《机关文字工作五十讲》第六讲发表（《应用写作》2013年第9期）

写好文章的基础是要掌握一定的语文功底，掌握规律，广泛阅读，提升文学素养。

最后还想说明一个大道至简的思维规律。因为非常简单，大家都熟视无睹。因为背后非常深奥，不容易讲得清楚，所以只能简单地说几句，而不打算独立成为本文一个部分。数学里面讲到，过一点可以画出无数条直线，过两点可以画出一条直线，

何老师的材料深入浅出，既有理论又有时间，很受用。

很好，学习了，最后还想说明一个大道至简的思维规律。因为非常简单，大家都熟视无睹。因为背后非常深奥，不容易讲得清楚，所以只能简单地说几句，而不打算独立成为本文一个部分。

好书，倒不是让人学到了什么现成知识，而是给人启发

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很受启发，非常感谢 ！

没有规矩不成方圆
——语法、逻辑、修辞的表达要求
$ ^# ^7 m7 ]9 k+ R) Y4 S浙江省人大常委会办公厅  何新国

* L5 h2 A$ b6 b3 H' {$ @2 B& T　　文章是反映一定客观事物的特性、关系和规律的具有严密结构的书面语言形式。文章的写作过程，也就是反映客观事物和表达主观思想的过程。千百年来，有关文章写作的思想，包括写作方法、规律、要求等诸多方面，积淀非常深厚，成为今天我们写作文章的规矩。机关文稿尤其是讲话稿，作为文章的一大类别，如同其他文章一样，有很多写作规矩必须讲究。经过认真构思、精选材料、谋篇布局之后，接下来就是执笔写作即具体文字表达了。就文字表达而言，机关文稿有哪些规矩必须遵守呢？从微观层面看，主要是三个方面问题，即语法、逻辑、修辞等表达要求。语法、逻辑、修辞是三门独立的学问，过去在大学中文系里面，语法、修辞作为现代汉语课程的重要组成部分，老师要讲授大半个学期，而形式逻辑课程一般要讲一个学期，可见其内容之丰富多彩。本文不详细介绍语法、逻辑、修辞这三门学问的具体内容，而是着重于它们对于机关文稿写作的要求。
- [* l- c" ~& }　　一、讲语法，就是要求把话说正确，符合语言表达的习惯要求，让大家听得懂和看得懂
　　语法是语言中词、词组、句子的组织规律。语法具有概括性、稳固性、民族性，是语言的要素之一。语法主要包括词法、句法等两大部分。上个世纪八十年代中期，我在大学中文系读书学习现代汉语课程，教科书里面有关语法的内容主要包括词类、句子成分、单句、复句、标点符号等几个方面。系统学习过语法的人，对于语法现象不仅可以知其然而且可以知其所以然，从而既能够透彻地理解别人的语言，也能够准确地表达自己的思想。而没有系统学习过语法的人，虽然也能够理解别人的语言，也能够表达自己的思想，但那是不自觉地运用了语法规则，由于知其然不知其所以然，所以往往不自觉地违犯语法规则犯语法错误。语法错误在当前机关文稿写作中还经常出现，从一个侧面反映出机关文字工作存在的现实问题，也无疑增加了机关公文核稿处室的压力和责任。还是应该从拟稿环节抓起，从每个人努力开始，着眼于整体上提升机关文字工作水平。
　　二、讲逻辑，就是要求机关文稿符合人们的思维规律，反映事物内在的本质特征
　　形式逻辑是一门研究思维形式结构及其规律的科学。记得我在大学里学习普通逻辑课程，包括概念、判断、推理、论证、逻辑规律等若干方面内容。人们要进行思维，就要使用概念、判断、推理等思维形式。这些思维形式既是人类用来反映客观现实的手段，又是构筑理论文章的基本材料。机关文稿写作要遵守形式逻辑的基本规律，自觉地把这些规律的要求贯穿于写作的各个环节和整篇文章当中。具体说来，则要注意如下几个问题。
　　第一，文章思想观点（即论题）的形成和论证材料（即论据）的选择，以及应用什么逻辑方法和遵守什么逻辑规律，这是写作任何一篇机关文稿首先必须考虑的。这些问题如果不解决，其他逻辑问题就无从谈起。
) K) j& j' c, U8 a$ i* B　　第二，要做到概念明确、判断恰当。文章的论题、论点要通过判断来表示，判断要准确地反映认识对象的性质、关系、条件或者联系，因此作出一个判断，不但要以事实为基础，而且必须遵守形式逻辑的基本规律。同时，判断由概念组成，要使判断恰当，构成判断的概念必须明确，而要做到概念明确，又必须使概念的内涵与外延明确。概念明确与判断恰当，是推理有逻辑性、论证有说服力的首要前提，是构成一篇文章或者一个思想理论体系的基石。
　　第三，要做到论证有说服力，推理有逻辑性。论据、材料必须真实、充分，论题与论据、中心思想与题材等等，应有必然的逻辑联系，遵守逻辑思维规律。文章提出一种看法并进行论证、说明时，一定要一环紧扣一环，层层深入，使论据必然地推出论题。
9 f. \/ p! i0 D3 z　　第四，谋篇布局，安排文章的逻辑结构，也就是组织思想观点和材料，使它成为一篇内容真实、逻辑结构严谨的文章。机关文稿写作要讲逻辑，就要注意整篇文章的结构，开头、中间、末尾要有一种内在的联系，而不能相互冲突。
, D% O& d4 m) @& v: i3 e5 w& f　　三、讲修辞，就是要把话说得更好
/ w0 ~  Z2 m  t　　机关文稿写作，也就是用语言表达事理、交流思想，不仅要表达得清楚明白，而且还应该做到生动形象，让人听了看了印象深刻。针对不同的表达内容和语言环境，如何选择最恰当的最完美的形式以收到最好的实际效果，这就是修辞问题。在语言表达中，同一个意思可以用不同的形式表达，这种同一内容的不同的表达形式就叫做同义表达形式。词语的锤炼、句子的选择、辞格的运用，都可以构成形形色色的同义表达形式。修辞学研究各种同义表达形式及其表达上的作用，指导我们掌握选用最恰当的表达手段的方法，使我们的语言准确、鲜明、精练、生动。
$ V9 A! i, ~  ?$ o- K/ D　　词语的锤炼，古人叫做“炼字”。这是我国历代相传的修辞艺术。锤炼的目的，在于寻求恰当的词语既生动活泼而又新鲜贴切地表现人或事物，也就是说不仅要求词语用得对而且要求用得好。锤炼词语一般从内容（意义）和形式（声音）两个方面着手，二者紧密联系，相辅相成，只有表意确切、声音和谐，才能具有深刻的含义、高远的意境，从而收到理想的表达效果。意义的锤炼，内容十分复杂，常见的方法有寓繁于简、寓静于动、寓抽象于具体、词类活用等等。声音的锤炼，目的是要声音协调，因为词语声音配合得好，念起来顺口、听起来悦耳、记起来容易，优美的旋律能给人以美的感受。词语的声音美体现在：音节整齐匀称、声调平仄相同、韵脚和谐自然、叠音自然、双声叠韵等等诸多方面。
　　句子的选择。一种意义往往可以用好几种句子来表达，每种句子又有其特定的表意作用。一是长句和短句。从修辞效果看，长句表意严密、精确、细致，短句表意简洁、明快、有力。政论文一般多用长句，文艺作品一般多用短句，但在通常情况下都是长短句配合使用的，而机关文稿尤其是讲话稿以多用短句为好。二是整句和散句。整句形式整齐、声音和谐、气势贯通、意义鲜明，适合于表达丰富的感情，能够给人以深刻、鲜明的印象，在散文、诗歌中应用较广。散句结构不同，句式多种多样，但散而不乱，也比较灵活，容易避免单调、呆板，从而取得生动、感人的效果。一般来说，整句和散句单独使用较少而交错使用为多，总之都要根据实际表达需要来决定。三是主动句和被动句。四是肯定句和否定句。五是口语句式和书面语句式。书面语句式结构比较严谨，较多使用附加成分和并列成分，而口语句式结构比较松散、短句多；书面语句式因为要求严密的逻辑性，关联词语往往用得多一些；书面语比较讲究句子的锤炼，因而有时沿用一些文言句式；书面语句式大都由文雅的书面语词组成，而口语句式大都由通俗的口语词组成。
" C$ ]  m7 {; H- t! G3 B  H　　辞格的运用。常用辞格主要有：比喻、比拟、借代、夸张、对偶、对比、衬托、排比、层递、反复、设问、反问、双关、拈连、仿词、顶真、回环、反语等等，而常见辞格远不止这些。在具体写作实践中，根据表达需要，辞格既可以单独使用，也可以综合运用。多种辞格综合运用，可以收到更加突出的修辞效果。辞格综合运用，可以分为连用、兼用等形式。辞格的连用是指同类辞格或异类辞格在一段文字中的接连使用。辞格的兼用是指一种表达形式兼有多种辞格，也叫“兼格”。兼格从这个角度看是甲格，从另一角度看是乙格，一身多用，表达效果突出。
　　系统地学习语法、逻辑、修辞等知识，对于机关文稿写作的好处是显而易见的。其实，我们日常写作当中经常使用的都是一些基础基本的知识，而对于一些复杂的问题在阅读时则要能够理解，也就是说，我们能够运用语法、逻辑、修辞的理论知识指导阅读、写作等具体实践，能够做到这样也就差不多了。
　　最后介绍几种参考书。一是吕叔湘、朱德熙《语法修辞讲话》。这是一部语法修辞知识的普及性著作，语言通俗晓畅，内容分为语法基本知识、词汇、虚字、结构、表达、标点等6讲。该书着重实际用例的分析，强调语言知识对语言实践的指导作用。不是只说明一些术语格式，而是更重视分析语言实践中出现的一些问题，以达到“匡谬正俗”的目的。该书以语法为中心，以语法的基本知识为基础，提出分别主干和枝叶的分析方法，用这个方法去辨识句子的脉络，从这个脉络来观察结构上、表达上的正误，也联系词汇、修辞和逻辑的分析。1951年本书内容在《人民日报》连载后，曾引起强烈反响，对语言教学以至语言研究，都有很大影响，在促进汉语规范化方面，起到了积极的作用。二是《词语评改五百例》《词语评改千例》（中国语文杂志社编，语文出版社出版）。前者选编了一百多篇短文，主要对上个世纪八十年代初影响较大的报刊语言文字使用中的某些问题进行了评议，并提出了修改意见，用例较多，分析具体，有利于提高读者的语言文字的分析和表达能力。后者选编了四百来篇短文，评改了近千个病例，大部分病例选自上个世纪八十年代末一些影响较大的报刊书籍，材料比较典型丰富，分析评改比较具体中肯，有利于提高语言文字的表达能力。这两本书收集的五百多篇短文，有些已经在《中国语文》杂志上发表。上个世纪七十年代末八十年代初，我正在读初中，从别人那里借到了《语法修辞讲话》，因为当时没有什么书可看，只好在这本借来的书上面下了一些功夫，若干年之后才知道这是一本名著，无意中让自己提前受益。上个世纪九十年代初我到机关从事文字工作，经常要核阅并修改别人的文稿，既要改得正确，又要让作者佩服，这是一件很头痛也很不容易的事情。我在书店里购买了《词语评改五百例》、《词语评改千例》，如获至宝，认真阅读，确实受益匪浅。时光易逝，记忆犹新，好书可读，提示后人。没有规矩不成方圆
——语法、逻辑、修辞的表达要求
) A% Y5 L1 p- y浙江省人大常委会办公厅  何新国

2 `8 f, M) \% I　　文章是反映一定客观事物的特性、关系和规律的具有严密结构的书面语言形式。文章的写作过程，也就是反映客观事物和表达主观思想的过程。千百年来，有关文章写作的思想，包括写作方法、规律、要求等诸多方面，积淀非常深厚，成为今天我们写作文章的规矩。机关文稿尤其是讲话稿，作为文章的一大类别，如同其他文章一样，有很多写作规矩必须讲究。经过认真构思、精选材料、谋篇布局之后，接下来就是执笔写作即具体文字表达了。就文字表达而言，机关文稿有哪些规矩必须遵守呢？从微观层面看，主要是三个方面问题，即语法、逻辑、修辞等表达要求。语法、逻辑、修辞是三门独立的学问，过去在大学中文系里面，语法、修辞作为现代汉语课程的重要组成部分，老师要讲授大半个学期，而形式逻辑课程一般要讲一个学期，可见其内容之丰富多彩。本文不详细介绍语法、逻辑、修辞这三门学问的具体内容，而是着重于它们对于机关文稿写作的要求。
; T8 W# k2 o  H3 Z$ _  L" g: u　　一、讲语法，就是要求把话说正确，符合语言表达的习惯要求，让大家听得懂和看得懂
& K# w) G6 a7 O5 f* V　　语法是语言中词、词组、句子的组织规律。语法具有概括性、稳固性、民族性，是语言的要素之一。语法主要包括词法、句法等两大部分。上个世纪八十年代中期，我在大学中文系读书学习现代汉语课程，教科书里面有关语法的内容主要包括词类、句子成分、单句、复句、标点符号等几个方面。系统学习过语法的人，对于语法现象不仅可以知其然而且可以知其所以然，从而既能够透彻地理解别人的语言，也能够准确地表达自己的思想。而没有系统学习过语法的人，虽然也能够理解别人的语言，也能够表达自己的思想，但那是不自觉地运用了语法规则，由于知其然不知其所以然，所以往往不自觉地违犯语法规则犯语法错误。语法错误在当前机关文稿写作中还经常出现，从一个侧面反映出机关文字工作存在的现实问题，也无疑增加了机关公文核稿处室的压力和责任。还是应该从拟稿环节抓起，从每个人努力开始，着眼于整体上提升机关文字工作水平。
　　二、讲逻辑，就是要求机关文稿符合人们的思维规律，反映事物内在的本质特征
　　形式逻辑是一门研究思维形式结构及其规律的科学。记得我在大学里学习普通逻辑课程，包括概念、判断、推理、论证、逻辑规律等若干方面内容。人们要进行思维，就要使用概念、判断、推理等思维形式。这些思维形式既是人类用来反映客观现实的手段，又是构筑理论文章的基本材料。机关文稿写作要遵守形式逻辑的基本规律，自觉地把这些规律的要求贯穿于写作的各个环节和整篇文章当中。具体说来，则要注意如下几个问题。
+ f7 o2 z9 h) |　　第一，文章思想观点（即论题）的形成和论证材料（即论据）的选择，以及应用什么逻辑方法和遵守什么逻辑规律，这是写作任何一篇机关文稿首先必须考虑的。这些问题如果不解决，其他逻辑问题就无从谈起。
) J1 n) Z* w4 h' N( h　　第二，要做到概念明确、判断恰当。文章的论题、论点要通过判断来表示，判断要准确地反映认识对象的性质、关系、条件或者联系，因此作出一个判断，不但要以事实为基础，而且必须遵守形式逻辑的基本规律。同时，判断由概念组成，要使判断恰当，构成判断的概念必须明确，而要做到概念明确，又必须使概念的内涵与外延明确。概念明确与判断恰当，是推理有逻辑性、论证有说服力的首要前提，是构成一篇文章或者一个思想理论体系的基石。
1 E- A: n0 q. C8 I( L8 }7 w# Q( f　　第三，要做到论证有说服力，推理有逻辑性。论据、材料必须真实、充分，论题与论据、中心思想与题材等等，应有必然的逻辑联系，遵守逻辑思维规律。文章提出一种看法并进行论证、说明时，一定要一环紧扣一环，层层深入，使论据必然地推出论题。
　　第四，谋篇布局，安排文章的逻辑结构，也就是组织思想观点和材料，使它成为一篇内容真实、逻辑结构严谨的文章。机关文稿写作要讲逻辑，就要注意整篇文章的结构，开头、中间、末尾要有一种内在的联系，而不能相互冲突。
　　三、讲修辞，就是要把话说得更好
9 @; Q) P2 ]$ W; z( b: b9 L　　机关文稿写作，也就是用语言表达事理、交流思想，不仅要表达得清楚明白，而且还应该做到生动形象，让人听了看了印象深刻。针对不同的表达内容和语言环境，如何选择最恰当的最完美的形式以收到最好的实际效果，这就是修辞问题。在语言表达中，同一个意思可以用不同的形式表达，这种同一内容的不同的表达形式就叫做同义表达形式。词语的锤炼、句子的选择、辞格的运用，都可以构成形形色色的同义表达形式。修辞学研究各种同义表达形式及其表达上的作用，指导我们掌握选用最恰当的表达手段的方法，使我们的语言准确、鲜明、精练、生动。
' |2 Y- T$ ]! k# B$ d　　词语的锤炼，古人叫做“炼字”。这是我国历代相传的修辞艺术。锤炼的目的，在于寻求恰当的词语既生动活泼而又新鲜贴切地表现人或事物，也就是说不仅要求词语用得对而且要求用得好。锤炼词语一般从内容（意义）和形式（声音）两个方面着手，二者紧密联系，相辅相成，只有表意确切、声音和谐，才能具有深刻的含义、高远的意境，从而收到理想的表达效果。意义的锤炼，内容十分复杂，常见的方法有寓繁于简、寓静于动、寓抽象于具体、词类活用等等。声音的锤炼，目的是要声音协调，因为词语声音配合得好，念起来顺口、听起来悦耳、记起来容易，优美的旋律能给人以美的感受。词语的声音美体现在：音节整齐匀称、声调平仄相同、韵脚和谐自然、叠音自然、双声叠韵等等诸多方面。
6 l8 g9 ]' b  I" Z( k& }9 a　　句子的选择。一种意义往往可以用好几种句子来表达，每种句子又有其特定的表意作用。一是长句和短句。从修辞效果看，长句表意严密、精确、细致，短句表意简洁、明快、有力。政论文一般多用长句，文艺作品一般多用短句，但在通常情况下都是长短句配合使用的，而机关文稿尤其是讲话稿以多用短句为好。二是整句和散句。整句形式整齐、声音和谐、气势贯通、意义鲜明，适合于表达丰富的感情，能够给人以深刻、鲜明的印象，在散文、诗歌中应用较广。散句结构不同，句式多种多样，但散而不乱，也比较灵活，容易避免单调、呆板，从而取得生动、感人的效果。一般来说，整句和散句单独使用较少而交错使用为多，总之都要根据实际表达需要来决定。三是主动句和被动句。四是肯定句和否定句。五是口语句式和书面语句式。书面语句式结构比较严谨，较多使用附加成分和并列成分，而口语句式结构比较松散、短句多；书面语句式因为要求严密的逻辑性，关联词语往往用得多一些；书面语比较讲究句子的锤炼，因而有时沿用一些文言句式；书面语句式大都由文雅的书面语词组成，而口语句式大都由通俗的口语词组成。
4 b0 Q% n5 Q! ~7 H; V3 ^　　辞格的运用。常用辞格主要有：比喻、比拟、借代、夸张、对偶、对比、衬托、排比、层递、反复、设问、反问、双关、拈连、仿词、顶真、回环、反语等等，而常见辞格远不止这些。在具体写作实践中，根据表达需要，辞格既可以单独使用，也可以综合运用。多种辞格综合运用，可以收到更加突出的修辞效果。辞格综合运用，可以分为连用、兼用等形式。辞格的连用是指同类辞格或异类辞格在一段文字中的接连使用。辞格的兼用是指一种表达形式兼有多种辞格，也叫“兼格”。兼格从这个角度看是甲格，从另一角度看是乙格，一身多用，表达效果突出。
　　系统地学习语法、逻辑、修辞等知识，对于机关文稿写作的好处是显而易见的。其实，我们日常写作当中经常使用的都是一些基础基本的知识，而对于一些复杂的问题在阅读时则要能够理解，也就是说，我们能够运用语法、逻辑、修辞的理论知识指导阅读、写作等具体实践，能够做到这样也就差不多了。
, `. h; w9 F8 @( ?: K1 p! }" D　　最后介绍几种参考书。一是吕叔湘、朱德熙《语法修辞讲话》。这是一部语法修辞知识的普及性著作，语言通俗晓畅，内容分为语法基本知识、词汇、虚字、结构、表达、标点等6讲。该书着重实际用例的分析，强调语言知识对语言实践的指导作用。不是只说明一些术语格式，而是更重视分析语言实践中出现的一些问题，以达到“匡谬正俗”的目的。该书以语法为中心，以语法的基本知识为基础，提出分别主干和枝叶的分析方法，用这个方法去辨识句子的脉络，从这个脉络来观察结构上、表达上的正误，也联系词汇、修辞和逻辑的分析。1951年本书内容在《人民日报》连载后，曾引起强烈反响，对语言教学以至语言研究，都有很大影响，在促进汉语规范化方面，起到了积极的作用。二是《词语评改五百例》《词语评改千例》（中国语文杂志社编，语文出版社出版）。前者选编了一百多篇短文，主要对上个世纪八十年代初影响较大的报刊语言文字使用中的某些问题进行了评议，并提出了修改意见，用例较多，分析具体，有利于提高读者的语言文字的分析和表达能力。后者选编了四百来篇短文，评改了近千个病例，大部分病例选自上个世纪八十年代末一些影响较大的报刊书籍，材料比较典型丰富，分析评改比较具体中肯，有利于提高语言文字的表达能力。这两本书收集的五百多篇短文，有些已经在《中国语文》杂志上发表。上个世纪七十年代末八十年代初，我正在读初中，从别人那里借到了《语法修辞讲话》，因为当时没有什么书可看，只好在这本借来的书上面下了一些功夫，若干年之后才知道这是一本名著，无意中让自己提前受益。上个世纪九十年代初我到机关从事文字工作，经常要核阅并修改别人的文稿，既要改得正确，又要让作者佩服，这是一件很头痛也很不容易的事情。我在书店里购买了《词语评改五百例》、《词语评改千例》，如获至宝，认真阅读，确实受益匪浅。时光易逝，记忆犹新，好书可读，提示后人。没有规矩不成方圆
  Y- y6 X& x& P# ^: j8 b4 q  r- j- W——语法、逻辑、修辞的表达要求
# [' H! U7 J  T' `浙江省人大常委会办公厅  何新国

　　文章是反映一定客观事物的特性、关系和规律的具有严密结构的书面语言形式。文章的写作过程，也就是反映客观事物和表达主观思想的过程。千百年来，有关文章写作的思想，包括写作方法、规律、要求等诸多方面，积淀非常深厚，成为今天我们写作文章的规矩。机关文稿尤其是讲话稿，作为文章的一大类别，如同其他文章一样，有很多写作规矩必须讲究。经过认真构思、精选材料、谋篇布局之后，接下来就是执笔写作即具体文字表达了。就文字表达而言，机关文稿有哪些规矩必须遵守呢？从微观层面看，主要是三个方面问题，即语法、逻辑、修辞等表达要求。语法、逻辑、修辞是三门独立的学问，过去在大学中文系里面，语法、修辞作为现代汉语课程的重要组成部分，老师要讲授大半个学期，而形式逻辑课程一般要讲一个学期，可见其内容之丰富多彩。本文不详细介绍语法、逻辑、修辞这三门学问的具体内容，而是着重于它们对于机关文稿写作的要求。
　　一、讲语法，就是要求把话说正确，符合语言表达的习惯要求，让大家听得懂和看得懂
　　语法是语言中词、词组、句子的组织规律。语法具有概括性、稳固性、民族性，是语言的要素之一。语法主要包括词法、句法等两大部分。上个世纪八十年代中期，我在大学中文系读书学习现代汉语课程，教科书里面有关语法的内容主要包括词类、句子成分、单句、复句、标点符号等几个方面。系统学习过语法的人，对于语法现象不仅可以知其然而且可以知其所以然，从而既能够透彻地理解别人的语言，也能够准确地表达自己的思想。而没有系统学习过语法的人，虽然也能够理解别人的语言，也能够表达自己的思想，但那是不自觉地运用了语法规则，由于知其然不知其所以然，所以往往不自觉地违犯语法规则犯语法错误。语法错误在当前机关文稿写作中还经常出现，从一个侧面反映出机关文字工作存在的现实问题，也无疑增加了机关公文核稿处室的压力和责任。还是应该从拟稿环节抓起，从每个人努力开始，着眼于整体上提升机关文字工作水平。
- ?" c5 X+ x+ T8 [% z8 k! a　　二、讲逻辑，就是要求机关文稿符合人们的思维规律，反映事物内在的本质特征
7 \7 l% Y  v1 h/ p2 R' V　　形式逻辑是一门研究思维形式结构及其规律的科学。记得我在大学里学习普通逻辑课程，包括概念、判断、推理、论证、逻辑规律等若干方面内容。人们要进行思维，就要使用概念、判断、推理等思维形式。这些思维形式既是人类用来反映客观现实的手段，又是构筑理论文章的基本材料。机关文稿写作要遵守形式逻辑的基本规律，自觉地把这些规律的要求贯穿于写作的各个环节和整篇文章当中。具体说来，则要注意如下几个问题。
　　第一，文章思想观点（即论题）的形成和论证材料（即论据）的选择，以及应用什么逻辑方法和遵守什么逻辑规律，这是写作任何一篇机关文稿首先必须考虑的。这些问题如果不解决，其他逻辑问题就无从谈起。
　　第二，要做到概念明确、判断恰当。文章的论题、论点要通过判断来表示，判断要准确地反映认识对象的性质、关系、条件或者联系，因此作出一个判断，不但要以事实为基础，而且必须遵守形式逻辑的基本规律。同时，判断由概念组成，要使判断恰当，构成判断的概念必须明确，而要做到概念明确，又必须使概念的内涵与外延明确。概念明确与判断恰当，是推理有逻辑性、论证有说服力的首要前提，是构成一篇文章或者一个思想理论体系的基石。
3 g% f" t8 j7 v　　第三，要做到论证有说服力，推理有逻辑性。论据、材料必须真实、充分，论题与论据、中心思想与题材等等，应有必然的逻辑联系，遵守逻辑思维规律。文章提出一种看法并进行论证、说明时，一定要一环紧扣一环，层层深入，使论据必然地推出论题。
0 W* b% {8 I& W; O0 a* ?/ R8 P　　第四，谋篇布局，安排文章的逻辑结构，也就是组织思想观点和材料，使它成为一篇内容真实、逻辑结构严谨的文章。机关文稿写作要讲逻辑，就要注意整篇文章的结构，开头、中间、末尾要有一种内在的联系，而不能相互冲突。
　　三、讲修辞，就是要把话说得更好
" M# Q9 k3 @- ?) k4 _! g$ y　　机关文稿写作，也就是用语言表达事理、交流思想，不仅要表达得清楚明白，而且还应该做到生动形象，让人听了看了印象深刻。针对不同的表达内容和语言环境，如何选择最恰当的最完美的形式以收到最好的实际效果，这就是修辞问题。在语言表达中，同一个意思可以用不同的形式表达，这种同一内容的不同的表达形式就叫做同义表达形式。词语的锤炼、句子的选择、辞格的运用，都可以构成形形色色的同义表达形式。修辞学研究各种同义表达形式及其表达上的作用，指导我们掌握选用最恰当的表达手段的方法，使我们的语言准确、鲜明、精练、生动。
& @: d9 u- l* p; @. b) t　　词语的锤炼，古人叫做“炼字”。这是我国历代相传的修辞艺术。锤炼的目的，在于寻求恰当的词语既生动活泼而又新鲜贴切地表现人或事物，也就是说不仅要求词语用得对而且要求用得好。锤炼词语一般从内容（意义）和形式（声音）两个方面着手，二者紧密联系，相辅相成，只有表意确切、声音和谐，才能具有深刻的含义、高远的意境，从而收到理想的表达效果。意义的锤炼，内容十分复杂，常见的方法有寓繁于简、寓静于动、寓抽象于具体、词类活用等等。声音的锤炼，目的是要声音协调，因为词语声音配合得好，念起来顺口、听起来悦耳、记起来容易，优美的旋律能给人以美的感受。词语的声音美体现在：音节整齐匀称、声调平仄相同、韵脚和谐自然、叠音自然、双声叠韵等等诸多方面。
　　句子的选择。一种意义往往可以用好几种句子来表达，每种句子又有其特定的表意作用。一是长句和短句。从修辞效果看，长句表意严密、精确、细致，短句表意简洁、明快、有力。政论文一般多用长句，文艺作品一般多用短句，但在通常情况下都是长短句配合使用的，而机关文稿尤其是讲话稿以多用短句为好。二是整句和散句。整句形式整齐、声音和谐、气势贯通、意义鲜明，适合于表达丰富的感情，能够给人以深刻、鲜明的印象，在散文、诗歌中应用较广。散句结构不同，句式多种多样，但散而不乱，也比较灵活，容易避免单调、呆板，从而取得生动、感人的效果。一般来说，整句和散句单独使用较少而交错使用为多，总之都要根据实际表达需要来决定。三是主动句和被动句。四是肯定句和否定句。五是口语句式和书面语句式。书面语句式结构比较严谨，较多使用附加成分和并列成分，而口语句式结构比较松散、短句多；书面语句式因为要求严密的逻辑性，关联词语往往用得多一些；书面语比较讲究句子的锤炼，因而有时沿用一些文言句式；书面语句式大都由文雅的书面语词组成，而口语句式大都由通俗的口语词组成。
: C+ V: X2 P/ z( H9 R6 F0 z, @　　辞格的运用。常用辞格主要有：比喻、比拟、借代、夸张、对偶、对比、衬托、排比、层递、反复、设问、反问、双关、拈连、仿词、顶真、回环、反语等等，而常见辞格远不止这些。在具体写作实践中，根据表达需要，辞格既可以单独使用，也可以综合运用。多种辞格综合运用，可以收到更加突出的修辞效果。辞格综合运用，可以分为连用、兼用等形式。辞格的连用是指同类辞格或异类辞格在一段文字中的接连使用。辞格的兼用是指一种表达形式兼有多种辞格，也叫“兼格”。兼格从这个角度看是甲格，从另一角度看是乙格，一身多用，表达效果突出。
4 {, U* `: j; Y% D, D　　系统地学习语法、逻辑、修辞等知识，对于机关文稿写作的好处是显而易见的。其实，我们日常写作当中经常使用的都是一些基础基本的知识，而对于一些复杂的问题在阅读时则要能够理解，也就是说，我们能够运用语法、逻辑、修辞的理论知识指导阅读、写作等具体实践，能够做到这样也就差不多了。
　　最后介绍几种参考书。一是吕叔湘、朱德熙《语法修辞讲话》。这是一部语法修辞知识的普及性著作，语言通俗晓畅，内容分为语法基本知识、词汇、虚字、结构、表达、标点等6讲。该书着重实际用例的分析，强调语言知识对语言实践的指导作用。不是只说明一些术语格式，而是更重视分析语言实践中出现的一些问题，以达到“匡谬正俗”的目的。该书以语法为中心，以语法的基本知识为基础，提出分别主干和枝叶的分析方法，用这个方法去辨识句子的脉络，从这个脉络来观察结构上、表达上的正误，也联系词汇、修辞和逻辑的分析。1951年本书内容在《人民日报》连载后，曾引起强烈反响，对语言教学以至语言研究，都有很大影响，在促进汉语规范化方面，起到了积极的作用。二是《词语评改五百例》《词语评改千例》（中国语文杂志社编，语文出版社出版）。前者选编了一百多篇短文，主要对上个世纪八十年代初影响较大的报刊语言文字使用中的某些问题进行了评议，并提出了修改意见，用例较多，分析具体，有利于提高读者的语言文字的分析和表达能力。后者选编了四百来篇短文，评改了近千个病例，大部分病例选自上个世纪八十年代末一些影响较大的报刊书籍，材料比较典型丰富，分析评改比较具体中肯，有利于提高语言文字的表达能力。这两本书收集的五百多篇短文，有些已经在《中国语文》杂志上发表。上个世纪七十年代末八十年代初，我正在读初中，从别人那里借到了《语法修辞讲话》，因为当时没有什么书可看，只好在这本借来的书上面下了一些功夫，若干年之后才知道这是一本名著，无意中让自己提前受益。上个世纪九十年代初我到机关从事文字工作，经常要核阅并修改别人的文稿，既要改得正确，又要让作者佩服，这是一件很头痛也很不容易的事情。我在书店里购买了《词语评改五百例》、《词语评改千例》，如获至宝，认真阅读，确实受益匪浅。时光易逝，记忆犹新，好书可读，提示后人。