老秘答秘书在公关活动中要做哪些工作？

网友问题：

秘书经常参加一些公关活动，具体要做些什么？

0 e  ]+ F7 l. X) {老秘观点：

* `2 H3 S1 h$ ^: @1 P' Y0 b; E; h一、组织专题公关活动
　　在公关初期，公关活动的主要任务具有扩大组织的影响，提高组织的知名度，提高公众对组织的认知程度，增加组织的吸引力;实施双向的信息交流，有效地进行组织与公关对象之间的信息沟通。
6 S% c6 Z/ w" [9 Y　　在组织推出新的产品、新的服务项目、新的经营方式时，要及时利用各种形式的公关活动进行宣传介绍，消除公众的观望心理，诱导他们做断的尝试。
2 E- O+ i1 I; S7 J2 {2 ?+ C. f　　在组织发展顺利时，公关活动要宣传已取得的成绩，进一步扩大影响，强化组织在公众心目中的良好形象。
. m; ~$ U! F# I8 J& _; b+ Z9 U　　通过公关活动的开展，使组织付出的努力让社会知道，在公众的心目中树立良好的组织形象，提高组织的竞争力。

　　二、采集信息
5 @6 d' }( e2 Q5 O; o% W( G　　秘书人员应及时搜集与组织发展密切相关的各种信息，并及时将信息和对信息的剖析反馈给组织的决策部门，提供决策咨询和建议，以更好地发挥决策参谋作用。
' W5 n2 W+ g0 H/ {　　秘书人员应采集以下几方面的信息：
　　1、收集政府决策信息。政府的方针政策直接关系到组织的发展战略和经营方针，因此秘书人员必须注意收集和研究政府的决策信息。
　　2、收集法律法令信息。秘书人员应熟悉法律条文的修订和颁布情况，以便决策时依法规范自己的组织行业，帮助组织取得合法的权益，减少不必要的损失。
" _! ]# Z: T3 @; y# [8 e0 J　　3、收集新闻报道中与本组织有关的信息，以便及时将单位的新情况、新动向，通过新闻媒价传播出去，吸引公众的注意。
　　4、注意收集公众对组织的机构设置、管理水平、人员素质、办事效率、服务质量，以及产品质量、品种、价格、包装等方面的评价。只有把握组织在公众心目中的整体形象方面的信息，才能对组织的发展作出正确的决策。
" }6 B1 C9 a& d( L+ D! R: G　　5、公众信息收集。要赢得公众的信任与支持，必须了解公众的需要和要求，了解他们的分布情况，了解他们对服务或产品的意见等。
* w$ V2 D/ M6 ~, v0 T7 x9 m% v& K　　6、秘书人员还要掌握竞争对手的情况，了解竞争对手的人员配备、技术力量、管理方式、产品质量、销售服务情况、资金实力等方面的信息。
+ J7 c) |" J4 n' ?
　　三、做好组织内部的引导协调工作
　　现代社会组织是一个开放式的系统，其各要素与社会环境之间的协同作用是非常重要的。
& N$ @, c0 U3 H* E5 I" {: p　　因此，应教育引导内部员工珍视和维护组织形象，牢固树立组织的公共关系思想。秘书人员要使广大员工懂得，组织良好形象的建立，不仅仅是少数领导和公关人员的事，它需要全体员工工共同努力。
1 L- u& _- F6 H1 o1 w& l# U　　1、树立公众利益第一的观念；
. ?! Y9 \1 Q" R: L2 P# o　　2、保质保量完成工作任务，为社会提供优质产品或优质服务；
% D( }; A1 R  K8 q7 Z　　3、使每一名员工都成为一名公关人员，能积极主动地向外界公众传播介绍本组织的服务项目、服务方式、服务特点和各方面的成就，树立良好的组织形象。
% ^* g% {& {& Q　　4、教育和培训员工懂得公共关系知识，掌握公关实务和技巧。
6 e8 Z0 E2 C6 f8 v2 \( Y  f
% e9 W) I6 j7 M$ H% k* C( u( `　　四、做好组织处部的协调工作
　　公共关系就是组织与社会环境之间的一种协调沟通机制，即运用各种协调、沟通的手段，为组织疏通渠道、发展关系、广交朋友、减少摩擦、调解冲突，为组织的生存、发展创造“人和”的环境。