怎样写好公文，概括说就是抓住“四大要素”、做好“四大步骤”。“四大要素”，即公文的主旨、材料、结构、语言；“四大步骤”，即设计提纲-拟制标题-添加内容-精心修改。
' o, X; m$ L8 ?主 旨
( {- d$ o# n& Z# }) u4 V' s4 e主旨即明确行文目的和要求、确立公文主题、选定公文文种，这里只说起草公文怎样体现领导意图：
' W3 B5 R' D- q一是要完整地把握领导意图。平时要注意学习领会上级机关的有关指示精神，熟悉有关工作部署和要求，善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。
/ T: K; m4 u( Y) S2 A7 V' F二是要创造性地体现领导意图。由于上级机关的指示精神有时是指导性、原则性的，加之领导在考虑成熟某个问题前，其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰，因此，起草公文时要善于把握领导意图的精神实质，进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新，做到融会贯通。
0 ~ g% I1 D; m' Y6 {, k6 m三是要善于拾遗补缺。“拾遗补缺”是指在起草公文和整理领导讲话时，要完整准确地归纳整理领导意图。尤其是整理领导的即席讲话，有的没有明确的标题，有的只是要点，这类讲话往往有的是“半截子话”。这就需要整理者提炼标题，调整结构，补充内容，修正语句，规范口语，做到既不偏离领导讲话的主旨，又要“高于”领导即席讲话的“水平”，这才是写作者的高招。
9 }1 | @- f6 O7 o. o @0 S材 料
|8 O; ]/ R+ @$ \/ i) j, \* y丰富的素材是写好公文的第一要素，怎样掌握丰富的素材，概括起来就是“三多一注意”：
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一是多积累资料。积累资料有两种途径：一种是从工作和生活中收集“第一手资料”；另一种是从文件和有关材料中获取“第二手资料”。另外多读伟人传。从伟人传中认识伟人、领悟伟人的处事招术，从中得到启迪，提高观察问题、分析问题、处理问题和解决问题的能力。
8 Y s5 T' g% G3 H二是多看上级机关文件。从上级机关的文件中学习公文写作知识，熟悉公文写作规范，提高思维层次。
6 I9 b3 C# @4 [1 R三是多学本职业务知识。通过持之以恒的学习，不断丰富业务知识，熟练掌握有关标准制度。
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四是注意留心身边素材。参加集中学习、开会，日常工作交流，参与有关活动等，注意领导的讲话、同志的发言，注意电视、电台每天主要领导人讲话（提出什么、强调什么、要求什么）、党政机关颁布的一些政策、大型会议等提出的关键词，并进行对比分析和思考归纳。
$ \9 R2 m: O {, X6 y结 构
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公文的结构形式比较常用的有四种：
3 q9 z2 g1 ^$ [$ D一段式。通篇只有一段文字。内容比较单一的通告、请示、批复、函，结构形式往往是一段式。
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分段式。大多数公文采用分段式结构。
# w, E: }3 d: M# ^% z分条式。一些规定、条例、章程等，往往采用分条式结构。
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章节式。一些内容丰富、篇幅较长的公文，往往采用章节式结构。
- h2 g. r0 `) f. @- f具体文种结构不一，在这里不一一讲述。
' ]9 p& X% X" k语 言
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公文语言的特点：准确、简练、严谨、庄重、生动。
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简炼。严格意义上的公文，其语言应简练到多一字不可，少一字也不可的程度。长而无物是写作大忌。能把一件小事写成“万言书”未必是真功夫，而把一件大事写成“千字文”、“百字文”才是真功夫。
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例文：
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A：“寒冷的冬天就要到了，我们分公司还没有取暖电器，希望你们资产部尽量调拨给我们，好用来满足紧急需要。是不是可以，等待你们迅速答复。”
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B：“严冬在即，我分公司尚无取暖电器。请速调拨配给，以应急需。可否，盼复。”
" M, A7 {, ~ b' W) @5 [) Y) [( sA和B两篇例文，谁更简练，一目了然。
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严谨。所谓严谨，指的是态度严肃，交代清楚，行文自然，结构严密。在写作时只有做到叙事周全，说理透彻，要求精当，用词选句贴切无误，才能使公文符合实际，合乎逻辑。
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庄重。所谓庄重，是指公文的语言端庄、持重、严肃。在公文中要使用严谨、庄重、简洁而又典雅的书面语体，摒弃口头语体。例如：《中共中央关于接收宋庆龄同志为中国共产党正式党员的决定》中写道：“宋庆龄同志是爱国主义、民主主义、国际主义和共产主义的伟大战士，是保卫世界和平事业的久经考验的先驱，是全体中国少年儿童慈爱的祖母……”，大家想想如果用口头语体表达，将书面语词“祖母”换成口语词“奶奶”，就会破坏公文的庄重色彩，大大削弱这一决定的严肃性。
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公文语言庄重的特点，还包括写作时必须经常使用公文专用语。这类专用语通常有：
* L' m4 u6 \( w" A/ q0 V常用的开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；
% [$ z4 Y F& y9 k& e常用的引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下；
3 R7 k- b3 t6 G& d( T3 T! v) ]常用的称谓词：
. C" s7 @. m0 c( d第一人称：我（本）办（、部、所、院、校、委、站．．．）
% V" J$ K7 d# t7 c' V- G第二人称：你（贵）处（馆、委、处、办．．．）
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第三人称：该单位（部门、系、院、所、局．．．）、他、他们；
7 F2 N: C( R o* ?" t特指人称：收文单位直书其名，使用全称（与公章一致）；发文单位在公文标题中出现时，使用全称。同一公文中，对同一单位的称谓应保持上下文一致。一般情况下，第三人称第一次出现时使用全称，以后再出现时用“该单位”、“他们”等词代替。
( M* P; B' H6 K" G0 G常用的表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；
! b' e# N, B- S0 H0 K* q3 h0 L' K常用的询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥；
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常用的综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；
7 E7 G+ ?2 o y( e; b1 a常用的表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；
- a, ~* w7 g! O0 W2 T+ N常用的结尾词：特此报告、现予公布、贯彻执行、将．．．报告给你们。
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生动。从某种程度上说，写公文比写文艺作品更需要生动。但公文语言的生动和文艺作品的生动有着本质的区别。公文语言的生动则主要借助于观点新颖和材料新颖来实现。
- \# s9 X9 L' y$ W: t. m例如：周恩来《在文艺工作座谈会和故事片创作会议上的讲话》指出：“我是主张先把本民族的东西搞通，吸收外国的东西要加以溶化，是化学的化合，不是物理的混和，不是把中国的东西和外国的东西'焊接’在一起。”
0 i* |% {: ~$ B2 B该例通过对“溶化”、“化合”、“混合”、“焊接”等意义上有联系但又有区别的词语的辨正，形象地说明了“溶化”是这样的而不是那样的，使读者一目了然。
9 L# x ^9 M* G X$ B1 s9 d9 q* W8 m% P! C
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