办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

4 d4 k9 e" V. C" V, `加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设

& v& b5 a$ h3 V9 J9 N% D三、办公室办会工作基本规范
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1 w7 V8 A5 O- \# f四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责

（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

5 D9 n2 O6 g: T$ E联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：

- }8 t! N4 ^3 v. v0 C$ E行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：

# _+ L# E: `: b! q; i. q办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

7 s  V* g4 Q0 B+ d  X  f综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

& Q: r) j' ]% f) I一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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4 a  Z, X9 V3 P# h6 r  t2 @% }& _三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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$ H  w" N$ U1 E6 m+ Q（四）办公室工作对人员的要求

2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；

1 ~8 H* J8 I7 @# ?/ N* a; J0 n6 m四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求

1 ]; p. F6 B4 N6 j: @! d  C* @1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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+ @4 M0 Z1 B  C/ `/ b7 T政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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* r1 l3 c  f4 ~! S* h5 I, k踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

: k+ S0 n" y) Y+ w; V思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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0 Z) T4 U: a( T! m) `表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。

意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

1 Z; o1 S+ s/ I( j  b! |! g全局意识
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! D5 {$ E3 j$ s# X# B# M9 ]( [责任意识

创新意识
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奉献意识

信息意识

程序意识

8 }9 X5 b( {2 h. `学习意识
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- x5 l% D+ C* p: ]7 k7 ^* E（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目

1 S; D, [. u) V- [0 C1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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) e6 R) [' V0 Q# a/ s3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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4 N  r: S) H* r) T他是否很会安排时间?

4 e7 T: x9 G& ~6 s4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

( _8 w- f7 z$ z! }能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?

' ?& I9 V! u1 A6 `& E  N7．他是一个机智的人吗?
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# V3 B9 q  x" W( ^+ r9 i/ R7 Z能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?

# h4 f% ^+ Z* k' j9 v/ V- ~能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

0 E" d. I- F$ R领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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" X! m& U' w! ^; ?10．他在危急关头是否沉着冷静?
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+ E" W  f+ P2 c  K0 o9 H. Y* b- \当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

5 n, e4 Y3 H8 y: P3 b2 R7 e5 u领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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! \. x* Z4 n% r# a" s而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?
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- J! j2 O* v) ^  M$ J3 ?) B; N是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

% S1 K5 a# }" ?- a, v是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?

  I0 Z1 s- s: d2 w9 \能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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% T% j6 G# t$ X+ x* g8 E1 a能否准确地传达你的指示?

  H5 t5 ]0 F8 q* ^3 o" @6 H能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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, F- t) c, x6 Q* Y16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?

# M' f4 ]& P+ V! w领导测评办公室人员的20道题目

( h" Y" H: S. e+ \3 c17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

5 c" u( p3 I- }  S' ?2 T19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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& j3 K9 O/ ^7 h20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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8 ~8 k& ]6 q) {2 z0 l7 M7 c- B启示……
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二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作
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+ G& i% s& i+ @: o; ~" Z. d3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

' I2 Z1 X0 i" H/ {3 Q9 f; h良好的礼仪形象
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良好的电话形象
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; h( F0 \& n' p- R; L良好的文字形象
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良好的语言形象
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二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3 ?& P# n  ?( s3 q3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；

7 w8 J3 N. ]. K. O( \0 h6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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  B0 _" T9 a1 W  U& e( [; u( [7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范

) w. s3 W) x, f9 S% U4 s9 P! \（一）会议服务的基本内容会前准备工作

1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题

' a: P& X8 Z* C. i; b3 g$ K8 E3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算

% P3 R5 q! W& M/ t/ p6 Q2 o4 B（2）拟定办会方案

7 Y5 `; c) L0 F+ K. o- R5 t" ~（一）会议服务的基本内容

会前准备工作
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. l6 ?5 W/ s/ t4、确定会议的议程、日程和程序

; A" O0 C8 k. C: J$ Y0 V5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~