结构犹如文章的骨架，安排好文章的结构是公文写作的重要一环。结构好，主旨鲜明突出，内容层次清楚，线索清晰，材料衔接紧密，前后呼应，文章便显得集中、完整、统一、和谐，富有表现力和感染力。1 W( P9 T. h/ I; k; T
- R( I0 j% h4 Q1、段落。段落，又叫自然段，是行文中自然形成的最小的表意单位，是文章在表达思想内容时，由于问题、转折、强调等情况所造成的文字上的停顿。它有换行另起的标志。
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9 D0 |$ j6 k( C' d+ k! {/ c公文划分段落要注意以下几点：
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/ ~! e. x @% R% ?# D①要采用统一的完整的规范段，而且最好在自然段的首句中显示出段旨来，给人以鲜明、突出的印象。* U5 x7 w2 I3 r `! J+ Q5 W
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②注意段落之间的内在联系。多数情况下，本文由老秘网推荐，一篇公文中要含两个或两个以上的自然段，并且每个自然段说明一层意思。所以，既要注意段落的单一性和完整性，还要注意上下段之间要衔接得紧密、自然。
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& z, V7 a2 w B! l. {! B4 T0 ~③根据内容的需要，段落的长短要适当。划分公文段落，要考虑每段内容的分量和需要，既要避免过长，又不能太短，但也不能强求长短一致。% e A1 ~ i" @+ O, b. ^4 u
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④安排好段落里内容的次序。段落里的内容也有一个先写什么后写什么的问题，特别是有些文件的段落比较长，则更要注意段落内部结构的逻辑性。
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8 n9 D9 R5 j# Q. b2 A2 t/ L6 F1 x, p& k⑤划分段落要适合文种的特点。有些公文全文就一句话，其自然段与“章”“层”“句”合一。所以，公文段落的划分，还应该具体问题具体分析。! h: R6 K c. N+ Y; I% J2 ^
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2.过渡和照应
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7 j! q% w" {2 V, [过渡即上下文之间的衔接、转换，它是使文脉贯通的主要手段。一般来说，当文稿依内在逻辑展开，文断而意自然相续时，是不需过渡手段的；而在文意有所差别或截然相反时，为避免衔接不紧、结构松散，则要采取一定的过渡手段。以下几种情况需要注意：
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