如何做好新时期乡镇秘书工作

　改革开放三十年经济建设取得了举世瞩目的成就，人民生活水平日益得到提高。在这个新的世纪、新的千年，知识经济蓬勃发展的时代，作为必须尽一切可能满足适应不断变化发展的领导需要的秘书工作来说，同样面临着新的机遇与挑战。
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" X7 ?( o: e3 a* \: p　　而在这种新形势下，乡镇秘书工作应随机应变，不断做出自身改进，不断创新，与时俱进，以适应大时代变化的洪流。

　　一、三十年乡镇秘书工作的巨大变化

　　现代中国的基层秘书工作，在80年代以前，基本上都是封闭守点， 各自为各自的领导稳定服务。论政治可靠，遵守纪律，埋头苦干，勤勤恳恳，无私奉献的高尚职业品德， 可以说基层秘书队伍是首屈一指，堪称模范。至于他们的工作方式，业务开拓，发展就缓慢多了，大部分是几十年一贯制。然而，党的十一届三中全会召开之后，乡镇秘书工作有了飞跃性的发展。
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　　（一）秘书的工作内容已经从以文书档案管理为主，转变为以信息调研、检查查办为重点。秘书工作在“为基层党委和同级领导服务，为同级职能部门服务，为人民群众服务”的指导思想下，在新时期的从偏重于单纯办文办事转变为既办文办事，又出谋献策；从单纯收发转递信息转变为既收发转递信息又综合处理信息；从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务。秘书工作重点从原来的文书档案管理工作，转移到信息调研和督促检查上来。
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　　（二）秘书工作手段已从传统的人工操作变为愈来愈对的使用电脑等现代化设备和技术。那些大量的、日常性的文书处理工作（如打印、文字处理），要加快工作节奏提高工作效率，不得不摆脱几千年来的手工操作方法，而采用先进的现代化技术设备。西方的先进办公设备——如电脑、复印机、传真机和先进通讯设备、新技术的应用使我国办公手段上发生了一次飞跃、一次变革，它不仅使人们从繁重体力劳动中解放处来，还大大提高办事效率和质量，也大大推动了办公现代化、自动化的进程。

: l) g. f9 M9 D　　（三）秘书工作范围已从管理机关内部事务为主变为公务协调机关内外关系并重的局面。当前，秘书不仅承担行政管理中的机关内部管理事务，还承担了机关的迎来送往，多方联络的“外事”工作，工作范围比以往有较大的扩展和开拓。
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, L$ s! C- W/ w) {: `% P　　（四）秘书工作从忙于自身工作转变为重视自身建设、注意不断提高人员素质和能力水平。秘书工作的自身建设，首先是成员结构的整体优化，秘书应具有办事型、技术型、参谋型、综合型、公关型、秀才型各类型人才的优化和组合、合理搭配，以适应秘书各项工作的要求。秘书工作的自身建设，包含管理部门加强“以人为本”的管理工作，加强科学制度的建立与执行，实行激励机制，尽可能满足工作人员的物质与精神需求，以充分挖掘、发挥人员的潜能与工作积极性。另外遵循“行为科学”的原则，做好秘书部门人员的思想、组织工作，增强人员凝聚力、向心力，提高人员素质，也是提高秘书工作效率和质量的一个关键。

1 K" ~$ I, K: K　　二、传统秘书与现代秘书的根本区别
   
　　（一）智能服务是现代秘书与传统秘书的根本区别
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　　传统秘书的职能除文书撰拟算是比较高层次的服务外，其它的服务大多都是低层次的事务性服务。比如传统的“三办”，即文书的办理、整理、立卷归档，会议的组织，接待工作、值班工作、信访工作、印信管理、车辆调度，甚至还包括后勤服务等，被社会公众看作是跑腿的、办事的、打杂的。

　　现代秘书的职能是在传统的事务性服务的基础之上，进一步加强秘书的智能服务职能。它是以调查研究为方法，以信息工作为基础，以参谋咨询为方式，以辅助管理、辅佐决策为根本内容的。
   
　　（二）主动服务是现代秘书与传统秘书的重要区别
   
, Q5 i* m3 g2 G9 v& C　　秘书工作具有突出的被动性，这是其与生俱来的、不容置疑的属性。因为秘书活动不是一种独立的职业，它依附于、受制于领导活动。但是，现代秘书活动包含主动与被动这一对基本矛盾。传统的秘书侧重于被动性服务，领导让干什么就干什么，让怎么干就怎么干。而现代秘书还强调秘书主动性、创造性地开展工作。
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　　（1）在辅佐决策中提供主动性服务。即在秘书工作中，主动地为领导的决策提供有价值的信息，为领导决策服务。主动地参谋咨询，适时、适地发表自己的独立见解，提出意见、建议供领导参考，充分体现秘书的智力补偿作用。
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　　（2）在日常工作中提供主动性服务。在信息工作中，发挥主观能动性，通过不同媒介、载体、途径，主动收集与本组织有关的各种有价值的信息，随时随地为领导各项工作提供所需的信息;在文书工作中，应主动催阅、催退，主动催办、办复，主动将办文结果向主管领导和来文机关汇报。在查办工作中，可以根据自己看到、听到、查到的一些无人过问或解决不力的问题主动向领导提出，经领导人批准、批示后进行查办工作。在查办过程中发现的问题、不完善之处，不应只是简单地传递信息，还应主动进行智能加工，找出原因，提出意见、建议，提供方法、措施，以供领导参考。在信访、协调等工作中也都有主动性服务。
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　　三、切实做好新时期乡镇秘书工作
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$ y. e  U( X: C, L　　社会的进步,知识经济的蓬勃发展,乡镇机构职能的转变,对人们现有的工作方式、思维方式、生活方式甚至领导决策活动等都产生了重大的影响，乡镇秘书工作也将受到不小的冲击和挑战。这给新时期的乡镇秘书工作提出了新的更高的要求。

. I. n3 e+ q) f& {+ ~　　（一）把握政策，找准位置，充分发挥职能作用

　　1.超前规划，被动中求主动。秘书工作的从属性决定了它的被动性，但被动性不等于被动应付，作为乡镇秘书，一方面要努力树立参谋助手意识，想领导这之所想，谋领导之所谋，切实增强服务的主动性，另外，要自觉围绕领导意图，站在全局的高度思考问题，找准上级精神与本镇工作的结合点和切入点，换位超前思考，不断提高自己的认识水平，政策水平和工作能力，使参谋服务更加准确。
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　　三要培养自己的操作能力。随着科技的发展，现代设备在乡镇的普遍使用，这就成了现代乡镇秘书工作者必备的基本能力。运用办公自动技术可提高信息收集、处理、分析和传递的速度，有助于辅助决策。作者：钟华国

乡镇工作是党和国家在农村的基础性工作，其效果如何直接关系到党的路线方针、政策在农村的的贯彻执行以及党和国家领导的实现，加强与重视乡镇工作显得尤为重要；而随着形势的不断发展，对于从事参谋服务性质的乡镇秘书工作的要求也越来越高，因此，在新时期乡镇秘书如何不断提升和改进工作实效，最大程度地服务乡镇工作显得尤为关键；笔者结合乡镇秘书工作实践，就如何加强乡镇秘书工作谈谈自己的看法。　　
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& O  {4 R: H( w- J( l& W! ?* L! i    一、乡镇秘书要准确定位，树立服务意识、大局、超前意识。　　
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3 b/ }3 K2 x8 z. q- v7 L4 k    （一） 树立服务意识　　

& ]( N& o2 K+ m; n3 \3 k  w* T     搞好服务是乡镇秘书工作的基本职能，主要表现在为领导工作服务、政府日常工作服务、基层广大群众服务。乡镇秘书工作承上启下、联系左右，服务工作不是一朝一夕的事情，始终贯穿党委政府各项具体工作开展的全过程。因此，作为乡镇秘书，树立好良好的服务意识是各项工作开展的基本前提，其次要认真扎实做好服务工作，在工作中坚持不断总结和积累工作经验，围绕以“提升服务层次、提高服务质量水平、改进服务方式方法”为中心，坚持不懈，服务意识就能逐渐培养起来。　　

     （二） 树立大局意识　　

* c# j+ e9 ?; H3 R% m6 l- e     只有深刻认识、理解基层党委、政府的主体地位和重要作用，全面迅速了解各项工作，牢固树立大局观，才能真正发挥好乡镇秘书参谋助手职能。一要树立大局意识，学会站在领导的高度，思考问题，自觉服从领导，服从大局，把发挥主观能动性与增强服从意识有机结合起来，自觉做到事前参谋、事后服从、不出杂音、不唱反调。二要谋大局、识大体，迅速适应秘书角色，融入全局工作，讲究相互促进，通力合作，为乡镇工作开展发挥实效。　　
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+ c, i& h+ q2 j" n* b( [    （三） 树立超前意识　　
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     所谓超前意识就是先行思考，提前计划，将大量工作做在领导需要之前。先有领导后有秘书，秘书工作的从属性决定了其被动性，这就需要我们树立在“被动中求主动、服务中求创新”的思想，而不能被动接受工作、疲于简单应付的心态。要找准上级精神与本乡镇工作结合点和切入点，勤于思考，勇于实践，不断增强自身工作水平，更进一步做好参谋服务工作。当前随着我国“三农问题”、“社会主义新农村建设”等问题的愈加关注与重视，中央各项惠农政策出台与落实越来越多，作为乡镇秘书，如何有效协助领导高效、准确、及时地完成大量性的具体工作，推进乡镇经济文化建设工作不断向前发展是首要任务，而具备一定的超前意识，善于在平时工作中做到“有备无患，用一备十”的工作观念则是关键所在。　　

$ \* Z: w3 i" Z+ a+ W     二、乡镇秘书要明确职责，把握工作熟悉度、灵活度、树立政治敏感度　　

     （一） 把握工作熟悉度　　
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9 ~7 i9 ?4 @) v( n4 H8 {  G  I& u     秘书工作是辅助领导和领导者综合情况，以传递信息、日常事务管理、协调关系，以办文、办会、办事为主要内容的助理性工作，因此，只有加强对乡镇全局工作性质、地位、作用的认识熟悉程度，才能有效协调各部门单位工作开展，才能更好的为各部门单位、基层群众服务，促进乡镇工作正常有序运行。准确把握各部门具体工作职责、工作流程，在日常接待和；解决处理相关工作事务中，一要严谨细致工作，据实情、讲实话、创实效、分主次，知轻知重；二要吃透上情，及时请示反馈，办事才有方向，摸透下情，讲究规矩程序，办事才能有对号入座，有的放矢。　　

     （二）  把握工作灵活度　　
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8 c" }0 k# I% Q) R     乡镇工作门类众多、事情复杂，工作量大，在保质保量完成相关工作的前提下要灵活有效协调好各项工作的开展，分清主次，把握中心工作，明确当前阶段中心任务，促使乡镇工作开展井然有序。而具备综合协调能力是秘书工作的重要内容，要注重协调的方式方法，根据对上、对下、对内、对外的不同对象，把握好协调艺术，以提高协调实效，要及时化解、疏导工作的中的矛盾，形成合力。要讲政治，顾大局，多沟通、常联系，把坚持原则的坚定性与工作方式方法的灵活性有机结合，提升把握全局的能力，在灵活处理工作中实现服务质量的进一步统一。　　

     （三） 树立政治敏感度　　
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      乡镇秘书工作，若没有政治上坚定性，就没有思想和行动上的统一性，就更谈不上为民服务。因此，秘书一定要有高度的政治敏感度，基层党委政府是党和国家各项惠农政策具体落实的前沿阵地，只有熟悉了解党中央各项方针政策的出台落实，时刻注意关注国际国内发展形势，与时俱进，才能在服务于基层工作中不偏主题，不失方向，不折腾。要善于从政治上观察分析和处理问题，大是大非面前始终保持清醒头脑，不能人云亦云，见风使舵，随便发表议论。因此，作为乡镇秘书，要通过不断加强党性修养，坚定政治信念，树立正确的世界观、人生观、价值观是长期服务于基层工作的精神立柱，源头活水。　　

       三、 乡镇秘书要提升素质，具备学习、社交、业务与调研能力　　
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' U) s& q, Q  V# h     （一）学习能力　　

1 F# j: q: {  U3 a' O      知识是人类进步的阶梯，而知识源于不断的学习积累，21世纪是信息技术高度发展时期，只有坚持不断学习，提升自身素质，符合新世纪时代人才需求，才能避免淘汰。一要加强政治理论学习。认真学习中国特色社会主义道路理论知识，如邓小平理论、“三个代表”重要思想，科学发展观重要阐述，以及党和国家的路线方针政策，理解和把握精神实质，不断提高政策、理论水平。二要加强传统文化书籍品读。多读历史经典、文学经典、哲学经典、伦理经典，培养健全道德品格，吸收前任在修身处事、治国理政方面的智慧经验，养浩然之气、塑高尚人格，不断提升自身人文素养和精神境界。　　
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     (二)社交能力　　
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     当前社会交往已成为各阶层的重要活动，社交能力对于秘书工作同样重要，具备一定的社交能力，不仅可以开阔视野、增长知识，博采众长，丰富自己，而且在办理公务，联系事务中，一定的社交能力能够帮助帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。因此，乡镇秘书一要学会与各级领导、同事打交道能力。不仅有利于各项工作的协调开展，而且与同事之间的良好沟通，能够保证工作上齐心协力，，通力合作，提高工作实效。二要学会与群众打交道能力。乡镇工作的目的是落实党中央各项方针政策，服务于广大人民群众，在和谐共建中提升百姓幸福感，满足其物质文化需求，而乡镇秘书如何做好自身服务工作，当好领导的好助手好参谋的关键在于学会与群众打交道能力。乡镇工作的服务对象大多是广大群众，如果我们不能察民情、民心、民意，各项工作开展就会成为无源之水，而破解工作难题在于我们乡镇放活用活各项政策，真正了解百姓的真实想法，积极思考百姓所提出的各种意见，解决百姓之忧，而这一切的工作立足点关键在于建立起于百姓沟通渠道，了解他们的迫切需求，鼓励他们积极参与社会主义新农村建设的各项工作，建立百姓对乡镇工作满意度与其生产生活水平不断提高的双赢模式。　　
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    （三）业务能力　　
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      一个出色的乡镇秘书，一定具备优秀业务素质，不断提升自身业务水平，如农村工作常识、电脑操作基本知识、科学文化知识、一定的文字功底与语言表达能力、恰当的工作方法；只有具备了一定的业务能力，才能保证各项工作能够按时按量完成，只有具备了优秀的业务能力，才能不断提升工作实效，创造出更多的工作实效。做好秘书工作，不能局限于自己的“弹丸之地”，要有前瞻的眼光、开阔的视野，随时掌握各级政府单位秘书工作的新动向，学习新思路、树立新观点、汲取新营养，丰富思维，实现创造新的工作能力。及时回顾反思前段工作，总结规律，理清思路，将自身所学所思与实践工作多作对比，围绕领导所关注的难点、热点、重点问题，广泛深入的调查研究，从宏观角度推动理论与实践结合的创新，才能在提供给领导文字材料中体现真问题，为领导决策发挥正确作用。