }* A9 j. V$ {2 H
如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。
$ k# D; c1 V# P5 Z) t A3 k, j" V2 N5 g5 m. Y; o( v7 x
跨国会议的安排' L9 d2 v$ C/ y5 Y
; h4 V9 Z: r3 Q: Z' d% C& y& A 如今已经进入国际化、全球化的时代，参加或召开跨国会议并不是新鲜的事了，很多企业经常会参加国外合作厂商的跨国会议，或者接待外宾。从国际会议上的表现可以看出一个企业的实力如何，可以判断一个企业的制度是否完善。5 C; o7 e1 Q% W: [
1 G5 a; ^4 O" m( y+ `1 \ 1．与会议有关的安排
0 s; p, m, }, x- m3 ?& U- k1 L; q
7 e2 n$ H, Q1 x6 r q( W一个经过培训的秘书在安排国际会议的时候应该顾全大局，并且对所有的细节都进行周全的考虑。0 |- T/ y h$ e7 Y7 _
* m" t6 x) m7 ?. I4 ~* cA翻译人员的安排
# ?2 X# x- l* {$ W1 `% @) d8 I! B( e" d& T
会议的接待人员必须要熟悉外宾的语言以及国际礼仪，在会议上应该有专门的口译人员，可以及时、流利地传达双方的意思，甚至对于一些专业名词也要现场翻译出来，不会在信息的传导上产生误差。8 F6 |2 r2 y" y( y3 r, u1 a% W
7 g# K3 T0 F, c) ^
B会场的布置, ^ y. B5 B* V; W* `" [4 d
' Z3 {& o I3 T; e5 Z7 i会场布置包含海报、会议桌的排列、视听器材的准备等内容。在国内开会，典型的做法是挂红条幅，但是在国际会议上应该换个形式，比如可以用电脑输出一张海报，请美编人员做一些美工设计，贴在会场，在会场的门口要有两种语言的指示牌，让所有莅临现场的来宾知道如何到达会场。8 @: F4 O% x* w4 g s" j
, K; W r$ r3 M
2．外宾的食宿安排% U8 A( V- g5 }) t# L: L |0 U
/ D( Q% r( u1 o首先要为外宾提供一份行程表，告知他在中国停留的这段时间里行程是怎样安排的，如什么时候开会？接待人员是谁？怎么联系？入住哪家饭店？在哪里吃饭？在开完会后是否安排了观光旅游的时间？有的话是去哪里？
R& s- \+ k- W
+ y3 g8 S! V3 `% \& p国际会议一般以高级饭店为接待场合，并且要请饭店代为准备鲜花或者水果。在接待重要的外宾时，可为男宾准备一瓶洋酒，为女宾准备包装精美的巧克力，同时在桌子上附上一张短笺，感谢他（她）不辞劳累长途跋涉来参加会议，说明这些礼物是公司特别准备的一份心意，祝他（她）在中国的这段时间能够过得愉快，留下美好的回忆。
9 P. |0 A M1 X6 z; z7 _8 o
1 `4 M+ w- A% L, `1 `3 | 3．接待外宾的注意事项
8 G" b. I; [: u8 Y2 _/ [* {- i) N7 [) h
在准备国际会议时，有一些事项与国内会议有所不同，需要注意。
+ G5 s' N2 g0 w" ~) C+ y, f4 U* ?" n' l
A了解外宾的生活习惯、风土民情与禁忌，才能做出让外宾满意的安排。4 K; W9 X! G8 k; E& n; L$ ]9 A* k
9 E, K6 ?% H. ~( c+ RB外宾如有家眷陪同，要为家眷另外安排轻松有趣的行程。
7 N6 r, `, X- S Q' H0 k9 D
( R, ?/ A: |% L, iC要了解会议礼仪、接待礼仪、餐桌礼仪等国际礼仪。, N5 ]7 V3 z8 B( L" z6 m% C! p
) b8 v- h7 U2 P+ B2 UD对外宾既要做到礼节周到，又要不卑不亢，维护民族尊严。- Y+ K+ e5 A* k' x0 O% Q
) v9 O& d5 Y/ h& T, o( e ( S9 w* |; r8 K( N4 K9 V) o# L
" X7 T' m* Y& v* W, G
会议上的礼节
# |0 I/ M! G: `4 C2 O9 t2 j0 d
1．开会应有的礼节
5 p9 ?/ K; t9 Q7 Y6 C- O" O8 G) G* h; O- a) C9 g" B
秘书应该协助上司掌控会场气氛，在会场秘书与一般的行政人员是同等的，应该尊重出席会议的所有人员。
9 H6 O) H. E) j* X( }6 |
. n* {1 |# b3 q! F在开会的时候，应该关掉所有通信设备，如手机、呼机等，或者把它们设为震动状态，如果在会议期间，自己的手机铃声大作，或者接听手机，都会显得自己对会议及参加会议的其他人员不尊重。5 S# o- P" N1 t. w; _. ~$ J
0 t+ t# @5 l, Z& m O在想要发言的时候，应该先向会议的主持人示意，请求发言，得到同意后再发言，不要别人的话还没说完，就打断他人的谈话，这是非常不礼貌的行为。在提出自己的见解时，应该做到对事不对人，不能因为个人的喜好而偏袒或攻击某一方。
1 n/ g, n5 Z* C1 q' m$ a
2 p# T2 d8 Y8 l% e7 D' G+ ?当会议做出决定时，应服从会议的决定，如果会议的主持人征求大家的同意，应该坚持少数服从多数的原则，不能认为大家都应听我的；如果自己的意见确实很好，可以等到以后有机会，或许意见成熟一些了再提出来和大家共同讨论。
8 \6 P) x7 I4 s1 v. Q5 n( E
( E8 T$ R& |( M6 D6 o9 j6 e: G 2．会议上的失礼行为
0 ?/ @( l1 ?( p7 M2 u: ?% v; B" p1 K+ z& `9 ?
事实上，在会议上经常看到一些失礼行为，有些是因为本人没有意识到这是失礼行为，有些是因为对礼节问题不以为意。下面列出一些常见的失礼行为，专业秘书应在今后引起重视，尽量避免。
) M5 s# o) }8 l% l6 R" d6 ?
4 k V9 d! X% w. ~+ L失礼行为：与旁人窃窃私语，不专心开会。 9 m7 g* z c5 j0 j4 D
8 a, Z; \1 `9 `( B3 t* O" n! b! |
在会上打瞌睡。 " t: D' f% Y& b6 K
; i( \( X: ?7 P" V' d9 F. g
在笔记本上涂鸭，心不在焉。
, [: O( f4 k; j8 h$ ~8 [, q5 R2 }1 X. L7 |4 k7 Y0 |, J" _9 H7 l
咆哮，倒喝采，扰乱会场秩序。
" q2 [; X$ q& Z) B" k8 v' w7 J" l/ F2 L0 }: ?7 _, f
出现与会议主题无关的意见与质询。 7 _# _+ ]/ r0 D
: N9 B' f7 K# j0 a+ x9 X6 _
与会者使用纸条来交换意见。 - @# X( p+ N) Z! s. z9 m+ W, T5 B! [
5 H/ s- s& c. w
频繁出入会场。
$ n2 v& w; X( n
4 S, j! j1 D9 ?5 {- n 沉默不语或滔滔不绝。 $ R- z5 D+ s$ A& j! f
# o) ^6 f2 I* ^0 O; r: t/ V' t
$ h0 ]- G; `; d7 T1 K B
4 a* z1 N4 W/ \" E1 h/ B上司出差前的准备工作* [: q, {/ c. O2 ^1 C9 Y
- I5 W, }* E: ~& W( g( q
3 _: W i+ j l! l' m/ L5 n" o( R9 s, z+ h+ H _: v$ z# j% a
秘书的一个重要职责就是帮助上司安排出差行程，对于这项工作，不少秘书都感到头痛，因为有关行程安排的事项非常琐碎，如果准备不周，可能会影响上司的公务，秘书自然就会受到上司的批评，甚至其能力也会被否定，所以要想成为一名优秀的秘书，必须学习怎样来安排上司的出差行程。
! J- O4 {+ ^( L. Y4 e- Q9 J) X. ?$ X
* B# }. f6 P$ c9 o9 L0 h
q0 y2 o& ]! G) x: x1 T1 x
1．确定出差行程3 Y2 J8 F5 a0 J' K) e O9 \
u+ ?( a6 O) n4 v8 l秘书在上司出差之前必须先帮助上司拟定详细的出差行程，包括出差的目的，是去拜访客户，还是推销产品？出差的时间有多久，什么时候出发，什么时候返回？在出差的行程中要到哪些地方，每个地方停留多长时间？
$ N3 J' N4 T3 h/ R9 h7 ~' H' E
" D6 B1 c0 R- I, y9 A8 [: i
. W% \. c* N+ ?9 s# ^& H: a0 C8 d( R2 O. a
在安排上司的行程时要估算好时间，既要让上司高效率地完成出差目的，又不能让上司的时间太过紧张。
/ `' p+ Y' E, c* h x2 X
+ C7 @% ?, A/ |6 r# r8 a & n. T! ]* T, \ o: p
4 V1 U8 \2 ^# `% n9 l2．旅程中的安排$ X* C; L1 A8 i' e: J' \
. m1 p L; [+ C: I5 v4 c在确定了出差行程之后，秘书应根据行程为上司提前打点好有关住行方面的各项事务，使上司能够省心、省力，从而能够致力于处理更重要的业务。
- g& Q1 E* P, ^9 L. j
! V4 m% \* \4 HA交通9 N$ d2 _( G7 P" Q& k6 m+ w
$ d5 l2 y+ J, \% L D/ e0 y首先根据行程的远近和时间，选择合适的交通工具，是汽车、火车、飞机还是轮船？并且确定中途是否要换乘交通工具。在选择了交通工具之后，就要预定车票或机票，注意不仅要订前往目标地点的票，还要订返程的票，不然上司出差已经很辛苦了，还要去挤车回来，这就是秘书的失职了。秘书要把订好的车票、机票用信封装好，并且在信封套上注明开车的时间或登机的时间，以免上司遗失或遗忘，信封里还要装上地形图、拜访公司的地址电话、接待人员的联系方式等资料。
6 ~$ \/ z K! a& Q+ }1 Y: O# F; G) J0 }6 r) a9 W
如果须要在中途转车，应尽量挑选比较小的站转车，因为越大的站，月台越多，中间要穿过高架桥或地下通道，会增加转车的时间，而比较小的站一般只有一两个月台，可以不用换月台就直接换乘车次，比较方便。
O( c5 [& x: U& l/ s' D# L2 O! o* I6 o- E/ Q- R
如果是上司自己开车，秘书应该为上司准备好沿途的地图，并且在地图上把路线和目的地用红笔标注出来，让上司一看就知道什么时候上高速，什么时候下来，下来之后又怎样走。
8 h& e. x/ d8 U( x- T D4 i
. [2 Q& B3 s8 {! m' [B住宿
: ~! _6 U! G. D9 l! G# u. ~8 C6 X# H0 Q- {" i/ v0 s. z5 t. I' H
预定饭店也是秘书的职责，秘书可以直接打电话预定饭店，或询问拜访的公司是否有合作的饭店，或从网上查询。预订时要依照上司的喜好习惯，如果上司喜欢豪华型的饭店，认为只有五星级饭店才能凸显个人的身份地位，那么秘书就应依照上司的需求，帮他预订五星级的饭店；如果上司是属于务实型的，只要求房间干净、不噪杂、安全就可以了，那么秘书就应该选择这样的饭店。注意预定的饭店离上司的目的地不能太远，不然每次上司去拜访的时候都要舟车劳累，而且浪费时间。! L) T1 ^9 t: N; b# i. l
; a1 _6 q, A' h' X- _在选择了饭店之后，应该打电话进行询问，了解一下饭店是否有附带餐厅，是否提供早餐，有没有其他的休闲娱乐设备。一些高级的老秘网会提供免费的服务，如健身房、桑拿等，秘书最好在备注上写明饭店的附带服务，当上司劳累的时候可以有所选择。3 g" z4 j3 O* o: ~/ W
2 }; A9 M4 M! r% I1 X9 UC接待
) L3 e* O9 {8 I, Q4 ]3 p! |" B& a: D% ]' M9 m/ n( S, m* Q
在上司出发之前，秘书应事先与出差目的地的有关人员取得联系，并且沟通好接待事务，如确定对方是否派交通工具接送上司，如果没有，怎样克服这个困难，是坐出租车还是选择其他的代步工具；如果对方有餐宴，秘书要说明上司的饮食习惯，尤其是上司有禁忌或忌口的食物，更要提前打好招呼。 . ?. K+ a( i4 O5 h# u2 d
; ^5 ^0 _2 G3 O4 t# z! L+ _- P3 c
+ q* W- H, C5 K. x9 @$ h
, ^; l! M" K/ O: F3 C; G3．注意事项! s8 u0 ]3 T( U
' @5 f+ z* Z2 Z/ F
在为上司准备行程的时候，有一些细节问题必须注意，对于上司没有考虑到的方面，秘书应该为他考虑到，这样才是一位优秀的秘书。6 |* n( C( `" {7 P5 ^$ \5 ~% A8 O& P
4 z( q* r- `( X- f6 |$ M/ W
需注意的细节事项有以下几个方面：
: H+ b" [! j1 Z( U5 b n( i% C8 f
A打电话询问出差地的天气如何，如果与当地的气温相差较大，要提醒上司注意添减衣服，如11月份从上海到北京出差，上海的气温还比较高，穿一件衬衫就可以了，而北京可能已经穿毛衣了，那么就要准备毛衣、手套、围巾之类的衣物。
6 O2 l! P/ A3 c. I' L$ i
2 r# u; M& w; z( w6 J2 H5 dB出差前再次确认行程，确定对方是否有变动，并口头向上司或陪同人员说明。/ t) F* x ^* c- t' S# V
' N7 W8 I# R" _6 r/ g
C记得为上司准备一些常用的感冒药等，如果上司身体不适，患有宿疾，秘书则需要为上司带好备用的药品。
8 l! @' l. q" j+ d2 p) T: r4 E* `$ ]) V
D帮助上司备妥名片、公司产品目录、新产品的样品以及其他辅助工具等。如果上司出差是为了签约，秘书还要准备空白的信封，当合约书签好之后，上司可以将合约装在信封里递给对方，以此表示对合约的重视，同时表明自己的公司是一个规范的公司。/ @0 f( ]" ]( e, g6 |
0 C# M5 A& D7 N5 l9 T0 z: tE如果需要准备赠品，应该把礼品妥善包装，并在包装盒里附上主管名片或是公司的有关资料。 7 z+ Z! S. F) t
1 Q3 h0 \& n# D% n8 \% x. n7 i
8 ]/ B2 [3 t' h4 j5 G% y( }7 P2 N7 r( Y3 _. j( p& I1 r
上司出差当中的工作处理, k# ?' a4 T0 N. x w
, O. G( z3 Z3 W! F: O6 H- g
4 K! \- ?8 P$ `! `* P# S% A0 {) i# D: z
4 ^( s9 G. `" h: f3 c1．向上司汇报工作
* `' z9 C/ W5 j$ H! j% Q7 J2 y, C1 W$ F$ }! J
在上司出差的时间里，公司的业务照常进行，这时秘书应协助上司处理相关工作。首先，秘书应该定期向上司汇报工作，如果没有紧急的事情，可以两三天汇报一次，如果业务繁忙，则需要每天汇报一次。汇报的方式有打电话、发传真、寄快递邮件等。
0 z, Z h% ~) c
! e2 y/ a! Y" W* F8 u+ V" D# h8 W" R
. V% f9 @8 O: ?) S3 W9 k( S( b/ i* l' f( S8 Y! i# C
2．处理力所能及的事务
, B& \6 Z5 `1 W# _& @/ i5 c7 d' A/ K8 g. ]1 v! _( B* M
在上司出差的时间里，秘书除了要尽职地汇报工作以外，还要承担起一部分责任，帮助上司处理自己力所能及的事务。比如有人打电话问候上司，秘书可以代为转告并感谢他的问候；如有客户需要增加订单，秘书可以帮他转到销售部。 {8 B3 ^* I! s4 d5 y
+ R# j8 G' ]+ d* d
如果任何事情都要上司亲自过问，上司会很辛苦，所以说一位优秀的秘书是上司的得力助手，尤其是当上司出差在外时更是如此。但是，如果碰到只有上司才能处理的紧急事件，秘书则应该马上与上司联系，以免耽误了商机。
" L; U5 c" ~, H3 Q/ ]. r1 o0 y
* L- l1 q# n( U$ g+ V1 r/ q: k- m
" [- Y9 W6 j9 {. E- q8 p& {2 G" u2 D; h- W3 {
上司出差回来后的工作处理
" c; }4 ?# Z0 S0 f" Q+ G: o7 C6 G% z& i8 P
" L! K0 f% T) ?$ G3 j8 s5 T3 ]# N* y7 n3 n5 Z0 E% V" F
1．迎接上司归来
6 b1 N' `3 ^/ ~6 q- u; ^+ t$ g7 J9 r& ~/ U
在临近上司返程的时候，秘书必须提前做好迎接工作，安排车辆到机场或车站接人，如果上司的行李比较多，可能沿路带了很多大件的样品回来，这时要考虑到小型汽车是否装得下，如果装不下，就应换辆大一点的箱型车并配以适当的人手。6 S+ U% C' L$ R- C, j2 x" p
6 {" j8 F/ C* d }1 }' h
在上司回来之前，秘书还需要把上司出差这段时间里公司的工作做个简单的总结，写成文书资料，放在上司的办公桌上，便于主管一回来就能进入工作状态。
4 W, d9 X5 [% a6 S& }: r( L* f2 F& _% b1 a& } }
' G' ^% C& g; k0 f/ b1 ?0 K9 G8 m0 K F3 [# I0 E: w
2．上司回来后的后续工作9 G8 P- X, a1 _
( Z8 \& a! }) O
上司出差回来之后，秘书应该帮助上司处理一些后续工作，如资料的整理、报销差旅费、寄感谢函等等。这些工作虽然琐碎，但是却不可缺少，秘书主动替上司分担了，上司才能迅速地、全身心地投入到公司的主要工作中。
) R- O0 Z; T/ Q3 [7 r
t$ X2 U. U! Q1 }
A4 E9 W3 V( C9 p; }
* F0 r; D: s* B4 q/ {- ^最后，需要提醒的是，秘书应该把每次上司出差前、出差中、出差后要做的各项工作和注意事项记录下来，并且记录在专门的本子上，这样可以为以后的工作提供参考，而且还可以作为继任秘书的职业训练内容。
% s) Y6 S9 A& R5 X, `; X+ g4 m
* O: |) o/ K, P$ R6 Z
1 b& o% U1 F9 J# c
4 _. k' ~ `; H# f) v
/ x0 }) K, d, V3 a- @) g+ u$ q陪上司出差应担负的职责* M0 F, Q% o4 |( y& N
. v6 u `# ~ H1 T& Z
/ q( s" u2 _$ e. Y' R1 u: f4 w A4 H( }. c( A
1．做上司的助手% O5 s5 n% @* S- ^$ m
" |; \7 X* a% f有时候，秘书可能会和上司一起出差，这时正确的自我定位非常重要。秘书首先要弄清楚自己的职责是什么，那就是上司的助手，应该帮助上司处理事务，尤其是衣食住行方面琐碎的事务。比如下了飞机，秘书应该立即寻找接机人员，而不能向上司说：“我们到了，怎么没有接机人员呢？”这样的话就是把自己与上司的定位搞反了。4 y" ?; z: m/ K; M- V6 Q% x) K( D
c' c4 T" }9 b0 x& z% x在上司出差的过程中，秘书依然是上司的助手，比如上司与拜访单位的人员交谈时，秘书应该作好记录，如果上司或对方作出了任何承诺，都要及时记录下来，并用红笔标示出来，便于以后提醒上司。
) m3 l& z. z8 s0 u% N' D! v" }5 Y( f4 z& p/ \( y
' I+ r: C2 v- D8 f M
9 m, O: n/ v' Z0 X8 s) R2 g: C2．不要喧宾夺主
) y- z$ d% \7 I# @ E, P$ a C
0 h2 n- P: i3 } T- g, L, n在整个出差过程中，秘书必须时刻提醒自己不要喧宾夺主。在安排饭店、选择车次的时候秘书应该打前锋，而在有关人员的会见、产品的推介时，则要由上司亲自出马。 5 O' k$ f$ q' r- ~* A
& G/ c* `2 H* e2 W- D% k) k, L
0 w: }0 w( J; b3 A$ m% c5 K8 C! r
企划案的撰写
( _: c1 W7 I: @! ?! K; E6 `0 |# _4 r
) L* f1 r# S. `% t9 w6 e) R! r% U$ F
) a% W O: U7 o; S, C, f" }2 f对企划案的认知
( @- G5 K" G) Z( w% ^! {! z. v. |; |9 N' C. ]4 r: F) r) b
企划案是一个比较时髦的名词，是现代企业管理的一个术语。很多企业都有专门的企业策划部，所以对于秘书而言，并不需要做专门的企划书，但是帮助上司做一些简单的策划书则是秘书不可推卸的职责，比如部门要举办一次促销活动，秘书就应撰写促销的策划案。事实上，开展任何一个活动，都需要进行策划，只是有的形式和过程比较简单，有的比较复杂罢了。
8 ~8 e9 b* X8 X3 V$ h. a) k" A" M5 l; H# T
$ \1 k: W0 g, P2 L) O& U' h
; g2 r& `9 O/ D企划案到底应该怎样写才能达到预期的效果？下面以举办促销宣传活动为例，说明企划案的组织格式。+ u+ T% V" \! w6 h; j4 i) m
; v+ h7 w" U9 x3 N4 [0 U' V
8 T! g: k4 c) T1 R# G- R
1 k9 e( o$ Q q1．主题及副题的拟定9 Z( E6 ]( G* K: N
4 c& f4 }$ p* h- K' Z! E0 Z
一个优秀的企划书首先要有一个准确的主题，人们常常可以在报纸上看到一篇文章非常醒目的大标题，然后下面有一个副标题说明文章的大致内容，做企划案也是如此。例如在情人节做促销手表的企划书，可以把主标题定为“真心真意表真情”，这样既能吸引别人的注意，又能和手表的主题联系在一起，那个表达的“表”就是手表的“表”，用手表来表达真情，可以吸引人们购买手表作为送给情人的礼物，然后副标题可以与公司联系起来，比如公司名为时代公司，可以用“时代新款手表送给您，让另一半满心欢喜”，从而用副标题与主题相互照应。
0 J! u- p* p* g: K5 V2 k+ G7 F( x |2 i' Y# l# K, O4 @
8 |0 B8 N) J" A) N
2 @0 U1 a @+ u- _1 n5 X2．企划目的
' w$ \2 x4 O) _( w ^: `- {" A; p' ]4 S$ b
企划的目的自然是赚钱，不能把企划目的写成为了服务社会大众，这是虚伪的，一个企业的最终目的当然是为了赚取利润，否则早就倒闭了，所以“为了提升公司的营运目标，达到利润的收益”是比较适当的表达。
8 W1 ]# |& Z# D2 }3 ?, q8 z8 N' a/ j5 |8 [
+ c: s7 W: c, g8 S0 W
; d- R1 F, Y6 o ]
3．企划商品; L" v/ n% I7 k; v# j- R
' h2 ?/ u0 {( g: Q6 \
举办促销活动所宣传的商品就是企划的商品，比如举办过年节庆的促销，过年的时候人们一般都喜欢呼朋引伴的去逛商场，这时应节商品，像糖果、玩具等将最为畅销。7 f( P% N! |" x7 j: N% L) ^3 c8 A
l: C# C( Z8 K3 M4 Z7 m) r1 k) ~
3 Z) I9 }$ b6 m N; T0 o4 U( j5 c2 ~, q, _( {# k
4．企划对象
" v: E( b% b& q" S# E) _0 X6 s
每一个商品都有特定的顾客群，例如玩具的顾客群是孩子，巧克力的顾客群是年轻人，针对特定的顾客群，企划案应有所不同，所以要先确定企划的对象，让企划能够锁定对象群。
6 b& }+ `' Z1 l* k7 h" t8 e0 m( x8 z: C! f
' T2 p' N, w$ l0 u6 ]+ X+ x* Y- _0 U" F8 i- A2 |" l2 r! R
5．企划内容
: C l1 \- M% |7 ?2 V
% Y$ @% ]+ k4 \5 D企划内容是整个企划案的重要部分，对于促销而言，就是要采取什么样的促销手段和促销形式。比如促销巧克力，首先应强调包装，因为很多巧克力都是买来送人的，所以在促销的时候应提供免费的包装服务，然后推出套装组合，也就是礼盒装，可以让顾客直接赠送。7 Q0 H* C8 D! E$ s: }
& b; r e& z/ f8 F, Q
现在的促销方式多种多样，最常见的就是赠送礼品，比如顾客买100元的商品，商家就赠送一个小巧的打火机，如果买两个礼盒，就赠送一幅保暖手套等等，我们可以选择适合自己商品的促销方式。
! D# n& w- U. F6 |
9 _" G: M- i+ O# G: g 4 G2 t0 {$ ^! [, M7 w4 i
$ f8 p1 r# r. `! A- s6．企划目标
" N3 P( Q* I: Q$ s/ G$ K
# F( J$ z" c( \; Y- _在企划案里，应确定预计的目标，比如在过年时搞促销，每天能有多大客流量，相对的营业额为多少？假设一天销售额为2万元人民币，活动期是7天，那么这次促销的目标营业额就是14万元。
; F" p7 n3 g" @% P9 I% z) c% `' O1 z6 e6 M
O# b+ X8 d0 Z) I8 ~6 {: G1 q; B8 C: l$ k
7．活动场合
. ?9 w' I# m% w6 X2 q: f0 n! @) q5 d; R: ~
活动场合的选择也是企划案的一个主题，要选择合适的场所来做促销，是在自己的专卖店里？还是在百货公司的柜台？或者搭建专门的促销棚？选择活动场所要综合考虑商品的特点、经费预算、季节气候等因素，如夏天可以搭建露天的宣传台，而冬天则最好选择在室内。5 Y$ U0 e6 c. i F9 w
+ D; w/ @" B7 s; z9 x0 ? 8 H- g( m. U: R# m' G( ~' u/ B
! L6 Q8 q) N4 f5 K- J6 K- Q8．活动日程
& X& @8 E4 [* e/ R2 Q6 f/ {4 K* Y) P) g: f% V7 H8 _) J9 e
企划案里必须注明活动的时间与期限，从什么时候开始？到什么时候结束？比如在我国，几个盛大的节日———“五一”、“十一”、“春节”一般都是7天左右，这是商家的黄金时段，一般商家都要锁定这段时间进行大规模的促销活动。' A/ G. X: D* [) \( M' J" }& y
5 q B. u9 w, R% F2 B ' I% S3 Z2 O3 x. R/ i4 b
6 g4 B. P+ d9 _- U9．店面装饰
4 H" q8 V x( l3 |! @" ~% B- L3 v- |& G. h/ `
有时在做促销的时候，应对店面进行相应的装饰。比如过年的时候，大家都喜气洋洋，所以店面也应装饰的很喜庆，可以在店里、店外贴上“福”字，挂上彩球、彩练，播放欢快的音乐，营造一个喜庆祥和的气氛，从而吸引顾客。6 J( b1 {! R0 _. A
6 G% C% U! S3 b3 `& M
9 a$ K* V; s, h4 U; e4 |9 W
5 p& ]) E4 D' b' E10．宣传
; Y* s4 R! _ x t3 Y8 u3 J7 b1 F# Q$ e0 L- z- z# y
企划案里还应该制定具体的宣传方案，现在的宣传方式很多，要根据具体情况选择最适合的宣传方式。如前面确定了14万元的目标营业额，如果选用电视广告进行宣传，仅仅是广告费就要5万元，肯定不可行，如果选择报纸广告，也不是很经济，这时可以请一些工读生，在路口派发宣传的广告单。 : V1 U4 U; k7 [6 h/ R
7 ?5 b2 k3 o. f* o! H , z. g$ _1 e) Y7 z+ [/ Q
3 p( Y& z' L7 \* W
11．营运计划( b& T+ S8 ]# j" @& H5 L1 x
0 ?+ T# D ?: }
营运计划是整个企划案执行的动力，其内容包括人员的安排、器材的配备等。在人员安排方面，除了工读生以外，还要有现场的销售人员，而且需要几个销售人员进行轮班，如何轮班，如何分组等都需要在企划案里进行阐明。
+ [7 T* Z7 ~8 m7 x$ b1 q" |0 t$ n' l/ v5 ]
此外，在过年过节期间，百货公司的销售人员拿的是双倍工资，这样费用在无形中就增加了，所以人员的配备很重要。
z) n! r$ L" ^* M# {$ ~5 p* g" X/ w( E9 S) n, m% M8 L0 J! b2 l
6 a) O7 R; Z9 n0 }9 W
; f' N1 x8 r _5 L( a8 I/ L; N12．企划成效& h, D) e" j, f( @1 A& u9 W
4 I! g: D8 J ]8 ~! s- C当前面的步骤都完成之后，还要估算最后的收益，例如7天促销一共获得14万元的营业额，那么扣掉成本，可能有10万元的毛利，但是这10万元的利润当中，还包括百货公司的提成、广告费用、管辖费用、税金等等，等到这些都扣除了，剩下的才是纯利润，这个利润应达到企划的目标成效。
0 z* r) [5 f) o" P
5 j) k, V6 D/ l9 K+ V; J 0 z( f) u0 W7 R7 D; B W- U) g( y
: [) |# _, x1 x: K0 H8 K13．做企划案时的注意事项
/ Y7 Y' g$ q1 K3 |* T6 C, h; s u! |; O
在做企划案的时候，应注意以下两个方面：7 A: _2 R3 p0 d8 K# I
/ e: T& [9 z9 E$ H7 K* [. T+ E6 I) yA使用图线来说明
7 {% u/ D% }* Z6 A, X4 G$ q0 F; D. N* _& D, M
在做企划案的时候，应尽量用图像、曲线来形象地说明问题，例如计算前面所说的14万元营业额的纯利润时，可以用曲线图来呈现数据，用蓝色表示盈收，红色表示支出，这样毛利和纯利就能一目了然。6 y7 |5 `6 r; J4 b1 [$ a1 u: c. H( C
2 }9 g. i M% W& O: |B执行企划案的时间
% I. F [0 S4 S/ E8 M! o; f2 o" Z# ^+ @- V& Z/ A
在制定好企划案之后，要控制它的执行时间，如果太早，会造成人力、物力、资源的浪费，如果太晚，又赶不上预定的时间。以过年促销为例，如果农历年在1月20号过年，那么企划案在1月10号以前就应该制作完毕，在10号左右应开始执行，所有的文稿要定案，所有宣传单应设计完毕，送到印刷厂，印刷后交给工读生，这些动作一环接着一环，其中一个耽误了，后面的工作都要往后延，所以一定要掌握好时间。 5 d& y0 l7 F% y% P) p, t. R1 g
% h* Z* f9 y2 X% v' M ]
9 L. G; f- a% B6 O t" t- P
: Q$ S5 J2 Y4 C, O7 r9 |0 B5 x
; H, R" ~. R' R! g+ j8 Y6 ^* k' ^" |. M1 c( X
公文写作技巧' H1 P+ a, p. y
9 C; T" K5 z" v8 H& K: }. Q
. ?- @# _$ n5 E- C( j
% z- x# s" S; q `0 T% w1．公文的分类* l) i0 `1 a( n+ B
; }. P; x4 W, O6 x公文一般可以分为两类：密件公文和一般的公文。密件公文上面有一个秘章，表示这是机密文件，机密文件的抬头必须要写某某人亲启，亲启意味着只有本人才能拆启，就是秘书也不能代劳，所以秘书在收到这样的信时要把信件交给上司本人；一般性的公文是用来传递平常的信息的，例如某某公司举办活动，寄上一份公函，邀请大家到公司来参观等。4 b6 L: [+ R- M# M& }. j
6 v, t% R; `! f# k6 ?
1 q" O6 s$ K* X4 X1 N
9 _: E. K4 u% I4 v6 g2．公文写作的原则与注意事项) t5 _$ [) E4 \2 h* D
; p6 l0 e- {# y8 l4 P
在写作公文的时候，有一些注意事项需要了解：
. g) ?# o1 ^$ {; t1 [$ H X0 u. x1 w! {9 W7 D
' `3 G- m4 W( D( v! _1 R2 r
& `* B9 z" b+ L6 i B6 a5 n0 HÆ公文结构严谨、主题明确) C5 V& d2 i$ V7 j4 T$ _
( _' V' p8 x/ o" m+ Q
公文的结构要严谨，主题不能过多，一个公文尽量只有一个主题，如果主题太多，就会使接到公文的人不知道哪个是重点，哪个是非重点。所有的公文都要简明扼要，而且要采用条例式的格式，明确地指出自己的主旨是什么，目的是什么，内容是什么。
1 H( o" O0 J; p2 v) Z/ H0 |
7 A* L( Q' R* z: x- s ) u9 o; f6 i( y- p! ?9 o# V/ ^
" S: g! L F' e, R. ]* e/ c8 V
成语【举例】
* J3 I& Z) y8 O' l+ n4 u6 M' J8 @0 z: P7 A" T! U; |
一家企业要举办新春酒会，发邀请函给各个业内同行，本文由老秘网推荐，邀请函的格式简短，内容非常明确，第一，诚恳邀请各公司的总经理莅临指导，共享喜庆；第二，公司准备了明年的新产品样本，要赠送给来宾，所以请各位准时参加。
& H3 k; N" p5 |, Z% p3 r9 \) E: n6 c* `$ P% |! B# w# M2 [4 i
A用词得当
4 M& s# B/ i# M8 [0 }3 x4 O, f: r) m; q
公文格式简短，更要注意用词得当，平常多学习一些成语，正所谓“话不在多”，有时候一个成语就可以完全表达我们要说的一大段话，所以多用成语可以让公文简短有力。, T# }1 ?' H# C% k
5 x. e0 ?2 t* J: h' M0 N1 f* [
B使用正确的提称语
- k9 C! F, F5 d0 |3 H
1 c7 `0 }4 w' b0 T/ }如果公文是呈交给上级单位的，提称语要用“呈”，例如要送到政府机构的公文，信函上要注明“呈交某某单位”；如果公文是平行发送或者发到下级单位，那么提称语用“函”。标头的提称语不可以弄错，如果给政府单位的公文上写着函，就是对主管单位的不尊重了。( J8 q- U. Y( @! R: _# r! V3 h" ~
2 f' ^" p. g" U; Y% h
6 k8 M# i, a* c3 P9 {+ u
) L/ h7 f+ G6 Z/ r# d, n3．公文的格式
- s7 W- K$ T; c, Q8 F0 \0 d
- x/ X/ S# e9 g! J" W一般的公文具有固定的格式，主要包括版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、附注、抄送及印发时间。刚开始学习写公文的时候，可以参考以下范例，写了几次之后，就会熟能生巧，很快做到流畅化、规格化了，然后再在文笔上下一番功夫，就能写出很好的公文来。
# \+ [- g! M& R$ y/ m8 M |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
