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例谈商务电子邮件的写作及规范使用

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应用写作 发表于 2013-9-29 07:19:24 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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    电子邮件,简称E-mail,它是一种使用电子手段提供信息交换的通信方式,是Internet应用最广的服务。随着互联网的飞速发展,网络的普及以及其自身的优势,电子邮件在商务活动中的作用日益凸显,成为商务活动的重要沟通手段。电子邮件的优势主要表现在收发快速方便、成本低廉、安全可靠、信息形式多样 化、低碳环保、交流对象广泛等方面。
6 x0 h$ }9 p6 C' ^% B  实际使用中,对商务电子邮件的写作及使用规范要求更高些。商务电子邮件写作及使用中存在的问题主要表现在:主题不明确、结构不完整、内容不简练、正文编辑区使用不当、回复不及时等,这些都会影响沟通效果。本文从电子邮件文案的写作格式、电子邮件的发送、电子邮件的回复三个方面谈一下商务电子邮件的写作及使用规范。
$ Z, v, U: w3 x$ X% a  一、商务电子邮件文案的写作结构7 e0 g& T: `! p3 J6 B6 @
  下面我们看一篇规范的电子邮件例文。$ E. p" @0 _9 I
××省纺织品进出口有限责任公司
, J, ~8 P  ^/ c- x) d5 M0 E, y地址:××市香港中路 ×××号
+ Z+ ~, Y$ R6 M% i' \! P4 \) F/ p邮编:266071 $ X6 S) h' p7 K0 v  F5 ?% r% x
传真:××××-8378××××
6 M1 A' v- S+ t" D- k0 Z+ RE-mail:×××× @hotmail.com
. z  v  {! w$ {编号:第2号
2 m3 t" D8 A& y* J+ W3 ~  E8 K6 n1 O* S. D( b# J. N5 E1 [
香港××国际贸易公司5 @/ Y* U# B6 ~7 N7 d$ \; h
陈经理:台鉴, C+ g! L9 j9 u2 ]+ i- F: r! V! m
衬  衫- S# s) \+ t& {
  贵公司需要的200 箱男式衬衫,业已装船完毕,拟于2010年10月14日由“清远号”货轮从青岛港直抵香港,请贵公司注意船期。+ \5 K+ [' R6 U
  此次业务,在贵我双方合作下,在山东省联系组织货源,满足贵方所需。今后,我公司将在平等互利的原则下,与贵公司继续合作,贵公司若查询各类衬衫、 服装行情,请随时函电告知,我公司将竭诚服务。
6 T! r" m/ I- A/ o     特此致函。* H( [& x, U- _) }
××省纺织品进出口有限责任公司4 Y# ~) `- |3 I+ }6 t0 h
销售部经理:××  t, U. |0 A2 v1 c; \$ |/ |. L8 L* G
                   移动电话:151××××50774 i3 N3 E, U! L8 [6 g
座      机:××××-8378××××) Y8 O6 W& W3 ^! g) B' y+ a
  这是××省纺织品进出口公司销售部经理××,关于衬衫装运业务发给香港××国际贸易公司的一封电子邮件,该邮件语言简洁、主题明确、结构完整。
. G- ~6 q7 z# g9 m  通过上述例文,我们可以看出,电子邮件文案的结构一般包括信头、称谓、标题、正文、落款五部分。/ f6 q' D; P7 U5 U  Q
  1.  信头- h2 l! d! m5 k$ u) G
  信头包括发信方的全称、地址、邮编、电话、传真、E-mail、邮件编号等信息,其位置居于信纸左上方,顶格分行书写。商务电子邮件的信头很重要,它可以使邮件的接收者迅速辨识出发信方的身份、与其业务关系,以便及时处理相关业务,提高工作效率;同时也便于收信人以信头里出现的各种方式和对方联系。若是一些老客户,信头的信息可以略写甚至不写,但是首次向对方发邮件时,信头信息一定要准确、全面。2 R. v; T: [/ w
  2.  称谓
- `" K( k9 e0 }% H3 Y9 C, [" F  称谓要写清楚收信方单位名称或个人姓名及敬称。其位置居于信头下,空一行,顶格分行书写。4 X; _8 y. `% R
  电子邮件很注重称谓。写给单位的应写单位全称;写给个人的,要在个人姓名后加职务或敬称,以表示对对方的尊重,如“尊敬的 ××经理/ 女士、先生”。依据商务礼仪习惯,还可在称呼后加上表示“劳您指教、审阅”之意的“台鉴、雅鉴、惠览”等词语。如例文中的“香港××国际贸易公司 陈经理:台鉴”。
3 D2 m( k+ ~7 T2 X  实际使用中,有人省略称谓这一项,或者是没有敬称,直呼其姓名,这不仅不符合电子邮件的结构规范,也不符合商务礼仪的要求。这种商务礼仪细节体现的不仅是你的个人素养,更是公司形象的一个缩影。
0 d5 ~3 L) \* B7 K3 A. W  3.  标题
7 n/ b) u& C. C  商务邮件的标题经常由事由充当。事由是邮件业务内容的提示性标题。应简洁概括,居中书写。如例文中的“衬衫”,这是邮件所要交流的主要内容。) z& h- ?7 C8 K
  4.  正文+ d5 T1 @. T$ K) Y" {
  正文一般由前言、主体、结尾三部分组成,前言有时可以省略。. d+ {% V9 I( d/ x9 n( F
  (1)前言。前言可根据业务内容,简要说明发邮件的目的。若无需特殊目的,宜开门见山,直奔主题。本例文即是如此。
1 F9 T5 B& G* W7 j' O/ R  (2)主体。主体部分要简洁、明确地告诉对方需要磋商、洽谈的业务事项、要求、结果等内容。
& U0 D9 E  w' L1 W  如例文“贵公司……注意船期。”一句话清楚地交代了此次业务的产品、产品数量、启运时间、装运工具、启运港站等,这是对方所期待的信息。9 F9 y. |9 v4 y7 k" ^+ Q0 }
  “此次业务……满足贵方所需。”这是对于此次合作过程的回顾。例文特别强调了货源地——山东,山东是一个纺织大省,仅在山东本地就能满足对方的货物需求,而且山东周边又有一些大的港口,这些对于进一步合作都是一些非常珍贵的资源。
- @& }. Q3 t" G" v! b  “今后……我公司将竭诚服务。”一句话表达了继续合作的原则(平等互利)、领域(衬衫、服装)和承诺(竭诚服务),为日后的合作做了一个很好的铺垫。) d9 s2 S, k- u# L' [: ^
  (3) 结尾。使用惯用语结尾,如例文中“特此致函”。还可表达赞美、问候、祝愿、感谢之意。如“顺颂”“商祺”、“事业兴隆,财源广进”,“感谢您的回复”等。. ~. {8 N) m* E2 E0 v
  正文写作中应注意以下问题:
( h. |3 I2 T* I3 _/ T! g& R  (1)开头绕圈。有人不知如何开头,就很容易出现“绕圈”现象,对于背景、过程叙述太多。这样不仅浪费了对方的时间,更重要的是让对方对这封邮件撰写者的能力产生质疑,进而丧失进一步合作的欲望。% ~2 k2 J3 d& o+ Z& v
  (2)主体繁琐。主体部分一定要简明扼要,以不用切换荧幕为原则。对于繁琐的业务最好分条列项,这样一目了然。一封邮件只能围绕一个主题,若多个主题,宜分发几封邮件。* p' O5 @$ ~: R, X/ J% H
  (3)结尾缺失。商务情感的培养,职业信誉的累积需要一个过程,结尾的赞美、祝福、感谢用语不仅能展现你扎实的文案编写基本功,更能让对方感受到你的亲和力,为进一步的合作打下良好的情感基础。
8 ^- K9 i9 x) E- I( q  (4)正文编辑区空白。有时发送的是一些存储在我们电脑里边的word、excel、图片、视频等类的资料,我们常以附件的形式发送给对方。这种情况有人只发送附件,正文编辑区空白,这是不符合电子邮件使用规范的。在正文编辑区我们可以提醒对方查看附件,并提出一些希望或要求等。如例文:" M- B" \7 |3 V9 p
尊敬的林经理:/ {- ?) P; J5 M6 x& {5 c
  您好!
9 \* m  d9 U" h( ]% U  1.我已将“青岛××贸易有限公司2012年秋季新产品价目表”以附件的形式发到您的邮箱,请注意查收!
# S/ [/ c+ E) a- {3 i$ Q: v  O: ~  2.若大批订购,价格可议。
1 C2 D7 }& f/ P5 j+ D* b5 C# Y  3.我公司将于2012年6月25日上午8点在青岛海天大酒店三楼会议厅举办一次秋季新产品发布会,欢迎光临指导。3 u7 \& p- c, ]( L7 Z
生意兴隆,财源广进!
0 b- b0 x1 J  V) R/ M& Q/ j: @青岛××贸易有限公司
8 `. n- q3 k) f% x  {6 p营销部长××) F$ c: G( y" l
  5.  落款) Z' X# b. l2 Y) [5 `$ h  |; C
  落款应写清楚发信者的单位名称、个人姓名、联系方式等。一封没有签名的邮件是不完整的,也显得发件人不够职业,一个好的签名能够让你的邮件锦上添花。如例文:  Y% E5 w6 g4 i9 X0 l! N) A0 N
××省纺织品进出口有限责任公司
1 F9 s" y2 b! A' H8 V/ T6 r$ G/ F销售部经理:××
, T' M9 |* B% ^8 Y5 h) Z+ d移动电话:151××××5077
& O0 P; t! A' Q2 e8 n/ i, Z' V7 ~座  机:××××-8378××××
8 s: @0 U5 ~0 P+ b0 h6 U8 q0 A  为了提高工作效率,我们可以在邮箱里设置签名档。设置签名档的时候要注意:不同性质的信息要分行,而且可以设置不同的签名档,签名档总长度最好不要超过五行。初次发邮件给对方,应该使用完整签名档,对于一些老客户,可以使用简略式签名档。
& U- I4 d/ m5 M  Y: i/ y  二、发送商务电子邮件应注意的事项
2 J! C4 c* ~% e' c) ~# d  1.  正确填写邮箱地址1 g3 Q- O& ^6 q5 }/ L7 Z2 l
   邮箱地址由用户名、@、域名三部分组成,邮箱地址一定要填写完整、准确。特别要注意的是用户名里有特殊符号的,如“_”“·”,一定要准确输入,否则对方就无法收到。常用邮箱地址可以添加到通讯录里,需要的时候只要从通讯录里查找就可以了。若一封邮件要发送给多人,可以使用“添加抄送”、“添加密送”、“使用群发单显”功能。5 w+ a' B$ R+ y( c3 d8 V
2.  主题鲜明1 O! P( `% ]4 a( `" D' S
主题是准确、简洁地对邮件内容的描述。主题一定要填写,这样收件人可以在收件箱里用最短的时间对新邮件进行筛选,确定处理顺序;同时也便于对方日后查阅。不填写主题是一种不专业、失礼的行为,邮件很容易被作为垃圾邮件删掉。
' Z. N( {# K4 e8 v/ T 3.  正确添加附件
9 U/ V1 }; Z8 y. i, K( ~* [: D 邮件有附件的话,需要先把附件储存在电脑上或者连接到移动硬盘,点击“添加附件”,找到附件所存放的位置,单击文件,然后点击“打开”即可。) e: Q) W0 y2 p
  附件文件应使用有意义的名字命名,这样对方下载后比较容易找到。附件添加的只能是文件,不能是文件夹,如果添加的文件夹里有很多文档的话,可以把文件夹打包压缩,这样既方便又快捷。有时候未等文件上传完毕就发送的话,对方是收不到附件内容的,所以一定要等到出现“上传完毕”、“100%上传”字样的时候再进行下一步操作。
7 @* {- O) @* ^3 {" d6 i  4.  成功发送' x+ z) H' b' x) ~
  电子邮件在发送之前,应养成检查电子邮件的习惯。检查内容主要包括:是否要发给对方,收件人地址准确与否,主题是否醒目,文本语句是否通顺、有无错别字,附件是否已经添加等,这些内容无误后再点“发送”。“发送成功”页面的出现就宣告此次邮件发送的完成。& x7 p) |6 ]8 l3 t
  三、商务电子邮件的回复
. ^: a3 _0 O7 M  1.  及时回复邮件  
0 R- b1 b8 a6 a* S6 U6 S8 y  我们应遵循24小时回复法则,一般可接受的理想回复时间是2小时,一些紧急的邮件看到的第一时间就应该回复。若邮件短时间不能回复,我们也应该向对方说明已经收到邮件,正在抓紧时间处理,将在何时给予回复等。
! v; {2 B: y: V" g6 F  2.   回复邮件不要“RE”太多0 w3 B; ]+ m$ ]  }) K+ `. ]
  在回复邮件时,如果双方均未在主题栏键入主题名称,而是点击“回复”按钮直接发送,主题栏的“RE”会越来越多,这时候我们要及时删掉“RE”,重新提炼有用信息作为主题。+ W6 ?) ^6 v  T& L
  一封规范的电子邮件承载的可能是你叩开成功大门的希望,可见掌握电子邮件的使用规范对于职场人士来说是很重要的。
' z8 u; t) W! i+ @' K0 Q(作者:青岛滨海学院大专文科基础学院贾全红  )2 u" }9 O  I, f6 u

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