浅析机关公文处理与写作中存在的几个问题

无米之炊 · 发表于 2013-4-17 10:01:19

　　对照2012年7月1日正式施行的《党政机关公文处理工作条例》，结合笔者从事办公室工作体会，就公文处理与写作工作谈一些个人粗浅的认识。
　　　
　　一、税务公文处理中存在的问题
　　　
　　（一）文件处理流程不规范。个别地税干部对公文处理系统掌握不全面，操作不熟练，在文件处理过程中，流程混乱、随意性大，文件跟踪不及时，导致一些文件处理延时滞后。最常出现的问题是很多部门对于办公室编号后转交打字室之后的流程不了解，认为OA系统的公文处理流程就此结束，导致很多文件无疾而终。而正常的公文处理流程需要排版校对后，再向外分送和封发。公文处理流程不熟悉、操作不规范，致使公文的严肃性和时效性受到影响。
　　　
　　（二）公文办理渠道不畅通。目前县（区）级地税机关电脑虽然普及，但基层一些年龄大、电脑基础较差的同志运用电脑阅读和处理文件、撰写材料的能力有限，内勤岗分送的文件长期滞留其个人信箱内，文件不能及时阅读办结，时常出现超办理时限的现象。对于需要广泛阅知掌握的政策性文件，大部分人员未签字；需要具体承办人办理的文件，很少有人在承办意见一栏内说明承办情况，导致查询文件时无法准确掌握工作办理状况。此外，个别领导对于分管部门的文件，仅签字表示已阅文，但未签写批示意见，导致具体承办人员无法准确领会领导意图，后期查询工作办理状态不明确。
　　　
　　?（三）文秘岗位人员不稳定。文秘岗位是一个较为特殊工作岗位，对个人素养、综合协调、文字驾驭水平、工作责任心等方面都有较高要求。但在实际税收工作中，受传统观念影响，很多基层干部普遍轻视文秘工作，重视征管业务岗位。且文秘工作经常加班加点，费心费力，又不出彩，难见个人成绩，导致干部基本不愿从事文秘工作，更不能长期坚持。推着走，蒙着干的现象成为基层地税部门文秘工作的顽疾。为临时救急，几乎所有基层单位都外聘人员从事文秘工作，因岗位不稳定，职业前景不明朗，导致文秘人员频繁更换，工作缺少延续性，严重影响了地税行政管理工作的规范化进程。
　　　
　　二、税务公文写作方面存在的问题
　　　
　　（一）版头、眉首、版记使用不规范
　　　
　　一是版头混用。从目前省市局文件处理情况看，各单位均存在带“文件”字样版头文件和不带“文件”字样版头文件的随意混用。而使用“××地方税务局文件”式样的版头用于向上级报告工作、请示问题、任免干部、转发上级文件等，通常用“发”字号的文件；使用不带“文件”字样版头通常用于“函”字号的文件。因此，在具体应用中应根据文件内容和性质，区别使用两种版头格式文件，不可随便混用。
　　　
　　二是括弧不对。正式发文文件的发文年度应用六角括弧“〔〕”括入，而个别单位印发的文件错用圆括弧“（）”、方括弧“［］”、方头括弧“【】”，这是平时审核文件时最常遇到的问题。部分地税干部在键盘上找不到六角括弧“〔〕”，就用方括弧“［］”予以代替。但六角括弧“〔〕”可以在WORD文档“插入”菜单下“特殊符号”中找到。
　　　
　　三是标注不规范。部分单位上报公文未标注签发人，或“签发人”标注不准确。如有的将“签发人”标识为“签发”，有的将仿宋三号的“签发人”误用为楷体三号，而将应使用楷体三号的签发人姓名又误用为仿宋三号。
　　　
　　四是行文格式错误。目前全市地税部门（甚至全省地税系统各州地市局）报送的文件，都出现过行文格式错误的问题。下级部门向上级部门的行文、主送单位是上级部门的文件，必须使用上行文版式，即文件首页需有固定留白。但很多单位在上报文件时使用平行文格式。
　　　
　　五是版记不正确。新的《党政机关公文处理条例》中，要求版记中抄送机关，不论是上级、平级或下级，均称为“抄送”，取消了以往需分列“抄报”、“抄送”的做法，即已无“抄报”一栏。但有的单位至今仍沿用旧的发文格式，没有完全掌握新的公文处理规定，对外行文损害了地税机关的形象。
　　　
　　（二）公文标题中的常见错误
　　　
　　标题是公文的重要组成部分，一般由发文机关、事由与文种三部分构成。它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范。公文标题就是公文的门面。因此，公文标题需要精心拟制。但相当一部分公文标题存在错误：
　　　
　　一是文种类别含混不清。最常见的就是请示、函、报告三个文种混淆。上报的“请示”写为“报告”；上呈的“报告”写为“请示”，甚至出现《关于××××问题的请示报告》等严重标题错误。甚至个别单位将“申请”误认为一个文种，与“请示”混用。现行15个文种（决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要）里，无“申请”文种。
　　　

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　　五是附件标识错误。部分单位报送公文附件格式不正确，正确的标识方法是：在正文或结束语下空1行并左空2个字符，用3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号，冒号后标注附件名称，附件名称中一般不标任何符号。
　　　
　　若同时有几个附件，应以序号标示，但应注意：附件序号后使用间隔号“.”，不使用顿号“、”。
　　　
　　附件：1.青海省地方税务局××××情况表
　　　
　　??????2.西宁市地方税务局××××情况分析表
　　　
　　六是附件内容不恰当.在印发、转发公文的通知中，常有单位错把所印发、转发的公文列为附件，这是错误和不必要的。因为印发、转发公文的通知和所印发、转发的文件是一份公文的有机组成部分，且已在标题中作了说明，无需再作为附件标注。
　　　
　　三、几点体会
　　　
　　（一）注意积累资料，是提高公文写作质量的“奠基石”
　　　
　　广泛占有资料是写好公文的基础，是提高公文写作质量的前提。占有资料要日积月累。积累资料有两种途径：一种是从工作和生活中收集“第一手资料”；另一种是从文件和有关材料中获取“第二手资料”。收集获取资料要立足于本部门、本单位，着眼于本行业、本系统，关注社会经济发展情况，遵循适度有用原则，广泛采集感性与理性资料、现实与历史资料、直接与间接资料、正面与反面资料。收集资料的方法，就是要用好“两把刀、一支笔”。所谓两把刀：一把是“机械剪刀”，剪贴报刊等资料；一把是“电子剪刀”，剪辑老秘网网上资料。所谓一支笔：就是采取摘录、提要、心得式的笔记方法，摘录文电资料，记录会议讲话等。积累资料的诀窍：一是多看上级机关文件。从上级机关文件中学习公文写作知识，熟悉公文写作规范，提高思维层次。二是多学税收业务知识和有关政策法规。通过持之以恒的学习，不断丰富业务知识，提高政策法规水平，掌握有关制度规定。三是注意留心身边素材，参加集中学习，开会，日常工作交流，参与有关活动等，要注意留心听记领导讲话、同志发言，善于对比分析和思考归纳。
　　　
　　（二）正确理解意图，是提高公文写作质量的“定位键”
　　　
　　正确理解意图，包括了解熟悉上级领导机关的意图和准确把握本级领导的意图。上级领导机关和本级领导意图，是指上级机关和本级领导关于某项工作的指导方针、总体部署、基本要求和大致思路，是各级机关履行职能、开展工作的基本依据。起草公文要完整准确地体现领导意图，要做到这一点，平时就要注意学习领会上级机关的有关指示精神，熟悉有关工作部署和要求，善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。起草公文时要善于把握领导意图的精神实质，进行必要的提炼、概括、完善、拓展和创新，做到融会贯通。
　
　　（三）熟知处理办法，是提高公文写作质量的“关节点”
　　　
　　公文的撰写、制作和处理，有一整套严密、系统、科学的规范要求。做好这项工作，首先必须熟知公文处理的有关规定和办法。《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）和《全国税务机关公文处理实施办法》（以下简称《实施办法》），对各级税务机关撰写、制作和处理公文的规范要求作了明确规定，是指导地税机关公文处理工作的基本准则。文秘人员肩负着提高公文质量的重要任务，关键是要学好、吃透《条例》和《实施办法》，一个章节一个章节地看懂弄通，逐条逐款地领会掌握。通过学习，牢固树立办文无小事的思想，充分认识公文系统性，增强程序感；认识公文实用性，增强参谋感；认识公文严肃性，增强责任感，把好公文质量关，努力把每一件公文都办成精品、办出亮点。
　　　
　　（四）坚持多读多写，是提高公文写作质量的“助跑器”
　　　
　　要提高公文写作的水平和质量，仅有丰富的政治理论知识和公文写作业务知识还远远不够，最重要的是在把握理论知识的基础上，勤于写作训练，坚持多读多练。一方面是多读老秘网优秀公文，借鉴经验。“熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟。”要提高公文写作能力，同样需要有意识地选读一些范文。阅读是写作的先导和基础。多读范文是增加对公文的感性认识，并有所借鉴、有所提高的重要途径。但借鉴是从中汲取营养，经消化后为我所用，而不是“依葫芦画瓢”、生搬硬套和抄袭模仿。另一方面是勇于实践，大胆写作。实践出真知，公文写作能力的提高要靠实践。立足于多写多练，反复实践，这是提高公文写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，理论与实际相脱节，所学知识无用武之地，写作水平也就止步不前。只有勤学苦练，坚持不懈，才能把掌握的公文写作知识演化为写作能力，掌握写作技巧，才能运笔自如，有效提高公文写作质量。
　　　
　　“千淘万漉虽辛苦，吹尽黄沙始见金”。文字工作，看似清苦，看似枯燥，但只要你悉心品味，精心过滤，就一定会从中汲取营养，就一定能不断磨练意志，增长才干，丰富思想，充实人生，就一定会有不一样的收获。

老猫 · 发表于 2013-4-17 17:24:01

不错啊，深入学习处新条例，力求更加规范。

时间飞鸟 · 发表于 2013-5-13 16:49:44

机关公文处理的问题？这样的文章看过好几篇，学习一下。

欧阳永恒 · 发表于 2013-10-11 09:51:25

税务部门确实重视征收工作，对文字工作不太重视。希望能有所启发和帮助。

皮·布鲁斯南 · 发表于 2014-1-3 12:35:58

好文，虽然是税务系统的，但其他的也适用，学习了。谢谢。

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