浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
  z% ^1 M; X: n+ [3 f; M# q
' ]  L7 u5 s7 |5 j* j　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

8 B7 [6 Z5 ~3 H: E　　一、秘书的职能
! r& z" k' G" h; y　　1.辅助决策
2 H- P: a1 x. A) O- \: @. B1 W
1 u1 U) R* }0 x3 R4 ^+ U) ?　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

8 O% u0 Y: L4 Q* O　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
" P& Z: e+ z1 K0 {
　　辅助内容的综合性

　　辅助时间的经常性
* x, h" @( t& ]- q; R3 k( j
　　辅助环节的全过程性

　　（3）、辅助决策的原则

) c. W; P& e0 P' Z( M! j　　超前原则

　　定位原则
8 t; a: q$ {, t2 |9 C) g8 g2 R5 k# l
　　信息原则

# ]4 L: `' {" j' t* \　　谏诤原则
, e0 W4 ^/ A8 R0 y: k4 `4 j& `" O
/ y. x; v( Y1 ^  m& ^+ b/ w　　（4）、辅助决策的过程
! ?& ~7 o% |: G% o
9 u$ q' s# d6 R　　协助领导确定目标
0 m2 s; y: E+ \
  A8 t3 ?: _) y' l& [　　协助领导设计方案

3 [8 P* h) X  t+ q　　协助领导评优选优

. z3 L4 n8 L% e/ I1 w4 j3 \　　协助领导实施反馈
, ]( c, s/ x& ^5 s! i) [" z! |/ }
/ ~" M8 h$ N5 I1 |) |　　2、协调关系

　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
7 [, F& y6 X- ]$ }
& L& Z, q3 {# q6 i- ~/ G: T: f　　（2）、协调关系的特征
+ [8 }+ g, \# @, E: x9 `
  \3 W. |1 t. c0 R7 F1 j7 P　　从属性

- D1 R7 H. J3 U& a; V- F0 W1 Y　　广泛性

7 a" |) b2 e* t* d- w　　间接性
7 m# V5 [% }  y& M; f$ G$ z. Z
6 L2 l7 T7 R7 L: G- ?　　（3）、协调关系的原则
* z& x$ L% _# H8 O4 p0 |3 b
1 H7 S0 o7 K+ c4 _: e0 ]  t, c　　政策指导

9 K. P* f" \! d5 I' w  W! f5 ]　　客观公正

' O5 n% K/ S3 ^/ G, X　　平等协商

* ~9 H) r1 b! k) [　　注重整体
& K0 X2 S% y) j* i
　　灵活适度

　　（4）、协调关系的过程
0 b7 a- w( B$ Z2 k
　　摸清情况
; R3 n& `' k+ m3 K8 m  L+ G) E; G) i
, B: [8 H. U8 N" U　　找出症结

　　恰当协调
4 T$ K- ?. t# A" r' F
0 U/ Z( r. E8 m: X　　督促落实

　　检查反馈
3 t, s. e% }( T7 ~( D7 a. b7 {+ X8 t
0 r) @, e! A6 P$ U, p7 _　　3、处理信息
) T; `+ j9 ^. \- L  }  S# A
　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
) E/ C  K7 A* `, O# K
8 H/ y- D( [" z　　（2）、处理信息的原则
: f# g+ `3 E; h6 i
  N  B4 `7 s1 N, f7 ~　　及时性原则
' S; `5 o# l4 t& j8 \' s- Q- G
# p" V! s( }- j4 {　　保真性原则

& n( I, _  q# U- H  x( L- H　　适用性原则

& ]. I3 z' X& ^4 S# B　　预测性原则
" k& q/ @  ]0 M' d" Y, v
8 P/ m( m9 O; \9 H- S　　（3）、处理信息的内容

' b. t& @, o7 c7 ?+ r* `  k　　历史信息

+ A& @# L, y3 S/ |. ?　　上级信息
4 u  R; B0 Z$ I" b+ m5 M
　　内部信息

& G0 G6 ^- k& T. {　　公众信息

　　社会信息

　　（4）、处理信息的过程

　　信息的收集

　　信息的加工
/ b/ I& H* X9 [8 Y1 C- D
+ b/ e$ n. \' z/ O　　信息的传递

　　信息的反馈

　　信息的储存
2 A6 r: n. @% b) u# l4 C
　　4、办理事务
/ H# M: `) f" o9 Z$ D+ H# o
7 P. f- H7 g9 [8 G8 n　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

9 }7 ~3 n  ]# s, h1 J7 C/ F5 A　　（2）、办理事务的特征

　　综合性
' i" s& F. e3 H* ^6 o$ Z: \
　　服务性
, B9 P0 ]. N. O! `, g4 m, M
　　繁琐性
8 m; a; L2 E) _! o3 w8 Y1 k
　　突击性
3 J) u, ]: R: g
　　（3）、办理事务的原则
9 [9 t4 N3 x$ I6 G
" j" T- R5 b) q- ^/ I2 N　　被动中求主动
6 W3 i2 z$ z5 P6 y3 ?4 B
　　原则中求灵活

　　繁杂中求规范

　　（4）、办理事务的程序
$ M( j; C8 S) d/ h! [% H
; q( N" U1 b. Y  }  N+ s! W　　自然程序
' @" H# _) N2 w9 p
　　理论程序

7 Y- ^$ s+ |6 N" ^% }5 O' x　　指令程序
! \9 T  A; T1 s, y
8 Z5 e+ P! B- c　　法定程序

　　技术程序

& Y% K" Z" `( O6 G　　习惯程序

　　二、秘书的职责
　　大致也有以下11个方面：

　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
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　　接待事务（来访接待、安排服务等）

　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
: R! G& D$ W: L, R8 o
　　行政事务
7 W# z2 ?. ^- t: K. J
* {6 e* Q+ n9 G+ Z　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
0 u) k; M! T+ R( n3 f/ e
1 m' y, E& t6 {  t) B/ `7 K4 c　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
2 @9 S0 {6 d& C3 X, Y
  P' ^! t5 ?( U1 L) X　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
0 H6 \, G7 v! z
) e. L; F/ _3 m; L# a　　写作事务（各种文体的写作）
% R0 J- ~( J! L! A
6 x2 m2 U- Q! Z8 Z" T　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
$ b$ f+ {$ O+ _* O+ s8 y) w7 z
　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

+ c) k  {3 N9 s2 j, n) p　　其他领导临时交办的任务