一段：发通知
9 W; ~3 y. R+ X" n; q% o6 A. R: o( U用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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二段：抓落实
6 e/ i1 K1 O' l9 u发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到) W; N, q4 j+ f* q. _5 v
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三段：重检查
/ f( T/ {- a4 y8 k) R' k! B发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备$ V/ N' C4 O S! a( o0 G9 |$ s: C
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议1 ]. l/ t) c; b- P' }8 |
5 y& b. j) j; Q- [6 W- ~6 o! {3 f; L五段：细准备7 b3 W% R" ?# l6 T& s
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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六段：做记录& B3 P3 |1 K7 C& }3 T8 _% V8 O
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）8 k6 Q" ?, x) C: @& ]* j: L
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七段：发记录
3 a- f8 _' F/ m- f0 ]6 \" x会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员1 c& }0 x6 F0 o+ U# n$ ?
8 f/ `* ^1 {4 D' I. Q8 ~八段：定责任" \1 d2 ~4 M* i6 h+ @: ]/ l' V
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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九段：做流程' n0 i8 [8 P1 u6 @5 N6 u6 P: W ?
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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