1、邀请书概念 2 e; V2 h7 r+ _8 w6 Z+ O+ @: p6 S
邀请书又叫请柬或请帖,是为了增进友谊、发展业务,邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出,邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动,也会使用邀请书,作出正式的邀请。% d" l' h8 P/ K+ M
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2、邀请书的结构
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% u7 T2 Y, [0 }+ v' e5 a 邀请书的结构一般由五部分组成:标题、称谓、正文、结尾和落款。 2 l3 E1 J$ P* b4 ~4 u
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(1)标题
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第一行写标题“邀请书”三字,并要居中。 7 y8 l/ U0 q* v; }3 }& b- L
3 O, u5 t9 w' E7 N8 L (2)称谓 0 Q3 E. b) N: ]+ W; y; F8 {- n
# a! q3 k* m/ B, n, H; P) L- }/ D 换行定格写被邀请者姓名或单位名称。 1 ]- J0 p- e0 P+ x9 n, k1 ^
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(3)正文 9 I% k \- E' N' F( F/ o
5 P) q+ [. U! I. F 这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点,以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请,还需写明被邀对象和人数。 ; F: `; a, D1 j3 K1 j/ K/ V
. p% q1 q% s$ E6 n+ }/ {, j4 E, L 正文应特别注明的内容:
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附券:如有参观、文艺活动,或有礼品赠送,应附上入场券,或者领取礼品的赠券。' }! ]/ Q# a. c. s9 r" }
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宴请:如有宴请,应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样,并注明“席设”何处,以及入座时间。
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特别提示:如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船,应交代路线及有无专人接站等。" W V0 b/ x: v4 V- i, A& k3 P
& \4 Y w2 y7 J: F; B5 L ? (4)结尾 6 b& H6 c% J) S
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结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意,一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。 , ~6 K6 _3 P& \. t( K7 W4 C' C o( T
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(5)落款
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在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章,个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。
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' p* f- [, ` W9 {7 u, E 3、发信时间
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2 u0 v' x1 D9 S! O 通常,它应当至少在一周之前到达对方手中,一边对方有所准备。“临阵磨枪”,打对方一个措手不及,不仅给对方以逼人就范的感觉,而且也是非常不尊重对方的。
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, y- Y' {7 y+ T. K: b 4、实例示析:(学校庆典活动的邀请书)
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邀请书, V# l7 Y& T$ f7 h/ c
1 M3 v! `( g5 d) z# a ××大学校长:
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今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时,在我校大礼堂举行校庆庆典。8 j( W5 r, i8 `: `
: t/ `7 O, V9 \8 h# I: P 敬请光临9 [7 c; J+ ?- r) s- ?5 N0 n
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××学校40周年校庆筹备组: e) E3 E' A5 ?' P& T: j
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×年×月×日1 y8 p5 a# h# n) M F6 N
) t, y) h( d- E+ q$ Z 5、对邀请的回复" D5 J% c/ }/ S; [1 `- T: M+ y
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对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后,无论接受与否,出于礼貌,都必须及时答复。通常,应当在接到邀约之后三日之内回复,而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁,无论是否应邀,语言都应十分热情。一般用第一人称,且必须签名。
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基本内容包括:8 C* }% _, C. e4 @1 d: A' _5 ]' l
4 G3 I" d3 [. M; p0 U (1)感谢对方的邀请。1 G( |# u- C I
4 @/ w- x! C, X3 T' E (2)愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。
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(3)表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。! \7 C) d- X* d, s5 S
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如:* ~2 [- ^2 S4 _! I# O0 _
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答复函
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××先生夫妇:
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非常感谢你们的邀请,我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。
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9 O/ D+ l8 N! _0 h7 L' [! u 此致( t' I/ W+ n6 |# L
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敬礼9 @4 T @; `8 h, V; _) o
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" q& O: J: W3 X Z; g* z1 L6 E ×年×月×日! E( K# J7 N& d$ G' Y
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