如何提高工作效率——加强时间管理

一、“时间管理”的重要性

3 ^2 E; R4 G! T/ j3 Y& X( J7 H/ a大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家，格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理，该公司是美国最成功的超级市场之一，他获得了许多值得引证的荣誉。第一，他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕，这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。第二，他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则，显示了他专业管理的精神。第三，他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来，正确的管理的基础是良好的时间管理。

' ]" N, u" Z; P- R: R+ s2 m1 B二、时间管理的误区

我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素。以下列出时间管理的五个误区。
) a8 r5 }2 b/ Z9 E& B$ ~+ G
3 _! b) N2 w  e: c; t& F9 G: C3 p误区之一：工作缺乏计划
$ U* i, z5 F8 l; N7 }
4 }6 Q7 N/ o( \) ]) R6 t' y8 _查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课。伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是由于李爱菲的那数句真言。
& A9 d& }! l8 Z& B7 h
尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条：

1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；
) K+ s) W! ~! b" V' @7 P1 V
2、不做计划也能获得实效；

  G( V% r1 K1 w3、不了解做计划的好处；

4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；

5、不知如何做计划。

# ], X  `! Q* D3 l# [3 o1 p# v/ S我们作为一个高新科技企业的员工，要步上职业化的道路，成为一个强调实效性的职业人士，不应该把以上原因当做工作中的借口，为什么呢？剖析如下：

1、固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直”的侥幸心理。试问：房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作，然后再进行抢救？

2、不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。

3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。
) F1 c0 G& t6 a; ~& H9 w' _3 j" G% d- K
! Z/ I% j$ l+ w综上所述，由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：

1、目标不明确；

& t$ f% E: ^3 b2、没有进行工作归类的习惯；
  A) B+ Q7 L9 \1 T3 g' y* p: q
( i, L& K! @& C: `. M+ t3、缺乏做事轻重缓急的顺序；
6 J6 l" J3 \! ]
3 l8 L1 R8 }- ^( {7 o1 V0 Y9 f2 y4、没有时间分配的原则。
2 n( ]$ G4 U; m/ Z! x2 V
误区之二：组织工作不当
( }) C6 j: _) @( E
* `" n) w- A& d9 t* Z" Z组织工作不当的主要体现在以下几个方面：

*职责权限不清，工作内容重复；
0 B+ E9 D' f5 M0 q
*“事必躬亲，亲力而为”；

*沟通不良；
" E# b3 F: k5 a6 E* C/ S
) m. p* r- V: ^5 K& A4 W$ l*工作时断时续；

' C$ }" q4 m; J2 `; q; y1 c首先，学会如何接受请托：对于我们每一个人来说，所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者或是组织以外的人士。在很多请托中，有一类是职务所系而责无旁贷的；另一类虽然也是职务所系，但请托本身却是不合时宜或是不合情理的；尚有一类请托则属无义务给予履行的请托，经常引起我们困扰的是后两类请托。
$ ~/ g, Z+ S6 V$ ~) O
倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应，则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项，则不仅他所企求的爱戴将化为乌有，而且他将丧失请托者尊敬。“明智地接受请托”的重要性在于：第一：“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。

: u8 l# H+ D% H  g! A, i- c% P所以在我们接受请托之前不妨先问问自己：这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受它，则需承担什么后果？经过这一番“成本——效益分析”之后，你就可以决定取舍了。

" F$ r8 u% T6 L( e# u' z7 M其次，学会利用资源。对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信息，不妨去问问部门秘书；想了解公司的考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员等等。
) u5 m) m8 d$ l: d5 a" C
+ ~+ C- ]/ d5 V* H& `对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误：
* U. x" i- R5 |8 p) x
1、担心部属做错事；

2、担心下属表现太好；
* F  K6 S4 p/ x- T& ]8 G" d9 b
0 `( L$ {3 p0 D& N3、担心丧失对下属的控制；
' ?3 s( F; T) p7 t- H& B
6 l- A  l0 N( K& s! i4、不愿意放弃得心应手的工作；
1 [0 E6 e; x# B# u
5、找不到合适的下属授权。
6 X/ ^, `1 U2 s6 D  Z  q0 ]4 l
其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。
( s3 e/ z! o% U  u9 d
误区三：时间控制不够

- ^, W! F8 b! g- [& c我们通常在时间控制容易陷入下面的陷阱：

1、习惯拖延时间；
% s+ R$ O% |7 U8 C
2、不擅处理不速之客的打扰；
( G# k+ _7 P$ F# j0 d- T9 S
3、不擅处理无端电话的打扰；

4、泛滥的“会议病”困扰。

不少中、上层管理者曾经指出，会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一，甚至三分之一！然而更令他们感慨莫名的是，在这么多的会议时间之中，几乎有一半是徒劳无功的浪费！
" E+ H" I: h% a" o- J
, I( H! M) Q& m; d$ \' `9 m( R9 a误区四：整理整顿不足

办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不具条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”：“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”，我们也可以导出“文件堆积定律”：“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。”
" ]( t( K8 K  F
2 @1 z! k' a; R当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？
9 E5 s7 P3 Q' Q
# Y& ]5 ]! V" v4 ?7 N8 I误区五：进取意识不强
2 t( r) ^) Q$ ?/ A, ^, I& z
3 m6 q4 x, V) d我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面：

; {+ Z; c# a3 I9 J/ w* o, Z*个人的消极态度；

( c8 D% J* a5 E$ A7 k  R*做事拖拉，找借口不干工作；

7 H  I! B7 W8 o7 f- g% D*唏嘘不已，做白日梦；

*工作中闲聊。
: O# ^: i, {$ |# ^. y
如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当你觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦，那就需要好好反省自己了，因为你随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘汰！
& `7 t. n. |+ v! j# O
好了，前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此，我们要记住“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。送给大家一句话：

+ j/ H+ k1 [; z昨天是一张已被注销的支票，
% v$ m1 Y% G8 ~9 V2 }+ h% U# y
明天是一张尚未到期的本票，

( e/ L! T, m5 ?今天则是随时可运用的现金。请善用它！