情况报告的宏观结构与微观构成要素分析

根据《党政机关公文处理工作条例》，报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。基于此功用定位，报告通常分为三种类型：工作报告、情况报告、答复报告。后者容易分辨，但前面两类容易混淆，为此，有必要对工作报告和情况报告加以区别。

0 {5 y( D% B. z6 u# K) q3 P

工作报告是向上级汇报本单位工作开展情况、做法、经验及问题的报告。情况报告是向上级反映某种临时性情况、突发事故、重大事件的报告，这类报告主要是反映正常工作运转中出现的新情况、新问题、重大问题，针对特殊情况、突发事件、意外事故、个别重大问题的发生、应对、处理时使用的文种。简单地说，情况报告中所反映的“情况”，应是一种“非常情况”。与工作报告相比，情况报告突出的是工作中的“情况”，工作报告则注重工作的“全过程”。在信息化时代，情况报告的使用越来越普遍，本文着重对情况报告的宏观结构和微观构成要素作一分析。

' ?7 p# ~! S5 j5 w7 e3 V7 S

一、情况报告的宏观结构

" Z7 u/ M& J4 b

日常工作中，大家所见到的情况报告的主要内容通常包括：概况、发生情况的经过、后果、对发生情况的原因进行分析或定性、提出处理意见及应对措施等等。不管是什么情况报告都偏离不了这些内容，如果把这些内容进行归类，大致可以归纳为三个基本问题：出现了什么情况——“情”，为什么会出现这种情况——“因”，怎样应对这种情况——“策”。这与人们的思维习惯“是什么、为什么、怎么办”相吻合，当然这也是领导及上级机关最想知道的三个问题，自然也就形成了情况报告必须回答的三个问题，由此也就构成了情况报告所特有的三大板块的行文思路：陈述情况、分析原因、提出对策，归纳起来就是三个字：“情、因、策”。请看例文：

1 r: X1 r/ Y% Q$ |6 C* Z 3 Y6 L, h3 J, x! @

例1：某公安局《关于“1·19”特大道路交通事故的报告》一文（稍加整理）的总体结构如下：

一、事故简要经过

- ?5 V, |# Q6 f5 _: E9 z

二、现场处置情况

) R! Y- H, u. o& l* g

三、事故原因分析

; [1 u% h, H/ K" _5 ] . w1 }8 w. A1 S2 |8 g

四、防范事故措施

1 ^( W$ }' F3 y7 g" m Q# A V$ D3 |' S# m

从该文结构上看，前两个部分介绍的是事故发生的过程和目前处理情况，是从两个角度来表达事故情况的，反映的是“情”字；第三部分是对事故原因的分析，反映的是“因”字；第四部分是为防范事故而制定的措施、办法或策略，反映的是“策”字。该报告表面上看是四个部分，实质上是三个部分：情、因、策。

! o4 [: S. x/ I3 f* N; Z- x9 I % Z/ M5 @( `! _3 c4 ]; q6 {

请再看一例：

+ d8 h) t& J: Y5 q 1 K$ {8 M9 `% m5 x/ U

例2：《金川“7·9”矿难事故报告》一文的总体结构如下：

O) ]8 z$ s1 h$ H( G$ \8 ` M# }

一、事故概况

) k8 U- Q8 K* y9 z l& B

二、事故单位基本情况

c3 L' `- T6 }2 G# l7 k/ o3 n$ Q 4 E3 w( o2 i9 U

三、事故发生经过及抢救救援情况

: E' Q, F8 K; A

四、事故原因及性质

- k3 C! L1 e x& Q l+ v4 I+ f

五、今后防范措施及建议

- t7 C& K0 U5 }( V& ^/ B+ y" }

从该文结构上看，第一、二、三部分反映的是情况，第四部分主要反映的是原因，顺带反映事故性质，第五部分反映的是防范措施及建议，属对策范畴。该文总体上还是分为：情、因、策三个部分。

H8 e5 K# }" \- h( s: D : G' H/ v" q% J% D X, F) `

以上两篇例文的宏观结构都包含三个部分：情况、原因、对策。不仅仅是这两例，平时我们工作中所见到的情况报告，只要对其结构稍加分析，基本上也都包含这三个部分。从逻辑结构上看，陈述情况、分析原因、提出对策三个部分逐层深入、层层递进，形成一个密不可分的整体，因此可以说，情况报告就是“情、因、策”的报告。

二、情况报告的微观构成要素

& @8 s+ y; Y" L5 k! c6 j1 u0 S

正如告知一件事情必须包含一些基本要素一样，向上级反映一个情况，也必须包含一些基本要素，比如：何时、何地、何人、何事、何果、何因、何策等。虽然写作者的思维习惯、表达的先后顺序、对问题的看法不同，各要素在文章中出现的形式、时机、先后顺序、详略程度也不尽相同，但不管什么样的情况报告，这些要素基本上都是应该具备的，否则，报告就可能出现信息不全。

例3：某公安局《关于“1·19”特大道路交通事故的报告》一文（稍加整理）的前半部分内容如下：

20××年1月19日（何时），207国道东安县大江口乡荣家村路段处（何地），一辆牌照为粤BC4985号中型普通客车（何人/物）翻入路边水塘（何事），造成一起死亡6人、重伤2人、轻伤6人的特大道路交通事故（何果）。

一、事故简要经过（对概况中的要素进行具体陈述）

1月19日6时40分（何时，具体的时间），司机张××（何人，具体的人物）驾驶粤BC4985号中型普通客车（非营运），从深圳返回新宁，当车辆行至国道207线2739km+618m（东安县大江口乡荣家村路段）时（何地，具体的地点），撞上路边的树后冲出公路，翻入路边水塘（何事，具体的事情），车上人员张×、刘×、李×、陈×、宋×、熊×6人当场死亡，袁×、李××2人受重伤，已送往××医院全力抢救，目前仍然没有脱离生命危险，赵×、孙×、李×、周×、吴××、范××等6人受轻伤，车辆严重受损（何果，具体的结果）。

) E0 m+ t" x% S. Q6 I 3 f0 t R# b( i1 K/ K1 X2 Y

二、现场处置情况（从另一个方面反映目前的状况）

6 N4 J1 i$ q8 l) {$ L4 j

7时15分县交警大队接报后，大队长蒋××带领大队民警赶到现场，××县委、县政府高度重视，立即启动重特大道路交通事故应急预案，县公安局、安监、卫生等部门负责人迅速赶到现场，研究安排事故处理工作，全力抢救伤员。××市副市长朱××、省交警总队交管处林××处长、市交警支队周××队长相继赶到现场，指挥救援及现场勘查工作。现场成立了事故处理工作组，县委书记唐××负总责，下设伤员救治、群众思想工作、现场调查取证及善后处理三个工作小组，分工负责。由于组织有序，指挥得力，死伤者家属情绪基本稳定。

从前半部分结构看，首先是概况，概略地报告事故的大致情况，便于领导或上级机关及时掌握最终结果，这不仅是书面报告，也是口头报告必不可少的、开门见山必须陈述的内容。在概况里，把“何时、何地、何人、何事、何果”等微观要素简要地介绍一下，点到即可。随后，汇报事故的主要经过以及目前的状况。这是对概况中的微观要素进行具体的介绍，介绍的程度以清楚为宜，没有必要做过深过细的陈述。总的来看，前半部分是对宏观结构“情况”这一部分从微观上的陈述。

3 i' l# E5 z! d0 L1 }/ E5 p

再来分析该文的后半部分：

* e. Y6 a# \. G# y# u8 I# X; {

例4：某公安局《关于“1·19”特大道路交通事故的报告》一文（稍加整理）的后半部分内容如下：

三、事故原因分析（分析何因要素）

6 X3 l, H+ x5 x+ P1 k3 b( T ! }/ F3 D5 P' V% @7 m

经现场初步勘查，与部分乘客交谈了解的情况看，此次事故的主要原因是：

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

$ h1 m/ v9 F# I

总之，情况报告从宏观上看，包含情、因、策三个大的部分；从微观上看，基本包含何时、何地、何人、何事、何果、何因、何策等微观要素。一份情况报告是否必须全部具备这些部分和要素呢？这也不一定。比如，有的单位或系统对突发的重大情况有严格的上报时限要求，有的要求在事发后1小时内上报，有的甚至要求边发现、边处置、边上报，在这么短的时间内要查明原因、制订措施，有时是难以做到的。例如，天津滨海新区爆炸事故过去了几天，仍未找到爆炸的真正原因。因此，有的情况报告，粗略地介绍原因和措施，甚至没有介绍原因和措施的现象也是有的，应视具体情况灵活运用。正所谓：运用之妙，存乎一心。

1 W' u9 J- p( N% o: Z0 U/ A

( S& ^+ W5 W" m ~' L8 Y

（作者：桂林空军空降兵学院 王仕英 来源: 应用写作杂志社）

* x5 A0 F( V2 n U # q( f( z4 C' l9 Y2 s x4 }& j- P* R

 

总之，情况报告从宏观上看，包含情、因、策三个大的部分；从微观上看，基本包含何时、何地、何人、何事、何果、何因、何策等微观要素。一份情况报告是否必须全部具备这些部分和要素呢？这也不一定。比如，有的单位或系统对突发的重大情况有严格的上报时限要求，有的要求在事发后1小时内上报，有的甚至要求边发现、边处置、边上报，在这么短的时间内要查明原因、制订措施，有时是难以做到的。例如，天津滨海新区爆炸事故过去了几天，仍未找到爆炸的真正原因。因此，有的情况报告，粗略地介绍原因和措施，甚至没有介绍原因和措施的现象也是有的，应视具体情况灵活运用。正所谓：运用之妙，存乎一心。; X% Q2 A, e' h* K% g r+ L ; G' P& t6 |; t( I) ]( y
4 R) O( o& W6 Y) k. v: v 1 Y) V. @+ E2 [- c/ A1 P