在高考中,为了培养和检测学生“语言连贯表达”的能力,往往列出一组打乱了顺序的句子,要求重新排列组合成清晰、连贯、语意明确的语段(包括句群、复句),而在我们机关公文的实际写作中,句序排列问题常常容易被忽略,报刊中也少有涉及。笔者通过阅读大量的机关公文之后觉得,句序问题虽小却不能小看。在公文语段中,逻辑混乱、条理不清、语意模糊的现象时而可见,究其原因,常常是思路不畅、句序不顺。它不仅打乱了阅文者的线性思维,给阅文者对公文内容的轻松理解带来困难,而且影响了公文主旨的明确表达。
2 v& Y* A" e; U; G J$ m6 E' C% }- ]* g% `' Q
5 K! H& E; r- b; {+ j0 @( R 公文的结构顺序常见的有:时间顺序、空间顺序、逻辑顺序。往往采用归纳式、演绎式的逻辑思维方法,对材料由概括到具体、由现象到本质、由整体到局部进行安排,形成了固有的三种主要结构模式:纵向式、横向式、纵横结合式。下面,笔者从党政机关的工作实际出发,老秘网试结合一些范文或病文,谈谈有关公文句序排列的技巧,供同行们参考。2 A# I' G1 F/ v. @$ }5 M( }
7 ~8 k/ y" X; f
& o" L3 {$ N0 `& ]6 y6 I9 @2 B5 x8 c' O. V& I, h& P
. c% ^) q, l7 l! m! D0 |1 { 一、根据工作职能的主次地位安排句序
3 @ k0 J7 ~9 L7 L: O9 U o I j5 U G7 e7 Y4 ?
公文写作的本质表明:机关管理职能决定文字表现形式,文字表现形式是为机关管理职能服务的。公文是为党政机关、企事业单位、人民团体机关工作服务的,其公文语句的顺序,当然只能按照各自机关工作职能的特点,根据工作职能的主次地位来安排。如某省地税局在一份指示性通知中指出:% O* j H3 O: M/ f0 s" g( _2 l) G9 V1 ^2 F$ x& i) k
! w& P) F3 ^, c! B |3 w4 H9 w: `/ \! o' l2 K2 f$ a, S
为了确保全年任务的圆满完成,各级地税机关要采取有效措施,加强征管,落实好组织收入工作的各项措施。一是要推行科学化、精细化管理,管住税源;二是要抓住重点,加强税收征管工作;三是要采取有效措施,积极压缩欠税;四是要进一步加大稽查力度,打击偷税、逃税等涉税违法犯罪行为。各级地税机关要在当地党政部门的领导下,进一步强化部门协税护税,进一步提高收入质量,增强组织收入工作的后劲。0 o, @, `4 n2 s
, J' b( n1 x# |; P M2 l0 k- s& L( ]6 \* t* W
这段话采用演绎法,先提出“要落实好”各项措施,然后具体写“怎样落实好”,其顺序特点是“先总后分”。“总说”部分先讲目的,后提任务。“分说”部分按“从内到外”的顺序来排列:写“内部”,按照地税工作“管住税源——加强征管——压缩欠税——打击犯罪”等四项职能的主次来安排句序;写“外部”,强调“要在当地党政部门的领导下”进行。特别是“内部”这一块,没有税源,就没有税收,就不必征管,这是关键的关键。有了税源,征管就是最主要的工作,压缩欠税是第二位的,违法的毕竟是少数,打击涉税违法可以摆在第三位。本语段从主到次,依次推进,逻辑紧密,句序清楚。) ?1 B7 O* `3 {+ \" J* ?* o: Z; y3 S+ @, U: U9 o: z# J
! E: p, M/ q) r) O3 k( ~$ ?9 e. k. f8 ~) {% d
但如果写作时不注意,就容易出现句子排序上的毛病,譬如某市监察部门在工作汇报中写道:1 L* g! g. c& A5 ^& `
, U8 y; @5 s/ B4 ?: }& S6 P4 ?1 d, y% Q8 Q# \5 `: h5 C2 e5 O% H+ z
我室的主要任务是查处违法违纪案件,为了加大查处的力度,我们认真研究了工作方法措施,一是发挥团队精神,充分发挥集体的智慧,突破大案、要案;二是实行调查组长责任制;三是重调查,重证据;四是抓住重点,集中力量突破疑难案件。由于我们做到了以上几点,提高了办案的效率和质量。$ V5 E9 o- B: Z
+ A* |/ v" A! w: i7 }; y+ j
& \" R3 z0 Y& q0 N$ M' t 这段话从整体上来说,是按照“要做什么(任务)——为什么要做(目的)——怎样做的(做法)——做得怎样(效果)”的思路排列的,但段落中“工作方法措施(做法)”的排列有一定的随意性,缺乏必要的逻辑联系。有4个方面值得商榷和修改:: G6 S; }7 U/ _3 M7 r
' T6 q' g6 V8 \/ Y! [7 C' \( w0 u) V6 [! f( h
1.句序排列不当。原文中“一是……”到“四是……”4句,其排列顺序可概括为“突破大案要案——明确责任——掌握政策——突破疑难案件”。其中“明确责任”是查处案件的制度保障,“掌握政策(重调查、重证据)”是查处案件要坚持的原则,即不管是查处一般案件,还是大案要案、疑难案件,都离不开这些制度保障和原则,可列为段首一、二句。2.内容欠全面。从监察室的职能来看,原文漏掉了最基本的也是最主要的职能:查处一般案件。3.句式长短不一。四个句子中,最长的15个字,最短的仅6个字,句子排列不美观,也不便于对句序的记忆。4.原文的末句“由于我们做到了以上几点,提高了办案的效率和质量”, 语气平淡,工作成效显得平平,公文主旨不够突出。拟作如下修改:* F/ u# ~: I! Z5 O
: \% G2 v, Q. X) v- ?- T4 O5 b- Y' A( ]/ ?" K% w$ [ C1 o3 J0 G1 {& A! c
我室的主要任务是查处违法违纪案件,针对往年一般做法的局限,我们改进了工作措施,加大了查处力度:一是实行调查组长责任制,明确责任(明确责任);二是重调查,重证据,逐一落实各个案件(以一般案件为主);三是发挥集体智慧,重点查处大案要案(大案要案);四是抓住难点,集中力量突破疑难悬案(疑难悬案)。3 x& g1 d Q# ]2 {/ {* v9 F0 F/ |3 |0 Y, z% _
' M. [3 N, @9 U R ^, [' E 修改后的语段,有以下优点:& z# c4 T7 ]$ H" `
" L# q8 X. U2 ^7 P3 [' e" H- ~$ h5 v2 l& n; ]
第一,理清了句序。按照“明确责任——一般案件——大案要案——疑难悬案”的顺序,也就是按照工作任务由大到小、工作难度由小到大的顺序来安排句子。“落实责任”是基础,“一般案件”是主体,“大案要案”是重点,“疑难案件”是关键。逐层递进,步步深入,内容全面,阐述清楚。
+ E4 `$ \) l" j K6 H6 d# t9 ?8 [& ^# i# r
第二,优化了句式。充实了句子内容,使各个句子句式大致整齐,语法结构相似,近似排比,铿锵有力;加之语气一致,便于记忆。
) h& |6 Z) q1 Z6 }5 A" S1 U+ A5 e3 V/ X$ a0 o v0 }
7 u+ J* t4 `/ E9 V4 F! x 第三,调整了语段结构。“任务——做法——效果”是使用频率最高的基本结构形式,但在没有具体数据或事实说明“效果”的情况下,不如将其删去或合并。本语段改用“总述——分述”结构形式,突出了工作“做法”,正符合上级听汇报的要求。
/ K, I/ c7 J) I- J! _1 a4 X! y! [0 F7 } ~! v7 M& G0 Q' T2 m
二、按照工作进程的先后安排句序 5 W% f% [& v+ j( e7 T0 D& \( }; L4 y* z; y
8 B* c/ R8 }% {, p- I. g
) R2 O i7 O, Y6 a U) P- l 按照工作进程,也就是按照时间顺序。我们在对某项工作进行决策之后需要安排部署时,经常使用指示性或实施性的意见、通知;对上级汇报某项工作实施进展情况时,常常运用阶段性总结、工作汇报、经验介绍、政务信息等文种,这些内容相对单一的公文,适用于按照工作进程来排序。如××日报社纪委一份经验总结的一个语段:- t7 e" U: G9 n/ b; h0 s3 i
' q6 g* v% G1 ]5 [ |1 _$ h2 D7 l* M' }# _
履行职责,做好干部人事工作的监督。今年5月,报社党委根据中央《干部选拔任用工作条例》和市委的若干规定,进行第四轮中层干部竞聘上岗和员工双项选择工作。报社纪委从5月22日召开动员大会开始,先后对自荐推荐、资格审查、竞聘演说、民主测评、组织考察、公示到最终聘任等六个程序进行全程监督,确保了整个过程的公开、公平、公正,透明、规范、有序。6月份,报社平稳顺利地完成了干部聘任工作,××名业务骨干走上新的中层领导岗位,×××名员工完成了自己新一轮岗位的选择,初步实现了人适其岗、人尽其才、才尽其用的目标。
! g6 Y2 d0 s% M9 o/ L* n9 `' W7 Z+ {# @) n) \ |: O, R9 G
; f% y2 z7 p+ \4 r: @5 n$ J 工作进程排序法,条理清晰,事物发生、发展、变化的过程一目了然,符合人们认识事物的习惯,便于领导者考虑下一步的决策。' `" B' O! p1 K0 T" s
! \* ^' z8 i4 q3 t" M6 d
5 i/ s" M( y g; U: I, y 三、按照工作职能的逻辑顺序安排句序. l$ A' r( {$ `- l
% j) N' T8 x) M$ S& ]2 p5 e; X/ ?7 N5 @1 K9 A$ z
所谓逻辑顺序,就是人们认识客观世界的具有规律性的顺序,如工作职能各个环节之间的必然联系、原因和结果、发展规律、变化趋势等。例如,××市人民政府《关于加强防汛工作的通知》中对防汛工作安排的第二条是:* D7 O4 a" ?- Q+ K5 n
( a; J' v4 \' C/ z2 O2 p/ }
' Y$ C- G) N" A* u7 R3 ~7 g0 V 全面落实各项防汛措施,做到万无一失。各县区人民政府、市政府各部门要对前期防汛各项准备工作进行全面检查,做到组织、工具、物料、技术、人员五落实。要积极储备防汛物料和设备,严加管理。要进一步强化防汛队伍,加强防汛实战演练,提高抢险技术水平,并时刻处于待命状态,随时听从调遣。要抓紧抢修加固险工险段,对重点部位要责任到人,严防死守。+ A6 G6 [1 q/ i }$ U+ d! M1 D( a' l+ k; }
. l5 N7 X# k' K# s: O
这个句群紧紧围绕防汛工作职能,采用“纵横结合式”排序法。段首提出任务说明“要干什么”,接着说明“怎样干”(是纵向排列)——“检查、落实、管理、演练、固险”(是横向排列)。而这五个方面的工作也有一定的逻辑顺序,首先是要“检查”,通过检查才能了解是否已经“落实”,只有落实了情况,才能有针对性地解决问题(是纵向排列);物料设备要严加“管理”,人员要演练待命,险段要修固,重点部位要严防死守(是横向排列)。虽然交错变化,但有条不紊。5 d/ C5 g- Z3 B: B
|( b4 J. C6 S$ O, f! o# `' {$ t+ Z/ T/ B# k, A
排列句序虽较简单,但如果缺乏排序的意识,稍不注意就可能出现疏漏,如×市统计局工作总结中的一段话:" d: Z$ K6 f7 x! i" w" _0 N9 _9 U/ g% k$ b; K( J
1 n4 T; f* |" E7 r. Z6 T+ |, m
在市统计局,任何一笔数据的产生,都要经过采集、加工、审核、上报、发布的严格流程,重要的数据还必须接受社会各界的开门评估,并在内部实行数据质量岗位责任制和过错纠正制,从而使得各项宏观大数没有出现趋势性差错,得到了各界的认同。
0 g5 N; Y$ a9 i, {2 p7 _" G4 z0 r* I3 {
$ m5 j9 _) n( f3 F( _3 d! l 一般来说,认识、举措、指导思想、总体要求等,应排在“做法”之先,以形成“认识(举措)——做法——效果”的“句链”,没有决策,哪有行动呢?但这个语段却把“做法”列在“举措”之先,不符合工作职能的逻辑关系。另外,原因与结果之间也缺乏必然联系。数据的产生“要经过”、“必须接受……并实行(制度)”等都是对工作提出的要求和规定,仅有这些要求和规定未必能产生“不出大差错”的结果,只有通过正确的实践才能做到这一点。因此,要将“实行数据质量岗位责任制和过错纠正制”提前到段首,并将“要、必须”等词语改成“实行了、经过了、接受了”等表示已经进入实践程序的词语。
! D4 o) E& y. V7 n$ z4 c; T) ^3 e: O! U; l; i/ [7 \
$ [# \3 Y) V, U' k 可修改如下:0 y; C& W. F% A3 q% W, ?+ a' N% T
: s& T1 |/ {8 z% C9 _5 z2 u1 k5 N1 B# f. { v+ u/ M# D
在市统计局,实行了数据质量岗位责任制和过错纠正制,任何一笔数据的产生,都经过了采集、加工、审核、上报、发布的严格流程,重要的数据还接受了社会各界的开门评估,从而使得各项宏观大数没有出现趋势性差错,得到了社会各界的认同。- f" ^1 C) U6 c% V& p( S6 {4 `. X5 p
0 F# M# b( D6 l$ y v
( r) M) O" P, q. Z1 S5 N" m 四、依据领导者决策的心理习惯安排句序/ \9 C$ n8 R& N; }1 r% a' h0 l
3 b' @8 F; Y7 O% E; P% b) ?' J& b0 N1 e
" [$ d* e( @1 @' x6 i+ i6 Y 为加快阅文速度,提高办事效率,阅文者往往有一种心理要求而形成的习惯,比如,同是涉及工作经费问题,在不同的文体中会有不同的句序排列要求。# w4 {- x2 y' C! n1 t- D9 t8 I- a* E
7 D! a7 S* j0 \" l5 d; d3 g3 G
7 }6 V, E# p/ Z (一)在工作方案、经费预算报告、可行性分析报告等文种中,经费总额宜排列于语段之首。因为这类公文的作用是帮助领导者决策,而领导者从整体和全局出发,首先考虑的是“要多少钱”的问题,然后才是“为什么要这些钱”和“这些钱怎么用”的问题。如:! f9 _- c( J z7 v7 T5 k$ f: U; G: E c9 x! ^% P0 K3 @
, D& e' A0 U1 I, s* c( E
本文隐藏的内容7 k3 M- X3 y: }% ^. R
, y) D2 b- }5 y3 x' Q) c0 e
工作经费问题。2011年经济普查结果显示,全省有服务业法人单位× ×万个,产业活动单位× ×万个,个体经营户× × ×万家。共涉及× ×大门类× ×个大类× × ×个行业小类,工作量相当繁重,还有相应的宣传发动、专干培训、报表印刷、软件开发、数据处理等一系列工作要做。按照分级负责的原则,服务业统计调查所需经费由同级财政负担,列入同级财政预算。经初步预算,省本级每年大约需要经费× × ×万元。1 g3 Q: J% x$ B" L5 _$ z# @/ I" `( P' w5 V
经过修改,将经费总额提到段首,内容进行了提旨归纳,并删去不必赘述的有关政策规定,主旨更加显现突出,更符合阅文者的阅文心理和阅文习惯。# Q9 Y5 s. A5 j9 v6 D
' S& ?2 A9 }5 S+ M: V! j 工作经费问题。经初步预算,省本级每年大约需要经费×××万元。其缘由主要有三点:一是统计对象牵涉广,据2007年经济普查结果显示,全省有服务业法人单位× ×万个,产业活动单位××万个,个体经营户× × ×万家,共涉及× ×大门类××个大类× × ×个行业小类。二是工作程序多、要求细,包括宣传发动、专干培训、上户登记、逐级审核、质量抽查和数据处理等一系列工作。三是配套费用较大,包括报表印刷、户外宣传、设备维修、软件开发等。以上经费,拟请按规定列入本级财政预算。( b2 b. b7 Q" J) Q& `$ B5 v1 M8 H/ i2 W% Y+ ]
, r, A8 D1 q3 ^$ P6 t
(二) 在请求批准拨付经费的请示中,宜将所需经费总额写在文尾。如某市民政局在请求紧急拨付救灾资金的请示中写道:/ a1 Y3 B- I8 J/ ?9 b5 A" p
) |2 S9 z( N7 S& X1 A* U4 Q( B1 \ z1 t; Q& l8 r
在财力紧张的情况下,我老秘网市市、县两级财政共紧急筹拨救灾专项资金×××万元,但由于受灾面积大、灾区人口多、灾情严重,远远不能解决受灾群众的急难。为此,我们除继续发动群众生产自救和各县财政支持外,恳请省民政厅紧急拨付给我老秘网市受灾救济款×××万元。+ S& z) N: v" X2 ?5 c
1 z1 R* T( ?- |3 f3 J6 T 在请示中,文尾的最末一句话是最显眼的位置,经费总额写在这儿最醒目,给领导者阅文和会议办文提供了便捷。一般来说,在“经费总额”之后,不要为表达对上级的尊敬写一些恭维话和恳求语,也不要为领导出谋划策谈经费的来源和安排,更不要强调此项工作的重要性,以引起领导的重视和关注。且不说这些话是不是画蛇添足,就其所在的位置,就足以掩盖公文主旨的表达。当然,按照惯例,另起一行之后应写上“当否,请批准”、“可否,请批示”之类的请求语。2 C3 c. K, T5 s8 w* d, K
) N% }) m+ X K+ I8 D& ?# T
5 R8 f* p o1 R2 `: m" r, o 五、对内容复杂的句群,通过提炼主旨来显现句序( g- y( l, l& S# i$ h" ?3 ~9 b) M/ `4 Y6 i: y* f) }5 j% Y3 |
& h8 t" E& A, Q2 U- g# S* ?+ Y0 J0 Q7 _* ]1 _! n( j
一个语段由一个或几个句群组成,而一个句群,虽然由若干句子组成,却都表述一个中心,句序必然围绕这一中心问题来安排。如果抓住了句群的中心,就抓住了要害,对句序的认识就会由暗到明。有的撰文者在公文中虽然罗列了大量的素材(情况、问题、做法、效果),但没有对这些感性材料进行理性分析,并提炼归纳出相应的观点,一时是很难分清句序的。如下例:& K1 s) Z% l; _- m2 }4 E
. `! v4 o9 f# W: G
9 ]4 V7 p9 Q& H' f$ ] 影响工程进展的主要原因,第一,××大学×××学院因缺少资金至今仍未恢复施工;第二,××机场扩建在五月底开工,××公路计划在10月份开工,今年计划新开工建设的11个工程项目,大部分仍在做前期准备工作。第三,工程报批报建时间长,征地拆迁难,以地霸工、强行参工参运、阻工闹事现象屡禁不止,严重影响了工程进度。, ^4 _! I! _ Q) Q2 f
2 a/ n% s y% \$ u
7 F1 G h8 ]% V& [) Q' ]- Y 我们如果能对这些情况及结果进行分析,也许就会找到问题的症结。这一语段的主旨是寻找影响工程进展的“原因”。原文中前两个问题都是反映进展缓慢的情况(××学院未恢复施工、新项目长期准备),我们从中可以归纳出隐含的原因:“资金未到位”,这是主因;其次,“投资环境差”可分两个方面,即内环境(报建手续复杂,审批效率低等引起的“工程报批报建时间长”)和外环境(征地拆迁难、阻工闹事多等),建议修改如下:/ ?0 O* u. K, c
6 V( L+ B# t7 r% @; v 影响工程进展的主要原因:第一,资金到位难。目前资金到位率仅占预算的× ×%,因此× ×大学× × ×学院至今仍未恢复施工,× ×机场扩建等11个计划今年新建的项目,80%仍停留在前期准备阶段。第二,报批报建时间长。一般都要×个月以上。第三,外部环境差。征地拆迁难,以地霸工、强行参工参运、阻工闹事现象屡禁不止等。
% _# e2 ^2 w9 r3 U, p* G+ l6 z. R2 v: F l4 t3 c/ Z# Y
# P8 x$ \9 _8 S! a! k( c, B V" r" u8 F u6 |# h' Z
经过提炼、增删、归并、分类,以上语段内容充实了,分旨明确了,句序也随之准确、清晰地划分开来。
# A* Q/ W) ^7 z总之,句序的正确排列对于公文的语篇建构和意思的表达有着重要的作用,不同的句序即可造成不同的表达效果。因此,在写作时,为了追求最佳的表达效果,我们完全可以在句子的排列顺序上多下点功夫。(李士钧 作者)# ` |