浅析如何做好办公室工作

近年来，随着社会经济的不断进步以及新形势发展的日趋需求，办公室工作的地位和作用也日显重要,任务日益加重，要求也越来越高，决不是仅限于文件转发、会议组织、车辆管理等日常工作，还涉及到来信来访、档案管理、政务公开等诸多工作，肩负着辅佐决策、管理事物的重要作用。下面结合自己三年多在办公室的工作经验，就如何充分发挥办公室职能作用并不断扩大服务内涵和提高服务质量等谈一下自己的粗浅认识。
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    一、存在的一些问题及弊端

% b9 m. w2 s" U: j/ s    在办公室工作的人，都有一个共同的体会，那就是办公室工作十分琐碎，既多且杂。而基层食品药品监管局，由于人员较少，办公室工作大多是一人在运作，事务杂，任务重，
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在这种情况下，工作中较易出现以下一些情况：
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1 H2 P7 |# O! ~/ x( ]    （一）缺乏计划性，事情稍多，就显忙乱，眉毛胡子一把抓。
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当多种急需办理的工作集中在一起时，往往一着急，就忽视了事情的轻重缓急，事无巨细，眉毛胡子一把抓，顾此失彼，结果因组织安排不当，影响重点工作，进而影响全局。

（二）工作缺少创新和超前意识。
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没有发挥好领导的参谋和助手作用，工作缺乏创新意识，只满足于应付领导交办的事情，交差了事，忽视了为领导出谋划策。
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7 O. }3 x# ?% i) Q% R  j（三）办事急躁冲动，在没有完全领会领导的意图，没有完全了解和掌握单位内部及外单位的准确信息的情况下，就贸然行事，结果造成上下左右的不和谐，给工作增加不必要的矛盾和难度。
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* c% E% h7 |1 T, u6 O. N    二、解决问题的一些方法

（一）转变工作作风、改进工作方法。

办公室工作千头万绪，每一项工作都与全局有着密切的联系。要做好办公室工作，首先一定要站在全局的高度上，理清思路，处理好全局与局部的关系，重点与一般的关系。尤其是在遇到工作任务较多的情况下，一定要冷静思考、分清轻重缓急，一件一件落实并排出时间表，统筹兼顾、合理安排，做到忙而不乱、紧张有序。这里所指的重点包括：牵动全局的工作、有关重大政策性的工作、涉及职工切身利益关系的工作、时间性很强的工作、矛盾容易激化的工作等；其次，要善于思考，善于总结，不断摸索工作规律，防止埋于事务堆中。

（二）解放思想、大胆创新

首先，在日常的工作中要敢于打破旧框框，革除陈规陋习，面对新情况、新问题，要勇于思考，敢于探索，大胆地推进工作创新。如：如何适应业务发展加大宣传工作力度，如何改进接待工作等等。有了超前的意识、大胆创新精神和灵活多变的手段，就能使办公室工作有声有色、富有成效。

8 ^  D2 \# q; b, v  H3 V$ I% b其次，办公室人员一定要有强烈的事业心和责任感，工作要脚踏实地真抓实干。要树立“细节决定成败”的意识，在日常工作中不能轻视小事。严格地讲，办公室无小事。小事办不好就成大事，大事办好了又成为小事。这就是办公室工作的辩证法。如果连平凡和简单的事都做不好，那么大事又何从谈起？换言之，小事过不了硬，大事就过不了关。因此，很多事情要眼看到、心想到、话说到、事做到，对那些看似细节的工作要亲力亲为，否则就可能出问题，给工作给单位造成损失。
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* n3 E* i% `, L# \# ~0 X- C. X第三、贴近领导思路，全面了解领导思维动向，要想领导的事，尤其要想领导想不到的事。办文应符合领导的意图和思路，要超越自我，跳出自己的圈子，关起门来把自己当成领导，站在领导的高度和单位大局的角度来构思立意，谋篇布局。要力求精耕细作，精雕细刻，精益求精。这样才能符合领导的要求，才能起到领导的参谋作用。
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第四、加强学习和不断更新知识。办公室人员不仅要注意政治理论的学习，还要学习政策法规，学习有关业务知识以及还要熟练掌握办公自动化。学习的途径很多，除了从书本中汲取知识外，还可以向身边的领导和同事学，也可以深入基层加强调查研究，从基层吸取营养，使理论知识与实践紧密地结合起来并加以灵活运用，这样才能取得良好的效果。
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7 b2 U/ d& b3 k" v, X- @$ f（三）综合分析，搞好协调，正确处理好各种关系
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办公室是机关的综合部门，是沟通上下的咽喉、协调左右的纽带、联系内外的窗口、传递信息的中枢、辅助领导决策的“外脑”、处理日常事务的“手足”。它的职责，决定了它必然要与各股室、各单位建立经常的联系。因此办公室人员一定要做好上下、内外的沟通协作以及收集准确及时的第一手信息资料。
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首先，要始终把全心全意为各科室、基层单位服务作为自己的宗旨，主动热情、尽心尽力地为他们服务，并经常向领导反映他们的意见和要求，积极帮助他们解决实际困难。

其次，要注意办公室工作要以事业为重，不能掺杂个人感情，凭个人意志办事，要做到对待工作热忱，对待同事真诚，对待前来办事的人热情，杜绝“门难进，脸难看，话难听，事不办”的作风，堂堂正正做人，清清白白处事，踏踏实实干事。
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第三、对各种信息及调查材料不能简单地照抄照传，而要进行“深加工”。做到“由此及彼，由表及里，去粗取精，去伪存真”。只有准确，才能真实。只有真实，才能给领导正确决策提供有价值的参考依据。也只有真实，才能避免工作上的失误和损失。

: n  y: _* U4 A% `综上所述，当一名合格的办公室人员应当力求做到：努力学习不放松，勤奋工作不懒惰，困难面前不退缩，受到挫折不气馁，工作到位不错位，参谋成事不误事，服务主动不被动。   
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由于我还是单位出纳，刚接手，非财务专业的，吃了不少亏，开始总结一些想到的东西：
1.自己造的日记账里要完善一项：挂账人，**上谁花的，登记谁。
4 z4 V: L- y8 C! h8 u1 _2.关于明细上不再罗列，而使用超链接的办法，需要看明细，就可以找到，不乱。
3.关于油料费。为了对付司机乱跑，提高节油意识，下个星期把8个司机的车的每公里油耗、油箱大小、车辆购置时间做个统计。不搞耗油糊涂账。搞个表单，去过的地方，把行程写明，车上载客有人证明签字。
) G3 h8 n* {' k+ L3 g1 `4.关于差旅费。出差花费除了我填写报销单外，额外花费必须有“＊＊采购请示单”，否则置之不理。
4 [# B1 Z0 E3 a/ e9 K5.关于购置办公用品。由于不是我一个人采购，为了限制胡乱采购，必要的程序：单位三巨头的签字（＊＊采购请示单）→财务室备案→我给钱报销（违反程序者罚款采购费的10%）