公文处理和会务工作培训提纲

泸州市秘书 · 发表于 2012-8-10 21:58:22

同志们：
公文和会议是党委、政府传达政令、统一思想的重要工具。办公室是党政机关的神经中枢，是参谋部和指挥部。参谋和指挥，很大程度要靠文件和会议来实现。办文、办会是办公室工作的“重头戏”，是机关十分重要的日常性工作。公文处理和会务工作的质量和水平，关乎党委、政府的形象，关乎党委、政府决策的贯彻落实。
根据会议安排，今天我和大家一起探讨公文处理、党委系统文件改版和会务工作。

公文处理

公文处理不仅仅是“收收发发”，它是包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。限于时间安排，我们今天重点探讨行文规则、文件校核、文件审批等方面的内容。

一、公文的含义和主要种类
（一）公文的含义
党的机关公文是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具”。
国家行政机关的公文（包括电报）是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
今天我们所讲的公文主要是狭义上的公文，即党政机关处理公务时所使用的公文，也就是我们常讲的“红头文件”。我们日常公文处理主要依据是《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》以及《国家行政机关公文格式》。
（二）公文的主要种类
法定文种是由《条例》和《办法》确定的。文种的名称具有概括文件的性质和表明文件的运行方向及制发目的、要求等重要作用。
党的机关公文有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。
国家行政机关公文的种类主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。党的机关公文多了决议、指示、公报、条例、规定5种，行政机关公文多了命令、公告、通告、议案等4种。
我们制发公文只能在以上文种中选用，而不能自己生造文种。比如各种单位的工作计划、年终总结、工作建议等就不是法定文种，不能直接使用。对这种情况，可以采取印发、转发等方式处理。比如： XX单位关于印发《XX工作计划》的通知，这里通知是法定文种。
二、行文规则
（一）“少而精”的原则
行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短，严格控制发文数量。
（二）党政分工的原则
党的领导，主要是思想政治方面的领导，是路线、方针、政策的领导。除重大问题、原则性问题外，党的机关不宜就具体的政务方面的问题直接向行政机关和社会作指示、部署任务；行政机关也不得向党的组织作指示、部署任务。经济、社会、文化等各个领域、各个行业的具体事务，一般应由政府各职能部门自主处理。
严格控制和减少党政联合行文，除对全局工作有重要意义的文件外，一般不应党政联合行文。
党政联合行文主要用于：
发布确需各级党委、政府共同执行的大政方针、工作部署、决定及其他重要事项；转发党委、政府职能部门联合拟定的工作意见、规定；通知建立(或撤、并)有关党政领导人参加的临时机构、直属党委(党组)的行政单位；转发上级党政机关的联合行文。
（三）根据机关的隶属关系和职权范围确定行文关系的原则
1、向上级机关行文，主送一个上级机关，不得同时主送其他上级机关和上级机关的某个部门；如需其他相关的上级机关或部门阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当抄送初越过的上级机关。
2、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送上级机关和抄送上级机关，由主送机关负责答复请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。
3、向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
4、党委或政府各部门在各自职权范围内可以向下级相关部门行文。党委或政府的办公厅(室)根据授权，可以向下级党委或政府行文。党委的其他部门，不得对下级党委发布指示性公文，如有关工作必须由下级党委执行的，应经党委同意后(冠以“经中共×××委同意’’字样)方可向下级党委行文。政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。
5、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。
6、不相隶属机关之间一般用函行文。
7、部门内设机构除办公厅(室)根据授权外不得对外正式行文。
（四）联合行文的机关必须是同级的原则
同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军事机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
（五）不直接向领导者个人报送公文的原则
这是规范公文处理程序、提高公文处理效率的要求。
《中国共产党机关公文处理条例》第十四条规定：“除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅(室)按规定程序处理，不应直接送领导者个人。”
（六）请示应当一文一事的原则
1、请示应一文一事。
2、请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致。
3、请示一般只写一个主送机关。确需同时送其他机关的，应当以抄送形式，但不得抄送其下级机关。
4、不得在报告等其他公文中夹带请示事项。

三、公文审核
公文不同于其他机关应用文，有其自身的特点和规律。它和领导讲话稿、调研文章等需要解决的问题是不同的。公文要求做到语言规范、简练，具有可操作性和可执行性。我们在审核部门代拟的文稿时发现，有的部门在为市委、市政府代拟文稿时，把领导讲话稿或调研文章换个标题就送过来了，这是不符合公文要求的。审核公文，不仅仅是看你是否有文字错误、是否符合语法规范，更重要的是看你是否符合政策要求、是否符合办文程序、是否协调一致、是否具有可操作性和可执行性。从我们审核文稿的经验来看，对部门代拟文稿，应从文稿的形成背景、过程、签署情况、政策界限、落实措施、文字表述、体式等方面进行认真审核和修改。
（一）审核签署情况
要看是否有部门负责人的亲笔签署，有无相关部门会商和协商的意见，是否转了相关领导审核把关。
（二）了解文稿形成的背景和形成过程
要与拟稿人员交流，了解文稿起草的背景、部门领导的意图、针对什么问题或倾向、会商过程、措施要求等，了解撰文的来龙去脉，提出恰当的处理意见，避免工作失误。
（三）审核文稿内容
要把住政策关。公文的政策规定必须正确、切实、可行。要注重与党和国家政策规定的一致性、与本机关以往政策规定的连续性、与有关部门相关政策规定的联系性和政策规定的可行性。对涉及民族宗教、干部人事、机构编制、财政开支、税收减免、计划生育、评先奖惩、报刊征订以及关系群众切身利益等敏感问题，必须重点审核。
要把住内容关。要看文稿中提出的解决问题的措施和办法是否切实可行。
要把住文字关。公文文字上必须做到结构清晰、字句妥贴、标点准确、文风纯正及人名、地名、时间、数字、引文准确。
（四）审核文件体式
要正确选用文种。对重大事项的决策宜选用决定、决议，需要下级贯彻执行的宜用通知。需要上级批复的宜用请示，只需上级了解的宜用报告。对不相隶属机关行文一般用函。
要正确确定行文形式。如果带有全局性、比较重大的问题，部署中心工作或一个时期的重要工作，或就某些问题作出重大决策的，应用党委或政府领导机关的名义下发。有的虽属全局性的重大问题，但不需要以党委或政府领导机关名义行文的，可对某一方面的工作进行部署时要作规定、发出的通知，可以党委或政府领导机关办公室名义行文。
四、报送和签发程序
（一）报送程序
1、各地、各部门向市委、市政府报送文件，属于党委职权范围内的工作，以党委（党组）名义报市委；属于政府职权范围的工作，以政府或部门名义报市政府；报市委的文件需市政府了解的，主送单位应当写“市委、市政府”；报市政府的文件需市委了解的，主送单位应为“市政府并报市委”。
　　2、向市委、市政府报送请示和报告须按规定标注签发人，并注明有关联系人和联系电话（手机号码）。送市委的请示一式3份，报告一式6份，送市政府的请示、报告、意见一式8份。紧急事项通过机要电传或网络传送，密级事项通过密码通信报送，已通过机要电传、密码通信报送的不再报送纸质文件。
　　3、各地、各部门凡需以市委、市政府或市委办公室、市政府办公室名义发出的文件，应将代拟稿送市委办公室秘书处和市政府办公室综合秘书科按程序办理，不要直送市领导或办公室领导。
　　代拟稿应有报送说明和有关附件材料。报送说明应写明拟稿原因、过程、时限要求等情况，加盖本单位公章，注明联系人及电话（手机号码）。附件材料要齐全，如上级机关下发的同一主题文件、涉及的有关文件规定、征求部门意见的情况等。文件中涉及其他部门职责权限的，要协调一致后报送。如果部门意见有分歧，要将情况整理归类，提出建议。
（二）签发程序
起草单位→市委办秘书处→市委办分管领导→市委秘书长→分管市委副书记→市委书记。
　　党政联合行文的签发程序
　　1、由市委部门和群团起草的，先由起草部门领导初核稿，然后送市委办公室核稿，转市政府办公室复核，由政府领导审签后，最后由市委领导签发。
2、由政府部门起草的，先由起草部门领导初核稿，然后送政府办公室核稿，经政府或政府办公室领导审签后，再转市委办公室办理，由市委领导最后签发。

党委系统文件改版

昨天下午，省委办公厅举行了文件改版工作动员部署暨培训会，我参加了此次会议。会上，省委副秘书长同志传达了中央文件改版工作动员部署暨培训会精神。经中央批准，从2012年1月1日起，中央文件将统一采取国际标准A4纸型，同时对文件版型进行调整。同志们，中央高度重视此次文件改版工作。胡锦涛总书记和其他中央政治局常委同志批准同意改版，并审定改版后的中央文件样式。中央书记处书记、中央办公厅主任令计划同志先后审改中央文件改版样品20余次，并对此作出重要批示：“中央文件改版已经中央批准。这是我们党文件印制史上的一件大事，是加强党的机关工作科学化建设的重要举措。此项工作政治性、技术复杂、涉及面广，务必高度重视、周密部署、加强协调、过细工作，确保优质高效完成中央文件改版任务。同时，还要切实做到厉行节约、避免浪费。”
根据省委办公厅部署，各市（州）党委、省委各部委、省直各部门党组（党委）改版工作同步统一实施。经请示市委领导同意，我老秘网市各区县委、市委各部委、市级各部门党组（党委）的文件改版工作也要同步实施，乡镇和区县级部门的文件改版工作由各区、县委自行决定，但是在2013年，全市各级党组织的文件都要改版到国际标准A4版型。
下面我对全市党委系统公文改版工作安排进行讲解。
（一）改版的范围
这次市委文件改版范围为中共泸州市委文件、中共泸州市委办公室文件及市委办公室制发的各类简报、通报、文件、资料，改版工作由市委办公室负责，市委办公室秘书处具体组织实施。各区、县委，市委各部委，市级各部门党组（党委）同步统一改版，由各区县、各部门负责组织实施。
（二）改版的内容
我们已经给与会同志下发了《中共四川省委文件印制格式标准》和《中共泸州市委办公室关于做好文件改版工作的通知》。省委的标准是参照中共中央办公厅文件印制标准制定的，市委文件的印制标准也要向这个要求看齐，各区、县委，市委各部委，市级各部门党组（党委）文件印制也要向这个标准靠拢。这个标准上的要求很多，我就不作详细的解释，但有三条是必须达到的，是“硬杠杠”：一是用纸必须采取国际标准A4纸型，尺寸为297×210毫米。二是版心必须为225×156毫米（不含页码）。三是字数必须为每页22行，每行26个字。这几个标准是中办和国办联合调研后确定的，下一步国家机关公文格式也要向这个标准靠拢。对于其他项目，比如字体、字号等，我们推荐大家都采用省委的标准，以便上下接轨。
（三）对改版工作的要求
一是要高度重视。此次党委系统文件改版，将结束此前A4、16开、16K、B5等多种纸张格式并存的混乱局面，将有利于全面规范机关公文起草、印制、传递、使用、保管、归档、销毁等各环节工作，对提升机关公文权威性和严肃性也将直到重要作用。
二是要抓紧准备。从2012年1月1日起，市委办公室正式印发A4纸型市委文件，不再印发16开纸型市委文件。各区县、各部门向市委报送的文件、资料一律改为A4纸型。从现在到正式改版只有一个月不到的时间，各区县、各部门要倒排时间、明确责任人，抓紧落实相关工作，确保资金到位、设备到位、技术到位、人员到位、措施到位。
三是要稳步推进。这次文件改版，不是对原有16开文件的简单放大，特别是对文件版头等方面，大家不能简单对待。要对文件版头中的文字进行修样，保证文件版头的独特性，避免仿冒文件等行为的出现。要加强对相关技术人员和文秘人员的培训，做好改版工作测试，确保文件印制质量。同时，今天这个标准是保密的，只供内部掌握。大家一定要妥善保管，避免外泄。

会务工作

会议是一种有组织有领导地商讨和决定某些事项的临时集体活动。
会议种类很多，形式多样，仅从规模上分就有大、中、小和特大型会议；从级别上分有中央、省、市、县、乡等会议；从性质上分有代表会议、会商决策会议、信息沟通会议、工作会、表彰会等；从程序上又可分为：预备会、正式会、分组会、全体会等，仅分类就有七种之多。
限于时间关系今天我给大家介绍的只是常用的几种会议中容易出错的几个环节，供大家参考。
一、受领任务及会场联系
受领任务时要明确几个问题：会议性质、会议名称、会议内容、参会人员范围、开会时间（会期）、地点和会议要求等。
根据会议性质、规模落实相应的会场，拟发会议通知。通知要简明扼要，要素要尽可能写全，最好附上详尽的参会人员名单，很多环节上的工作都是以名单为基础。
二、通知发出和名单收集
发出通知要几种渠道并用，发出后随时掌握签收情况，原则只有一个确保每个参会员都能及时收到通知。参会名单的收集一定要准确，特别是需要食宿的人员，性别要清楚。
三、人员排序
（一）参会领导的排序。
（二）其余参会人员的排序。
（三）其他情况。
四、会议座次安排
（一）报告式
1、主席台的设计
（1）根据主席台大小和会议的性质，确定哪类领导坐主席台，其中哪一类领导坐第一排，可以是一排、二排或多排。
（2）第一排的设计：主要领导居中，不分单双数，二排及之后，若是单数就按单数摆、双数就按双数摆。
2、台下设计
（1）综合性的会议：按相对集中的原则来处理。
（2）全委会：摆放的顺序是先委员其次是候补委员，然后是列席人员和工作人员、新闻记者，委员顺序按姓氏笔划为序，候补委员以得票数多少为序。
（二）汇报式
上方为上级机关的领导，对面是汇报单位领导。
（三）座谈式
原则是体现一种平等、尊重客方。
五、会场布置及检查
会场布置要庄严大方、要有美学观。会标为红底白字，字体为粗宋或大黑；党代会的会场要悬挂党徽，两边摆放旗帜；主席台台沿和背后应摆放花卉和植物，工作会，桌上一律不摆鲜花；排与排之间要保持足够的距离。同时，要对音响设备进行仔细检查、试听，并注意各个角落的效果，以保证会议的音响效果，需要播放音乐时，应事前准备好音乐，需要录音时，要作好录音准备，重要的会议，要安排摄影、摄像，以留存资料。
六、会中和会后服务
会中要做好大会签到和联络工作，会后要组织检查会场，对遗失的文件和其他物品，及时设法交还失主并做好资料收集各种会议文件、资料、照片等要加以整理，留存归档。
七、关于会场纪律
1、各区县、各部门（单位）一定要按照会议通知要求做好相关工作。
2、重要会议以后在发出的会议通知中要求参会人员和会务工作人员着正装，与会人员提前15分钟进入会场，办公室主任负责提醒参会领导。
3、会前会务人员宣读会场纪律，并有语音和铃声提示。
4、对不按会议相关要求的，将进行通报并扣减相应的目标管理分值。

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