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7 u% p6 [! R3 }2 D+ F% Zmso-font-kerning:0pt">2012 4 Z% [# K& ?* G; Q5 Ufont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容8 |8 f* g# U& ?' l9 \
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> . F: u8 v4 O! j$ u. s3 v8 Z
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。6 t- w' h. Z2 s+ B3 C3 W) k1 k7 n
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> R f) [& m. b3 Q9 L- n9 h
6 G$ F1 }' ]% G/ V- }0 v' C* j1 \! j$ E/ A% C5 n& k* H& a( i1 Y1 v
mso-font-kerning:0pt">1. . d. K9 X" ]9 R" z- f5 ]6 U
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 . x' z6 W$ W5 \0 z
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mso-font-kerning:0pt">2. ; w. K' {5 X$ J6 d! a. E( T0 R7 }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 * _, v; v# Y7 J/ e- U& @
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$ q7 G5 V. F( ?; Kmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。8 v m4 V; p7 i! m X6 R0 ~
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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8 {- S, Z$ B/ k( E3 `mso-font-kerning:0pt">1. / U2 v3 f$ }2 L8 ]宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 ( ]+ M& D9 L7 n/ ~; W/ |
( z% a, @" K: P$ c' i3 c7 R1 s/ W T1 tmso-font-kerning:0pt">2. ! v! C% O- ?$ [* A: L( f4 n
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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. e/ Q! ~( {. k" Q3 g& V+ B$ j1 ?% ~. e8 Amso-font-kerning:0pt">3. 4 y# I" J; J7 L: w7 C
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 ) N& {$ g5 a# H4 h
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
# S1 ?- x- Q# ~% W2 o& o* Wcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。' j3 e6 q# |5 ~# j4 }6 K" _mso-font-kerning:0pt">
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/ [9 F- ^+ p1 [9 I; a) K0 @( Z3 i. A# ^, K; F% X' Kmso-font-kerning:0pt">1. ; U$ Q8 ]2 E, u R
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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mso-font-kerning:0pt">2. 7 N3 H! g! V% M0 {/ e+ H* F
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 b/ D' Z+ G: X! {0 |7 f' [. W3 f
: A0 ]% n2 q( }
8 u8 q3 ]& `7 e7 z# R) emso-font-kerning:0pt">3. 9 w u5 x I! C8 W/ h; k0 d% h9 y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 + n* M( q% q% v9 C+ ^+ b
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2 y4 n1 r: a) x4 Y5 W- F( L( ]1 F3 cmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。* F) m2 {, V$ l9 ~
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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; G; f2 p. E1 |! D, ~6 [2 k3 S4 E6 j! u' y( O, Jmso-font-kerning:0pt">1. * E2 w8 n0 N, G- z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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mso-font-kerning:0pt">2. # P& y4 ?9 }# P1 K) H4 h5 ^3 B1 {宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
5 ?- F0 o( ?. n* B4 b: \* S2 Q% q- [3 `% g. G9 T! q$ ?4 M% K' T9 g. V$ Q0 L
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mso-font-kerning:0pt">3. ! V1 A& d% G3 w9 ~2 r* z3 @+ c4 r6 S
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 & ^5 n$ G) m1 }: J5 D' n
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5 H& b1 _: Q! F( G' P5 imso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。4 h2 J( v/ l1 L; G9 z% b: ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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& j; y# u, Q) ]) {: Ffont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考3 h) h/ F4 O; p' r+ u6 f% w
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! j) g+ ^1 v8 ^, ?/ T# ^
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
1 i9 G* ?8 j% ?0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 / v' j+ t: P* ~, o* c6 g6 N
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8 R# _: W' ~7 Hcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
. i5 d. J& c/ l0 mAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 - h$ I& N+ Q8 @9 }& u1 A+ Wcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:+ g/ K7 c4 R) j' Y! q9 Y
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