文秘人员到底应该具备哪些能力

　　文秘，按字面理解，就是从事文字工作的秘书。他工作的对象是文字，将一个个文字排列组合成一篇篇文章。那么，文秘人员到底应该具备哪些能力呢？笔者认为，合格的文秘人员应具备五种能力。

! f* n3 q' h* C/ M3 h, }　　一、善于写作

　　善于写作是文秘的立身之本。不善于写的人无法成长为合格的文秘。文秘要把提高写作能力作为自身能力建设的核心，一切能力都要为着提高写作能力而展开，否则，就会舍本逐末，失去立身之本。文秘的写作能力集中体现在写作公文的能力上。这种能力，不是生来就有，也不能完全从学校或书本获得。大部分人都是走上文秘岗位后才开始从事大量公文写作。因此，写作公文的能力必然经历一个从无到有、从弱到强的过程。我把这个过程大体分为三个阶段：敢写，能写，善写。公文是用于公务的文体，它与散文、说明文、议论文等有较大区别，但也有共通之处，在掌握这些文体基本表达手段的同时，熟悉公文的特点、格式以及行文的规律，就能写出较为规范的公文。因此，初次写公文，一定要彻底丢掉“怕”字，大胆的写，头几篇公文起草可能用的时间很多，写起来很费精神、气力，质量也很可能不高，但只要努力坚持下去，勤奋写作下去，用心写好每篇公文，就能顺利的由“敢写”进阶到“能写”，再由“能写”进阶到“善写”。

4 y4 c4 [( U3 l3 ~4 v% m　　二、善于学习

　　学习是升华德行、完善人格、锻炼品性、提高能力的重要途径之一，善于学习本身也是一种能力。学习，对于每个人、对于人生的不同阶段、对于不同行业的人来说都非常重要，对于“码”文字的文秘来说尤为重要。学习有两种途径，一种是直接学习，一种是间接学习。直接学习只有一种方式，那就是实践，实践，再实践，在实践中发现，在实践中探索，在实践中磨练，在实践中提高。间接学习有许多方式：以人为师，《论语》曰：“三人行，必有我师，择其善者而从之，其不善者而改之。”我们要向领导、长辈学习，学习他们深邃的思想、完善的思维、稳重的语言。向同辈、同行学习，学习他们从不同的角度、不同的高度、不同的深度看问题、想问题、解问题。向晚辈学习，学习他们敢于梦想、敢于破旧立新的创新意识、超前意识和打破常规的勇气。以书为师。古今中外，诗词歌赋，天文地理，社会科学，哲学政治，都要广泛涉猎，做到博古通今，穷经皓首。要学习公文写作知识，掌握公文写作的格式、规律和技巧；学习政治理论，了解党的最新理论成果，把握党的基本路线、方针、政策；学习时事，熟悉国内外新近发生的重大事件特别是政治事件；学习所在部门涉及的法律法规、具体业务。以物为师。“一花一天国，一草一世界”，我们要从天地万物的变化流转中领悟真理、获取智慧，获得写作的灵感和源泉。

　　三、善于思考
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　　文秘的最大价值、最高荣誉莫过于起草高质量的公文。而高质量的公文离不开文秘善于思考的能力。一是要融会贯通。起草公文一定要准确吃透领导思想，充分领会领导意图。对领导不完善的思想要充分完善，对领导高屋建翎的简单架构要具体化，对领导最新的观念要深入阐述。在体现领导意图的同时，要与当前主流方针政策融会贯通，与法律法规融会贯通，与工作现状融会贯通，与群众需求融会贯通。二是智虑周全。要养成缜密的思维习惯，公文该涉及的情况要一个不漏的予以介绍，该分析的问题要一个不漏的予以分析，该采取的措施要一个不漏的予以权衡。起草的通知要简单明了，规划要统领全局，调查报告要准确可行。三是要心细如发。公文起草后，要检查公文是否体现了领导意图、符合法律法规、顾及实际情况；检查是否把想要表达的思想充分的表达出来；检查文体是否贴切、结构是否合理、逻辑是否正确；检查行文遣词是否精当、妥贴；检查是否有病句、错词、错字、别字、漏字现象；检查标点符号是否使用正确，检查大小标题序号是否准确、装订页码是否按照顺序等等。

7 C' q+ W& s7 q* A* e# U% j9 p　　四、善于吃苦

　　文秘工作是苦差事，要想成为合格的文秘，必须要善于吃苦。一是要吃得起苦。作为文秘，接到突发性公文起草任务司空见惯，加班加点起草公文也是家常便饭，有时甚至要通宵达旦加班。当一个新的早晨来临，文秘人员收拾起所有的疲惫、困乏，强打精神投入新的一天的工作时，个中滋味只有文秘人员自己最清楚。因此，要树立既然选择这一行，就要咬牙坚持下去的信念，善于在苦中寻找乐趣，在苦中发现乐趣，在苦中享受乐趣。二是要专注如一。要谨记“只乘一条船，只走一条路”。因为再健壮的人，也难以同时攀登两座山峰，再迅捷的双脚都难以同时奔跑在两条路上。不管是被动还是主动，既然选择了做文秘，就应该沉下心来，专心致志地把全部的时间和精力投入其中，而不应该瞻前顾后、朝三暮四、患得患失，“一山望着那山高”。否则，就会在迷惘中迷失，在迷失中失落，在失落中失败，在失败中出局。三是要有责任感。公文有明确的时限性，文件什么时候印发，讲话材料在哪一天的会议上使用，工作汇报什么时候向上级递交，都有具体到天的要求。这就要求文秘必须要有高度的责任感和强烈的时间观念。严格按照要求在规定期限内起草高质量的公文，以确保不误文、不误会、不误事。有高度的责任感才能圆满完成任务，有高度的责任感才能得到领导的肯定和赏识，有高度的责任感才能获得自身良好发展。

) ^7 U0 X) k* p& @) N) A2 C) ]　　五、善于自励

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秘书工作还有八个不准,也要记住:
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" }8 D" L3 c& V4 m% V  p8 h9 u7 C 不准以自己的特殊工作条件或借领导机关、领导干部的名义办私事、谋私利；
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: ?- `3 R9 P& C  I0 K  @$ ?/ Z0 g8 C　　不准以超越自己的职责权限范围干预干部选拔、人事安排、政务决策与管理等党政事务；
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　　不准自作主张代领导干部答复处理问题，未经领导同意擅自批示文件，在传达领导指示时夹杂个人意见，在作新闻报道时，向新闻媒体提出违反规定的要求；
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　　不准插手任何形式的经营活动，特别是插手与领导干部职权有关的工程项目承包和物资采购活动，或者从事有偿中介活动；
　　
8 y* v8 b& s8 d3 Q$ J2 Q6 g　　不准接受或者代领导干部收受礼金、有价证券和贵重礼品；
　　
, k. k9 z2 D  d& M' Y) }- y/ F# d8 x　　不准泄露、传播组织尚未公开的信息，泄露领导干部在讲座工作过程中的各种意见，或参加重要会议及活动时尚未公开发表的讲话；
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　　不准将机要文件私自带出办公室，或者将机密文件中的内容或内部机密向家属、亲友及其他无关人员泄露；
　　
9 V* f# W1 n' M* ^　　不准下基层时向接待单位提出或者暗示特殊要求。

文秘工作是苦差事，要想成为合格的文秘，必须要善于吃苦